如何讓分析報告數(shù)據(jù)錄入自動化

徐利榮

摘要：信息時代的到來推動了社會各個領(lǐng)域、各項管理活動的信息化建設(shè)，財務(wù)管理作為企業(yè)最為核心的管理內(nèi)容與需要與時俱進(jìn)，在具體的財務(wù)工作中運(yùn)用新的思維、多樣的方法和路徑來實現(xiàn)升級與轉(zhuǎn)型。其中將財務(wù)數(shù)據(jù)分析報告自動化就是每個新時代財務(wù)人員必須具備的能力，也是實現(xiàn)財務(wù)發(fā)展的必經(jīng)之路。在此，文章就通過具體的實踐案例來探討如何讓分析報告數(shù)據(jù)錄入自動化。

關(guān)鍵詞：財務(wù)轉(zhuǎn)型;報告數(shù)據(jù);自動化

前言

自從接手溫電公司經(jīng)營分析報告和溫電公司一子公司的財務(wù)工作后，一直苦于有時間限制的工作量太集中，恐于分析報告大量的數(shù)據(jù)錄入。經(jīng)營分析報告中一般存在大量的數(shù)據(jù)，手動錄入速度慢，且頻繁錄入數(shù)據(jù)差錯率較大，數(shù)據(jù)錄入枯燥乏味。于是，首先在子公司嘗試Word分析報告數(shù)據(jù)與Excel數(shù)據(jù)互通，經(jīng)過多此改版試驗，最終Excel與Word數(shù)據(jù)互通版分析報告模版于2018年5月成功出爐，并運(yùn)用于溫電分析報告中。Word分析報告數(shù)據(jù)實現(xiàn)了Excel數(shù)據(jù)自動錄入，實時更新，減少了人工錄入的時間和差錯率，減輕分析人員數(shù)據(jù)錄入的壓力，可以使分析人員更多的時間關(guān)注分析報告的質(zhì)量。

實施背景

財務(wù)人員轉(zhuǎn)型，也是現(xiàn)代化企業(yè)管理的需要。浙能集團(tuán)自從2015年開始，陸續(xù)上了合同系統(tǒng)、全面預(yù)算系統(tǒng)、SAP系統(tǒng)，直至成立財務(wù)共享中心，本地財務(wù)人員逐步從傳統(tǒng)的賬務(wù)處理業(yè)務(wù)解脫出來，要求財務(wù)人員融入業(yè)務(wù)、了解業(yè)務(wù)，最終實現(xiàn)財務(wù)管理目標(biāo)，為企業(yè)創(chuàng)造更大價值，這就要求企業(yè)不斷加強(qiáng)財務(wù)管理，提高經(jīng)營分析報告質(zhì)量，并為企業(yè)提出合理化建議，真正當(dāng)好企業(yè)的參謀。

分析報告是反映企業(yè)財務(wù)狀況和經(jīng)營成果，經(jīng)營管理過程中不可缺少的一部分，但是經(jīng)常困擾分析人員的是時間，由于從財務(wù)報表出具到要求提交分析報告大約只有短短三—四天時間，分析人員每月編寫分析報告經(jīng)常需要加班，時間對分析人員特別重要。特別是以往的做法，分析報告的數(shù)據(jù)都是手工一一錄入的，Excel數(shù)據(jù)整理完成后，再從Excel數(shù)據(jù)錄入到Word文檔占據(jù)半天多時間，且準(zhǔn)確率得不到保障，因此，如果能縮短數(shù)據(jù)再錄入的時間，就可以為在短短的幾天內(nèi)完成高質(zhì)量的分析報告創(chuàng)造有利條件，那么如何縮短數(shù)據(jù)再錄入的時間？

最直接的做法：實現(xiàn)Excel與Word數(shù)據(jù)互通，讓W(xué)ord分析報告的數(shù)據(jù)再錄入自動化，減少Word數(shù)據(jù)的人工再錄入時間，把時間留給生產(chǎn)經(jīng)營過程中異常指標(biāo)的原因分析上。那么，如何讓W(xué)ord分析報告的數(shù)據(jù)錄入自動化？

