關(guān)于企業(yè)項(xiàng)目檔案不規(guī)范工作的思考

武黎彥

[摘 要] 文章通過對企業(yè)中項(xiàng)目檔案收集整理過程中出現(xiàn)的不規(guī)范情況做簡要概述，與檔案同仁探討項(xiàng)目檔案歸檔過程中存在的不足及如何解決這些問題。為以后的企業(yè)檔案的歸檔工作提供服務(wù)，推進(jìn)項(xiàng)目檔案的進(jìn)步。

[關(guān)鍵詞] 項(xiàng)目檔案；不規(guī)范；問題；原因；措施

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

項(xiàng)目檔案指的是一個(gè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、采購到運(yùn)行管理過程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，有建設(shè)單位提交的前期資料，設(shè)備單位隨箱文件與圖紙，施工單位管理與質(zhì)量保證文件，監(jiān)理單位監(jiān)督檢查文件等。建設(shè)項(xiàng)目檔案，真實(shí)地記錄了項(xiàng)目從開工到建成的過程。近年來，基層企業(yè)的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目越來越多，而且投資規(guī)模達(dá)幾十億。同時(shí)，國家檔案部門及上級主管部門對固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案（以下簡稱“項(xiàng)目檔案”）專項(xiàng)驗(yàn)收越來越嚴(yán)格，國家檔案局文件明文規(guī)定未通過項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的項(xiàng)目不得進(jìn)行項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。因此基層企業(yè)規(guī)范項(xiàng)目檔案管理迫在眉睫。這也給建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作帶來了巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

一、企業(yè)項(xiàng)目檔案收集和整理工作的現(xiàn)狀問題

項(xiàng)目檔案包含建設(shè)單位收集整理的前期文件、施工單位收集整理的項(xiàng)目文件、設(shè)備單位收集整理的設(shè)備隨機(jī)文件、監(jiān)理單位收集整理的監(jiān)理文件等等。施工現(xiàn)場單位繁雜，資料繁多，不免讓人眼花繚亂。如何正確收集整理檔案成為檔案工作人員的課題。在項(xiàng)目檔案收集整理中存在以下問題：

（一）歸檔項(xiàng)目文件“三性”方面的不規(guī)范

“三性”指的是檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。其表現(xiàn)在項(xiàng)目上，一是工程合法性證明文件的缺失。立項(xiàng)批復(fù)手續(xù)沒有、可行性報(bào)告、 安全評價(jià)及規(guī)劃證未辦理等等。二是合同文件的不完整。合同文件應(yīng)該由請示文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)文件和合同文件組成。但經(jīng)常缺少評標(biāo)會議簽字表和合同會簽單、價(jià)格澄清書等等；三是竣工文件的缺少。施工單位竣工質(zhì)量保證文件、記錄或隱蔽工程的記錄的缺失。

（二）歸檔文件法律有效性方面存在的不規(guī)范

一是簽字手續(xù)不完備。合同只有一方簽字或忘記加蓋單位印章或合同上沒有簽字時(shí)間；二是項(xiàng)目中間隱蔽工程完成，其驗(yàn)收記錄沒有監(jiān)理工程師（建設(shè)單位工程師）的簽字；三是設(shè)計(jì)變更編號不連續(xù)。竣工圖蓋章手續(xù)不完善。

（三）歸檔文件的原始真實(shí)性方面存在的不規(guī)范

竣工圖紙未正確蓋章簽字。有圖紙不蓋竣工章、檔號章、出圖章，或者監(jiān)理工程師的簽字筆跡不一致，還有的竣工圖修改不到位，與設(shè)計(jì)變更對不上，未跟隨相關(guān)專業(yè)在圖紙上標(biāo)明、備注、對應(yīng)相關(guān)圖號。還有的原材料出廠合格證、質(zhì)量證明文件模糊不清，檢驗(yàn)報(bào)告的日期晚于復(fù)檢日期。

（四）案卷質(zhì)量方面的不規(guī)范

紙質(zhì)版案卷組卷方法的不統(tǒng)一，裝訂為膠裝，案卷內(nèi)含有金屬裝飾物，頁碼沒有編頁，卷內(nèi)格式與備考表格式不符合檔案要求；案卷題名過于簡單，不能揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容。

