高校學生檔案管理的問題及發展方向

趙洪英

內容摘要 在現代化社會的發展中，很多先進技術已融入高校學生檔案管理工作中，并對檔案管理工作提出了更加嚴格的要求。為了提升高校學生檔案管理工作效率，為學生提供準確、全面的檔案資料，充分反映學生在學校的學習、生活等情況，為用人單位提供獲取人才信息的便捷方式，高校管理部門必須強化學生檔案管理工作，并對其進行創新，提高高校學生檔案管理工作的整體水平。文章主要針對高校學生檔案管理的問題及發展方向進行了分析。

關鍵詞 高校 學生檔案 管理 問題 發展方向

1 引言

隨著社會經濟的快速發展，高校需要充分利用信息技術，不斷創新現有的學生檔案管理模式，改變傳統學校檔案管理工作模式的弊端，以滿足新時期教育教學改革的實際需求。目前，社會各界對學校檔案管理工作提出了更加嚴格的要求，高校檔案管理部門需要適應新時期的發展需求，樹立現代化管理理念。基于此，文章闡述了高校學生檔案的相關內容，分析了高校學生檔案管理中存在的問題，并采取相應的優化措施，促進高校檔案管理工作的有效實施。

2 高校學生檔案概述

在高校管理工作中，學生檔案管理工作是其中的關鍵內容之一，直接記錄著大學生從高中到大學學習過程中的德、智、體、美、勞等情況，這屬于文件材料，主要是由學生在校學習、生活、社會實踐活動中產生的，是高校檔案群中的關鍵內容。高校學生檔案涉及多方面內容，主要有簡歷、成績表、教師鑒定評語、黨團組織材料、獎懲材料、健康體檢表等[1]。從高校學生管理工作、學生指導就業、用人單位人才選拔角度進行分析，高校學生檔案提供了一定的參考價值，高校根據學生檔案，能夠全面掌握學生在學校中的實際表現情況、綜合素質、家庭情況、社會關系和經濟狀況等。因此，在現代化高校學生檔案管理工作中，管理部門必須予以重視，使學生更好地學習科學文化知識，為學生的就業和發展提供大力支持。

3 高校學生檔案管理中存在的問題

3.1 學生不重視檔案管理工作

在新時期教育體制的影響下，高校教育工作者普遍注重學生的教育、管理工作，尤其重視人才培養。在新形勢下，學生無法認識到檔案管理工作的重要性，無法正確地認識檔案管理在學生發展中的作用，并存在一系列問題。第一，檔案材料填寫不規范。目前，很多大學生不注重歸檔檔案材料填寫，出現了書寫不規范、內容隨意等問題，導致檔案材料不夠規范。第二，轉遞和接收檔案問題。在每年的畢業季，高校檔案室需要根據就業處的分配方案轉遞學生檔案，在校園網中公布郵寄單號及其信息，并由各個學院通知學生在校園網查詢檔案信息，確保檔案郵寄的準確性。但由于學生缺乏對這一問題的重視，檔案管理工作遇到很多難題。

3.2 高校學生檔案管理技術有待提高

在新時期的社會發展中，管理技術發生了創新性變化。在高校學生檔案管理工作中，互聯網技術的應用發揮著重要優勢，為檔案管理工作提供了很大便利。在傳統的高校學生檔案管理過程中，主要是實行人為記錄方式，這種方式效率相對較低，無法全面體現出學生的檔案資料，而互聯網技術的應用，可以將高校學生檔案信息以互聯網形式記錄，通過數據分析，可以全面掌握學生的實際情況，改變了傳統方式中資料記錄不全面等問題。但是，在實際的高校學生檔案管理過程中，很多人員還未全面應用互聯網技術，導致檔案管理工作仍存在一系列問題。

3.3 高校學生檔案管理人員不足

在社會經濟的快速發展中，高校學生數量日益增加，學生檔案信息內容越來越豐富，導致檔案管理人員無法滿足日益提高的學生檔案管理要求。現階段，很多高校尚未建設完善的學生檔案管理隊伍，現有的學生檔案管理人員相對較少，導致檔案管理人員的技術水平相對較低，無法在大數據時代確保檔案管理的有效性。并且，很多高校尚未建立完善的全員參與檔案管理體系，導致學生檔案管理科學水平很難得以提升，無法在專業技術人才的技術上實現高質量的檔案管理。

