淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

鄭晶晶

摘要：檔案管理一直以來都備受關注，在現如今的信息化時代，利用網絡進行檔案管理可以在很大程度上提高管理員的工作效率與管理質量。但從另外一個方面來分析，檔案管理是一項復雜且工作量較大的工作，雖然現在利用互聯網進行管理很方便，但其信息量之大也在管理的過程中帶來了很多的問題需要我們去發現和解決。所以，對實際的管理工作中遇到的問題進行剖析，通過各種途徑找到解決方案來提高現階段檔案信息化管理的安全性至關重要。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;問題及對策

在進入信息化時代后，我國的各行各業在各方面的檔案管理中由之前的紙質版轉化為互聯網信息化管理，實現檔案管理無紙化。在以大數據為支撐背景的情況下，大小企業的檔案管理逐漸建立起自己的信息化體系，在方便管理、提高工作效率的優點下，也存在著許多潛在的問題等待我們去解決，如果我們忽略這些問題，那么在今后信息時代檔案管理的發展之路上會很艱難。因此，本文主要從在實際進行檔案管理過程中遇到的問題進行分析研究，進而提出相應的對策加以解決。

1信息時代檔案管理面臨的問題

1.1檔案管理員能力不足

在近些年，我國迅速步入信息化時代，雖然各行業在緊跟時代的發展，但很多企業在工作人員培訓方面都存在很多相似之處。例如在檔案管理中，雖然企業已經采用信息化管理，但這對檔案管理員在計算機技術、網絡安全等方面都是高標準要求。實際工作中普遍存在的現象是對管理員培訓不到位，一些老員工接受新知識和新技能的能力降低，這就導致管理員在技術管理方面能力不足，在檔案管理過程中碰到問題時無法及時發現并解決，這在一定程度上降低了檔案管理的安全性，不利于信息化檔案管理的發展。

1.2檔案資料收集不全面

檔案管理由紙質版管理向信息化管理過渡的過程中，最常出現的問題之一是檔案資料丟失，導致在進行檔案信息重新登記的時候出現檔案信息不全的問題。由于之前的檔案都是進行紙質版管理，并且檔案在本身信息量大、種類多的情況下，若管理員在檔案收集時不注意、不細心，那么在進行檔案登記時很容易會發生丟失、遺漏等問題。這種問題除了自然無法避免的檔案損壞之外，主要與檔案管理員的工作素養以及工作態度有很大的關系，所以，提高管理員的工作熱情與責任感是十分重要的。

1.3檔案管理基礎設施差

一些剛進行檔案信息化管理的機構，還沒有意識到檔案管理的重要性，導致對檔案管理用到的基礎設施投資少，不重視檔案管理的標準化，達不到其該具備的安全性與可靠性，無法滿足實際生活中人們對檔案的需求。尤其在現如今互聯網快速發展的時代，若做不到檔案信息化管理基礎設施的完善，這將會對人們的檔案帶來不容小覷的危害，會讓一些不法分子乘虛而入。檔案管理建設的信息化基礎較低，也在一定程度上大大降低了檔案管理的質量。

2信息時代應對檔案管理出現問題的對策

2.1完善檔案管理體系

檔案管理體系對檔案管理工作來說十分重要。完善檔案管理體系主要是對檔案管理員的工作制度以及對檔案管理規范化的完善。在對管理員管理中，第一要加強對管理員所需技能和知識的相關培訓，要實現線上培訓，線下實際操作，這樣才能夠使管理員真正學會如何對信息化檔案進行管理，并且才能針對實際工作中出現的問題進行探索和解決。第二要對管理員工作管理制度做出相應改變，制定更加具體的措施，例如，可以對管理員實施獎罰來改善管理員管理檔案的現狀。在對檔案進行信息化管理時，對檔案進行細分類，可以方便人們隨時查詢相關檔案資料，實現檔案管理的現代化與信息化。

2.2加強檔案內容的管理

各類檔案經過紙質版管理的階段后步人信息化管理，這在一定程度上大大提高檔案管理的安全性，在此期間，要十分重視檔案內容的管理。首先是進行各類檔案資料的搜索以便于檔案的登記，這是檔案管理最為重要的階段，只有在進行登記時對相關資料收集全面，才能夠在后期的管理中發揮信息化管理的最大優勢，因此在對檔案資料進行搜索時應該盡最大努力做到不漏記、少記。其次是在登記結束后對檔案的管理。管理員需要對檔案進行細分類與整理，在更大程度上實現它的利用價值，為人們帶來便利。

2.3加大資金投入力度

在進行檔案信息化管理時，最重要的是對一切設備以及人員等各方面的資金投入。第一是在基礎設施方面，購買檔案管理所需的硬件和軟件設備，對檔案進行信息化管理是基于電腦為硬件基礎和后臺數據庫為軟件基礎實現的。在實現檔案信息化管理的前提下，應購買足夠的電腦供管理員使用，系統開發中使用到的數據庫也應該具備足夠大的空間對檔案信息進行存放，數據庫必須要具備較強的兼容性和空間，所以需要耗費一定的資金去購買較好的數據庫。在另一方面，對檔案管理員的薪酬分配應該做出相應的調整，對一些管理能力強，工作認真的管理員實施獎金分發，這可以在一定程度上調動管理員的工作積極性。最后，在管理員技能培訓方面要進行投資，通過相關培訓使管理員具有檔案管理工作應該具備的專業素養以及工作素質，使管理員對現代信息化技術有詳細的了解與學習，能夠對檔案信息化管理所用到的設備熟練操作。在機械設備以及管理員培訓方面進行相應的資金投入，在提高檔案管理質量的基礎上，提高工作效率。

3結束語

時代在進步，人們生活的各方面都在緊追時代的腳步，檔案管理信息化是近些年來新發展起來的管理模式，在以后發展的道路上面臨的困難還有很多，現在需要做的就是在檔案信息化發展的前期打好基礎。無論是在人員管理方面還是在基礎設備方面，都應該考慮到各方面的因素，分析解決現階段實際檔案信息化管理工作中遇到的問題，在此基礎上，加強管理員解決問題的能力。管理員應該緊追時代的發展，不斷學習掌握信息技術和關注信息技術的發展方向與趨勢，為以后遇到問題進行解決時打下基礎。