內(nèi)涵和做法

分析報告數(shù)據(jù)錄入自動化，簡單地說，就是把Excel表的數(shù)據(jù)利用復(fù)制功能選擇粘貼到Word中，使Excel表的數(shù)據(jù)直接鏈接到Word分析報告中，Excel表的數(shù)據(jù)整理完成后，Word分析報告數(shù)據(jù)可以實現(xiàn)實時自動更新。

具體步驟如下：

一、建立Excel數(shù)據(jù)基礎(chǔ)表

（一）建立文件名為“數(shù)據(jù)基礎(chǔ)”Excel文件，包含 “所有指標(biāo)”和各財務(wù)報表等多張數(shù)據(jù)表

打開Excel空白表，建立一張分析所需的“所有指標(biāo)”表：設(shè)置本月數(shù)、上月數(shù)、上年同期數(shù)、與上月環(huán)比、與上年月度同比，本年累計數(shù)、年度預(yù)算數(shù)、與時間進(jìn)度比、與上年累計同比等設(shè)置數(shù)據(jù)列，根據(jù)分析所需指標(biāo)設(shè)置數(shù)據(jù)行，該表格命名為“所有指標(biāo)”，該表涵蓋了所有分析報告所需的指標(biāo)，便于各種分析報告數(shù)據(jù)采集表取數(shù)用;同時增加多張Excel空白表，用于每月復(fù)制財務(wù)報表，并根據(jù)相應(yīng)的報表命名。

（二） “所有指標(biāo)”關(guān)聯(lián)各財務(wù)報表

在“所有指標(biāo)”中設(shè)置公式，分別從各財務(wù)報表取數(shù)。在此基礎(chǔ)上可以增加按需要向提交分析報告的部門設(shè)置數(shù)據(jù)采集表，如：股份分析采集表、計劃營銷分析采集表等。每張分析采集表的指標(biāo)均按分析報告中所需數(shù)據(jù)出現(xiàn)先后順序排列，便于Word分析報告從相應(yīng)的Excel表取數(shù)，每張分析采集表的指標(biāo)直接從“所有指標(biāo)”取數(shù)。

二、建立溫電數(shù)據(jù)分析表，關(guān)聯(lián)基礎(chǔ)表中的分析采集表

另建一Excel空白表，命名“溫電數(shù)據(jù)分析表”，建立多張Excel空白表，分別用于從基礎(chǔ)數(shù)中的股份分析采集表、計劃營銷分析采集表等對應(yīng)表取數(shù)，并在有數(shù)據(jù)對比的單元格中加入函數(shù)“IF”，判斷數(shù)據(jù)正數(shù)還是負(fù)數(shù)，當(dāng)分析報告中數(shù)據(jù)對比出現(xiàn)負(fù)數(shù)時，以免分析報告中語句表達(dá)僵化，消除負(fù)號影響。

三、Word版分析報告中數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)溫電數(shù)據(jù)分析表中對應(yīng)的分析采集表

（一）建立Word版分析報告。

（二）在溫電數(shù)據(jù)分析表中選擇分析報告中所需復(fù)制的數(shù)據(jù)。

（三）返回分析報告中，把光標(biāo)定在分析報告中需要錄入數(shù)據(jù)的位置，點粘貼下拉，選擇“選擇性粘貼”，—帶格式文本（RTF），確定。

重復(fù)上述操作，Word版分析報告中所有數(shù)據(jù)都與Excel表數(shù)據(jù)鏈接后，當(dāng)基礎(chǔ)表中“所有指標(biāo)”數(shù)值發(fā)生變動時Word文檔數(shù)據(jù)可以實時更新。

（四）每月所有財務(wù)報表、計劃經(jīng)營等數(shù)據(jù)錄入，確認(rèn)準(zhǔn)確無誤后，初次打開Word文檔，選擇“更新”，更新時間有點長，耐心等待;如數(shù)據(jù)無需更新，可以直接選擇“不更新”。

四、Word分析報告中的數(shù)據(jù)可以實時追蹤

鼠標(biāo)移動至數(shù)據(jù)處，右擊可以查看數(shù)或更新數(shù)據(jù)來源，并可以在相應(yīng)的Excel表中編輯數(shù)據(jù)。