3.4 服務育人理念有待更新

為了滿足高校立德樹人的預期目標，高校管理部門必須強化學生檔案管理工作，樹立現代化育人理念，為高校各項管理工作的有序進行提供支持[2]。但是，在現代高校學生檔案管理工作中，很多管理人員未樹立服務育人理念，與立德樹人的預期目標仍有很大差距，在很大程度上阻礙了高校學生檔案管理工作的有序進行。

4 高校學生檔案管理問題的優化及發展策略

4.1 引導學生認識到檔案管理的重要性

在高校學生讀研、就業、職稱評定、出國深造過程中，檔案管理工作發揮著重要作用。在高校學生畢業時，學生需要落實好自己的檔案資料，這樣在使用檔案的過程中，可以方便地進行查找。另外，學生在找工作簽署就業協議時，還需要確保協議的法律效力，明確就業單位是否可以有效地保存檔案，并做好檔案接收工作，避免出現檔案丟失的問題。

4.2 應用現代技術記錄高校學生檔案

在現代社會的發展中，傳統的檔案記錄工作已無法滿足新時期的發展要求，高校學生檔案管理必須跟上社會發展的步伐。在記錄高校學生檔案的過程中，檔案管理人員需要充分利用現代技術，實現學生檔案資料的信息化，有效地提升高校學生檔案管理工作的整體效率。并且，高校可以建立學生個人電子檔案，發揮出互聯網技術的優勢，全面展現高校學生的檔案資料，為分析和了解學校、用人單位提供便利。除此之外，高校檔案管理人員可以將信息技術滲透到檔案資料記錄過程中，可以以圖片、音頻方式記錄學生的資料，并將學生檔案資料生成便于分析的對比圖，更好地掌握學生的發展情況。

4.3 加強檔案管理專業人員培訓

首先，建立專業的學生檔案管理中心，明確工作人員的責任權限，嚴格按照崗位職責要求，引進專業的學生檔案管理人員。其次，強化檔案管理人員培訓，使檔案管理人員掌握信息檔案管理方法，在大數據時代做好專業的學生檔案信息錄入、檢索工作。最后，強化檔案管理人員績效考核，促使檔案管理人員的個性化發展，通過實行全面的績效考評方式，激發檔案管理人員的工作積極性，并實行有針對性的檔案技術培訓方式，提高檔案管理人員的創新意識，以組建團隊方式開發學生檔案管理技術，提高高校學生檔案管理工作的整體質量。

4.4 更新檔案管理人員理念

為了滿足新時期社會發展要求，檔案管理人員需要及時更新自身的工作理念，積極參與各項培訓活動，為高校學生檔案管理改革工作的有效性提供支持。另外，為了提高檔案管理人員的綜合素質，高校需要對其進行關注，鼓勵檔案管理人員更新工作理念，全心全意為學生發展進行謀劃，強化檔案應用價值，進一步提升檔案管理服務的整體水平。并且，檔案管理人員需要根據學生的學習情況、生活情況，有效地開展檔案工作，以滿足“工匠學堂”育人模式的要求，實現高校學生檔案管理工作的有序進行。

4.5 加快學生檔案管理的數字化建設

在大數據時代，學生檔案管理數字化建設需要根據學校網絡平臺，做好學生基本信息登記、錄入等工作，針對大學生在大學期間的各項信息進行數字化處理，并及時更新和補充，還需要針對學生紙質檔案進行數字化建設，突出數字檔案查詢、檢索的便利性，提升畢業生電子檔案的傳遞效率[3]。除此之外，學生可以通過設定名稱、登錄密碼等，利用校園網查詢到自己的檔案信息，學校也可以利用學生的電子檔案和用人單位進行溝通，充分發揮畢業生檔案資源的作用。

5 結語

綜上所述，在新時期的高校學生檔案管理工作中，仍存在一系列問題，尤其在大數據時代，很多高校檔案管理工作仍比較注重紙質檔案管理工作，未完全將信息技術應用到實際管理工作中，無法有效地解決各項檔案管理問題。為了有效地改善這一現狀，高校管理部門需要引導檔案管理人員樹立現代化檔案管理理念，將學生檔案管理提升到信息化管理層面，實現高校學生檔案管理工作的有效性。

【參考文獻】

[1]寇冰.高校學生檔案信息管理平臺的建設與思考[J].城建檔案，2020（3）：18-19.

[2]王海燕.高校學生檔案管理存在的問題及發展方向研究[J].辦公室業務，2019（20）：152.

[3]李瑋，莫麗彬，陳玉峰，等.淺談高校學生檔案管理主要問題及對策[J].蘭臺內外，2019（28）：19-20.