辦公自動化環境下醫院檔案管理分析

陳虹霖

摘要：近年來，醫療技術的不斷發展和應用，提高了醫院的工作效率。檔案管理是醫院管理的重要組成部分。檔案管理的內容包括各種文件、基礎設施、文件和人事檔案。醫院建設初期，在計算機技術支持下，以方便、模糊的形式，對醫院辦公自動化系統的有效性和質量管理進行了有效的收集分析，醫院性信息的管理與共享新辦公自動化系統得到了廣泛應用，極大地促進了人們的工作。醫院檔案管理自動化可以有效提高管理質量，但也存在一些問題。因此，應采取相應措施，加強醫院檔案管理。

關鍵詞：自動化;檔案管理;醫院

信息技術的發展給社會各方面帶來了明顯的創新。它不僅提高了工作效率和效率。然而，近年來，隨著社會的發展，辦公自動化系統在醫院得到了廣泛的應用，以提高工作效率。醫院的工作績效為檔案管理提供了極大的便利，但存在的問題亟待解決。為此，筆者探討了我國醫院檔案管理中存在的問題及對策。通過分析醫院檔案管理在辦公自動化中的價值，希望能為醫院檔案管理的發展提供參考。醫院護理檔案在護理史和醫院發展史上占有重要地位，保存了大量學術成果。在新的醫學科技時代，重視檔案管理模式是十分必要的。

一、辦公自動化環境下醫院檔案管理

（一）優勢分析

辦公自動化系統在醫院檔案管理中的應用快速、及時地避免潛在的差錯，支持二次手工檔案管理。辦公自動化系統可以建立資源中心，促進醫院之間的溝通。在辦公自動化系統的支持下，電子數據存儲系統取代了傳統的存儲方式。

（二）提高效率

我們的醫院系統，特別是大型綜合醫院，通常包含許多不同的功能和工作單元。因此，不同的信息包含著不同的內容和不同的標準。開發一個醫院自動化辦公系統。在同一個辦公室里，每個人都遵循標準。相應的任務和通用的數據格式提高了相關數據的處理效率。

（三）加強安全性

在辦公自動化系統中，大部分數據是通過電子文件管理軟件采集的。在辦公自動化系統下，文件管理司收集的信息文件大多是現有的電子版本。與傳統的紙質檔案相比，這不僅節省了大量人力，而且提高了檔案的安全性。電子版的存儲空間相對較小，攜帶相對方便，受外界溫度、濕度等環境影響較小，可安全保存較長時間，有效延長了醫院檔案的使用壽命，增加了醫院檔案的空間。

二、辦公自動化環境下醫院檔案管理存在的問題

（一）檔案管理不夠規范，專業性較差

辦公自動化系統的實施有利于檔案管理工作的開展，但由于缺乏系統的控制標準和規范，出現了許多問題。有些員工以電子形式存儲文件信息，但不存儲紙質手稿。或者，在印刷、傳遞、接收資料的過程中，不重視稿件，直接保存了稿件。這些問題嚴重影響了檔案管理的效率和質量。日本原醫院的管理中存在著“重管理輕管理”的現象，文件管理忽視了作為醫院管理中生存感相對薄弱部分的價值。缺乏如此沉重的負擔，而醫院管理層的管理人員直接和短缺的可能性是嚴重的，而且老齡化的僵局嚴重，檔案管理能力差。

（二）檔案管理存在混亂

文件管理員的整體素質有待進一步提高。與傳統的手工檔案管理相比，辦公自動化環境下的醫院檔案管理在技術手段上有所創新，原則和標準也發生了變化。但據調研，一些老員工仍有傳統觀念，采用傳統技術，信息化水平不高，不懂數據溝通，從而限制了電子檔案管理水平。由于不強調理想，我院文件管理部門在全院管理過程中緊緊抓住“漏網之魚”。另一方面，檔案部門的醫院責任制難以固定。病案管理部門要求，醫院檔案管理管理長期不更新，檔案管理的實際意義不強，實際價值不高。

三、提升醫院檔案管理水平的有效對策

（一）保證檔案信息安全

維護電子文件管理的安全是辦公自動化環境中的一項重要任務。在未來的發展中，要加強對網絡的監管，消除潛在網絡安全的潛在危險，鼓勵電子檔案信息的真實性和客觀性。具體而言，醫院積極構建網絡安全體系，確保電子檔案網絡系統的完整性、安全性和可靠性。在具體實踐中，我們采用了防火墻、設置安全權限、加密網絡信息系統、構建安全文件環境等一系列安全措施。例如，防止重要文檔信息被人為修改、加密和處理重要文件、設置登錄權限、禁止用戶瀏覽查詢或文檔，降低安全隱患。還需要采取建立系統網頁、阻止非法訪問等措施，以適應醫院自身的實際情況。

（二）提升工作人員的素質水平

由于人事是醫院檔案管理工作的核心，在辦公自動化環境下，醫院一方面要不斷創新文獻人才培養方法，引入專業檔案管理人員，并在管理中扎扎實實地對管理人員進行業務技能培訓，促進管理隊伍的管理和年輕化的提升，從而修復舊檔案部門的“老病亂象”。利用參謀部的部署特點，提高了工作的“戰斗力”。另一方面，在狠抓人員管理，不斷提高文件工作人員職業道德水平的前提下，適當引入市場管理機制，明確工作責任，實行考核和考核，運用獎懲制度，保障了文獻工作的健康發展。目前，我們正在積極研究醫院檔案管理的一系列新技術，以期對檔案管理人員的素質提出更高的要求。醫院必須根據實際情況建立完善的培訓體系，提高員工的整體素質。首先，通過科學的招聘，使招聘工作深入開展。除了理論水平高的人外，還有很多實踐經驗。第二，培養新人和老人。招聘的培訓主要集中在入職前的培訓，促使你迅速工作。對于老員工，要創新傳統觀念，積極學習現代檔案管理知識和技能，提高技術操作水平。

（三）建立統一系統標準

建立統一系統的檔案管理標準，可以提高醫院檔案管理效率。一是統一文件管理和電子文件管理標準。文件前期工作和文件的前期工作由文件科和文件科負責。通過統一規范標準，兩個部門之間的合作更加緊密，鼓勵醫院管理水平的提高。其次，將檔案管理業務流程有機統一，通過各種流程標準的統一，對員工的各項管理行為進行有機規范，達到提高電子檔案管理效率的目的。建立自動化工作場所的標準和模型，以提高操作標準并提供有效的支持。通過與OA管理系統的配合，實現了文件的存儲和發布，使文件管理更加有效。談判可以收集所有在相關工作的檢查和批準過程中發生的數據，例如收集。醫院相關出版物、公報、文件和規章制度，確保快速準確的收集。

結束語

如上所述，辦公自動化的應用和實施促進了醫院檔案管理服務的發展。但同時也帶來了一些新問題和新情況。針對這些情況，應加強網絡管理，擴大統一技術標準，加強培訓，鼓勵提高醫院數據管理工作效率和工作質量。在辦公自動化環境下，醫院檔案管理工作水平顯著提高。目前的工作還存在一定的問題，但隨著觀念的更新和技術的進步，存在的問題一定會得到有效的解決。

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作者單位：大竹縣人民醫院