（五）其他方面的不規(guī)范

照片整理方面的問題。一般建設(shè)項(xiàng)目需要10-20張建設(shè)項(xiàng)目照片，反映施工過程（隱蔽工程，關(guān)鍵工序、管道工藝、重要結(jié)構(gòu)、安全措施）。照片格式符合要求，每張照片編寫六要素：時(shí)間，地點(diǎn)，人物，事由（或反映的事件），背景，攝影者。同時(shí)注明照片號、互見號。編寫卷內(nèi)目錄等。電子版常見不規(guī)范有：導(dǎo)入格式不符合檔案室要求。隨意更改，不能導(dǎo)入案卷目錄與卷內(nèi)目錄。

二、項(xiàng)目檔案不規(guī)范存在的原因

一是我國施工現(xiàn)場管理滯后于建筑市場的發(fā)展，在當(dāng)前的市場過渡期間，我國建筑市場存在的轉(zhuǎn)包、違法分包和借用資質(zhì)等違法行為充斥著市場。同時(shí)，建筑市場的施工人員眾多，招有農(nóng)民工、臨時(shí)工，從負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)到資料整理人員檔案意識薄弱，沒有認(rèn)識到檔案保存的價(jià)值。這應(yīng)該引起我們相關(guān)部門的高度重視，采取有針對性的切實(shí)有效的措施提高全員的檔案意識。

二是施工單位、設(shè)備單位不重視過程資料的同步收集、整理工作。相關(guān)主體沒有按照施工的流程來產(chǎn)生資料，隨時(shí)整理保存。往往是工程施工收尾階段，施工單位才從社會上找?guī)讉€(gè)人突擊竣工資料，使得檔案資料的真實(shí)性大打折扣。

三是建設(shè)單位項(xiàng)目單元技術(shù)人員、監(jiān)理單位監(jiān)理工程師及質(zhì)量監(jiān)督站管理人員未認(rèn)真制定并執(zhí)行項(xiàng)目管理制度。項(xiàng)目前期，建設(shè)單位應(yīng)及時(shí)收集可行性研究報(bào)告、安全環(huán)境評估報(bào)告等文件；項(xiàng)目中，建設(shè)單位和監(jiān)理單位督促施工單位施工資料及圖紙進(jìn)行整理、保存。項(xiàng)目后期，嚴(yán)格執(zhí)行項(xiàng)目檔案規(guī)范與制度，嚴(yán)格把關(guān)，致使工程項(xiàng)目結(jié)束后檔案資料及時(shí)歸檔。

四是建設(shè)單位項(xiàng)目檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。檔案員對國家相關(guān)項(xiàng)目檔案管理制度研究不多，不能很好地指導(dǎo)相關(guān)單位項(xiàng)目檔案的歸檔工作，造成收集的項(xiàng)目檔案不齊全，不完整，不規(guī)范等，嚴(yán)重影響了檔案質(zhì)量。

三、項(xiàng)目檔案加強(qiáng)和改進(jìn)的措施

（一）提高服務(wù)意識，爭取領(lǐng)導(dǎo)支持

對于一項(xiàng)工作來說，只有在領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下開展工作，才能取得良好的效果。具體到項(xiàng)目檔案工作來說，項(xiàng)目伊始，建設(shè)單位負(fù)責(zé)人就應(yīng)該高度項(xiàng)目檔案工作。建設(shè)單位一定要結(jié)合實(shí)際，制定符合現(xiàn)場操作的項(xiàng)目檔案管理制度。同時(shí)，各單位嚴(yán)格執(zhí)行國家檔案“四參加”要求。檔案管理機(jī)構(gòu)派員參加項(xiàng)目前期專家論證會；檔案管理機(jī)構(gòu)派員參加基礎(chǔ)工程招標(biāo)會，檔案管理機(jī)構(gòu)派員參加基礎(chǔ)工程竣工驗(yàn)收會；檔案管理機(jī)構(gòu)派員參加設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收會。建設(shè)單位負(fù)責(zé)人、檔案管理人員同時(shí)定期定點(diǎn)去施工現(xiàn)場巡檢及收集資料，尤其是設(shè)備隨機(jī)資料。最后，建設(shè)單位項(xiàng)目檔案管理人員從施工開工期到竣工移交檔案期間，定期培訓(xùn)檔案知識，指導(dǎo)相關(guān)單位正確地完成項(xiàng)目檔案移交工作。