五、注意事項

（一）慎用IF函數(shù)、VLOOKUP函數(shù)。Excel表格中單元格插入公式IF函數(shù)、VLOOKUP函數(shù)，會增加處理器的負(fù)擔(dān)，影響數(shù)據(jù)處理的速度，對電腦的CPU要求較高。因此，應(yīng)盡量少用IF函數(shù)、VLOOKUP函數(shù)。

（二）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)盡量一次性處理完畢。雖然Word分析報告關(guān)聯(lián)了Excel表格中的數(shù)據(jù)，但由于在編寫分析報告中途發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)有誤或缺少數(shù)據(jù)，即時補(bǔ)正數(shù)據(jù)時會發(fā)生電腦CPU高速運(yùn)轉(zhuǎn)，忙于更新數(shù)據(jù)，鼠標(biāo)動不了的現(xiàn)象。因此，在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)處理完畢，打開Word分析報告，為確保不會受CPU處理速度的影響，分析報告應(yīng)一次性更新后保存退出，再重新打開Word分析報告，選擇不更新數(shù)據(jù)。此時，可以放心地編寫分析報告。如臨時發(fā)現(xiàn)個別基礎(chǔ)表數(shù)據(jù)需要修改，且想看下修改后的效果，可以右擊該數(shù)據(jù)，選擇更新。

（三）每月還需要注意財務(wù)報表的格式。由于基礎(chǔ)表的數(shù)據(jù)取數(shù)于財務(wù)報表，財務(wù)報表的格式一旦發(fā)生變動，基礎(chǔ)表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性受到很大影響，因此基礎(chǔ)表的取數(shù)公式應(yīng)及時調(diào)整，以免發(fā)生數(shù)據(jù)錯誤現(xiàn)象，給分析報告的質(zhì)量造成影響。

財務(wù)報表的格式一旦發(fā)生變動，基礎(chǔ)表的取數(shù)公式調(diào)整工作量巨大，且短短的時間內(nèi)不易發(fā)現(xiàn)哪些數(shù)據(jù)取數(shù)公式有變動，因此，財務(wù)報表的格式不宜經(jīng)常變動。

（四）首次復(fù)制溫電數(shù)據(jù)分析表數(shù)據(jù)鏈接至分析報告環(huán)節(jié)，盡量仔細(xì)，不要看錯行。

（五）所有Excel表的取數(shù)公式一旦設(shè)置完成，Excel表的行、列、單元格輕易不要增加或刪除，如必須要增加，應(yīng)在表的最后行增加，以防影響取數(shù)單元格數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

（六）每月還需在基礎(chǔ)表輸入月份，以便進(jìn)一步分析數(shù)據(jù)的取數(shù)，同時，溫電數(shù)據(jù)分析表數(shù)據(jù)也需按月份更新，只有電數(shù)據(jù)分析表數(shù)據(jù)更新了，Word分析報告中的數(shù)據(jù)才能更新。

實施效果

自從實施Word分析報告中與Excel互通整整二年時間以來，除了由于Excel表內(nèi)公式多次使用IF函數(shù)判斷，影響CPU處理數(shù)據(jù)的速度外，分析報告中的數(shù)據(jù)錄入實現(xiàn)了自動化，給分析人員節(jié)約了時間，緩解了大量數(shù)據(jù)錄入的壓力，同時也確保了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，使分析人員的關(guān)注點轉(zhuǎn)移到查找、分析異常經(jīng)營數(shù)據(jù)的原因上來，為按時完成高質(zhì)量的分析報告創(chuàng)造了有利條件。

整整二年時間的實踐證明，Word分析報告中的數(shù)據(jù)與Excel數(shù)據(jù)互通比起“郵件合并”功能專門用來處理規(guī)范化、格式化的數(shù)據(jù)和對VBA來處理模板數(shù)據(jù)而言，更簡單，更自由，更高效，更適合掌握Excel與Word操作基本技能的分析人員拿來處理零散化的數(shù)據(jù)，更適合分析人員進(jìn)行分析時根據(jù)企業(yè)經(jīng)營情況需要靈活運(yùn)用。

注釋

數(shù)據(jù)再錄入：Excel基礎(chǔ)表數(shù)據(jù)從財務(wù)報表取數(shù)后，把經(jīng)過整理的Excel數(shù)據(jù)錄入到Word分析報告中。

作者單位：浙江浙能溫州發(fā)電有限公司