（二）加大制度建設(shè)，指導(dǎo)檔案收集

建立健全工程管理制度中檔案歸檔的要求，如材料設(shè)備進(jìn)廠管理制度、竣工驗(yàn)收制度、安全文明施工管理制度等加入檔案的歸檔，制度具有高度可執(zhí)行操作性，在工程流程中將檔案收集工作融入其中進(jìn)行。同時(shí)，項(xiàng)目招標(biāo)過程中，要求各相關(guān)單位結(jié)合現(xiàn)場實(shí)際，制定歸檔制度，從源頭保證文件能收集齊全。第三，加強(qiáng)施工程序化管理：建立健全各種程序中檔案歸檔手續(xù)，如工程款支付程序、沒有移交檔案資料，禁止辦理結(jié)算手續(xù)。設(shè)計(jì)變更審批程序，設(shè)計(jì)變更資料必須移交檔案室才是閉環(huán)流程。最后，采取適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)罰激勵(lì)措施：如對工程質(zhì)量、檔案、進(jìn)度進(jìn)行同期性考核評比及獎(jiǎng)罰，及充分利用監(jiān)理的作用，保障工程檔案按時(shí)按質(zhì)地向建設(shè)單位的移交。

（三）抓好業(yè)務(wù)隊(duì)伍建設(shè)，注重檔案資源開發(fā)

一般來講，檔案管理人員的素質(zhì)直接決定了檔案管理工作的質(zhì)量。在項(xiàng)目檔案管理中，一是提高檔案管理人員專業(yè)水平與專業(yè)技能。招聘時(shí)對施工資料員要有學(xué)歷要求，施工時(shí)大力開展培訓(xùn)、討論、甚至自學(xué)等各種方式，使得人員熟悉項(xiàng)目檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求。二是適當(dāng)運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)，使檔案工作與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)化、一體化。按照現(xiàn)代化信息管理的理念，檔案工作人員一方面對紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描掛接，保證紙質(zhì)資料在計(jì)算機(jī)中留存并能發(fā)揮其憑證參考的作用，其中，施工單位協(xié)助建設(shè)單位檔案管理人員把合同文件、竣工管理文件和竣工圖紙逐張掃描，格式和大小符合國家電子檔案掃描要求，并進(jìn)行檔案系統(tǒng)上傳、掛接；另一方面檔案員將計(jì)算機(jī)辦公環(huán)境下產(chǎn)生的電子公文通過接口轉(zhuǎn)換產(chǎn)生電子檔案，保證電子文件的原始記錄性這一檔案的本質(zhì)屬性。

（四）加強(qiáng)項(xiàng)目檔案過程管理，保證檔案真實(shí)性與完整性

項(xiàng)目檔案文件完整性、齊全性、有效性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性，需要監(jiān)理單位、建設(shè)單位、施工單位對文件的內(nèi)容和形成過程認(rèn)真審核把關(guān)。要充分提高各自業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)檔案資料的把關(guān)。施工單位資料員經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)，同步整理好施工管理資料，質(zhì)量保證資料，安全文件等等。質(zhì)量監(jiān)督部門和監(jiān)理、建設(shè)單位依據(jù)相關(guān)規(guī)范制度對歸檔檔案的完整性、齊全性和真實(shí)性檢查并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。最后，項(xiàng)目檔案管理人員指導(dǎo)組卷、填寫卷內(nèi)目錄、備考表，黏貼脊背和案卷。案卷題名簡單高效，揭示文件的內(nèi)容和成分。

檔案的收集貫穿建設(shè)全周期，涉及單位多，專業(yè)性強(qiáng)，提高對檔案工作重要性的認(rèn)識，掌握好工作方法，嚴(yán)收項(xiàng)目檔案工作流程，加強(qiáng)檔案過程管理，開展檔案交底，中間檢查及整改閉環(huán)，確保項(xiàng)目建設(shè)與檔案工作同步進(jìn)行。要強(qiáng)調(diào)過程留痕。留痕資料的管理將直接影響項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。針對項(xiàng)目檔案的形成過程中容易出現(xiàn)問題的節(jié)點(diǎn)，檔案管理人員反復(fù)講解，要求相關(guān)單位一一做到。

項(xiàng)目檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工作，需要在高度重視的基礎(chǔ)上，各方積極溝通配合，采取科學(xué)有效的工作舉措全力推進(jìn)。只有在實(shí)踐中把握關(guān)鍵，務(wù)求實(shí)效，項(xiàng)目檔案工作才能實(shí)現(xiàn)新的跨越，更好地為各單位、各部門開展服務(wù)。