大數據時代檔案管理現狀與策略分析

摘?要：隨著信息技術的飛速發展，大數據應用已經融入各行各業，深刻改變了人們的生活方式。當檔案遇上大數據，電子檔案管理也應與時俱進、改革創新，開啟以大數據為紐帶的智慧檔案新時代。文章從大數據時代下的特點，通過發現新環境下檔案管理和檔案理論面臨的問題，闡述了在大數據時代下檔案管理的新策略，提出實用性創新策略。

關鍵詞：大數據;檔案管理;策略分析

一、 大數據時代檔案管理的意義

在大數據時代，檔案資料來源趨于網絡化、社會化，檔案部門更加關注民生和輿論，檔案資料來源更加基層化、生活化，檔案資料的數量不斷增加，類型不斷增多，價值密度降低，也需要對檔案進行實時的處理和收集歸檔。當今社會和網絡產生的檔案信息的數量和類型與過去完全不同，這對檔案管理產生了巨大影響。檔案資源實體管理和數字化管理的難度急劇增加，檔案檢索、利用和服務工作難以滿足用戶的需求。

文件管理員需要更改以前的管理模式并將其擺脫。制約傳統思維，充分利用全社會的資源和力量，建設大型檔案，實現新型服務。檔案管理人員要找出檔案管理中存在的問題，將海量數據資源和創新思維應用于檔案管理，更好地為國家、黨和人民服務。

二、 大數據時代檔案管理現狀

隨著大數據對社會和經濟發展以及文化等行業的發展的促進和現實作用，其發展前景是不言而喻的。然而，檔案館在信息領域的工作也面臨著新技術的挑戰和實際創新的機遇。基于存檔、歷史、政治、惠民的檔案管理和應用，我們應該使用大數據來解決檔案管理中可能出現的問題。

（一）相關法律缺位，電力檔案的開放利用問題沒有確定

我國電子檔案立法嚴重落后于電子檔案發展的客觀要求，《檔案法》更多是針對傳統檔案，而對于電子檔案的法律效力、相關標準、開放利用等問題至今仍沒有明確規定。隨著社會發展，人們對電子檔案開放的要求不斷提高，而信息開放伴隨著潛在風險和承擔更多責任，特別是電子檔案安全問題更加凸顯，有些工作人員存在“利用危險，保密保險”思想，導致電子檔案開放程度普遍不高，與社會利用需求存在差距。

（二）電子檔案標準規范滯后，影響了電力檔案的廣泛應用

大數據時代，數據繁雜多樣，統一標準規范是資源共享利用的前提。2016年國家發布《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》，從“電子檔案存儲、備份、利用、統計、元數據維護”等方面對電子檔案管理進行了規范，代替了2000年《電子文件歸檔與管理規范》?！兑幏丁钒l布以來，由于未定期審查電子檔案保存標準，電子檔案行業協同標準有的相對滯后、有的尚屬空缺、有的未得到嚴格執行，嚴重阻礙著資源流動共享，電子檔案信息的跨界融合、智能對接步履維艱。電子檔案標準規范滯后，嚴重制約了電子檔案在大數據時代的廣泛應用。

（三）檔案管理人員技能有待提升，阻礙了電子檔案管理工作的創新驅動

現代信息素養相對較弱，影響了電子檔案工作的創新驅動。目前，我國檔案從業人員隊伍龐大，但利用電子檔案提供服務仍普遍缺乏主動性和前瞻性，缺乏敏銳捕捉電子信息并促成電子檔案和現實問題融合的能力，檔案人員信息技術水平總體偏低，嚴重制約了電子檔案工作的創新發展。

三、 大數據時代檔案管理策略分析

加強新技術在電子檔案領域的應用，做好以用戶問題為導向的個性化和智慧化服務，是大數據時代檔案管理工作實現大發展的突破口，我們所面臨的形勢嚴峻、任務艱巨。因此，本人認為大數據時代，電子檔案工作要有新的工作思路，必須充分整合利用檔案資源，以服務為宗旨，不斷改進工作方式，適應時代發展要求。

（一）建立數據規范，整合資源

作為基層單位，業務部門間的業務系統可能采用不同的數據庫，而產生不同格式的數據，大量異構數據形成信息孤島，建立標準化、規范化的體系，消除信息孤島，形成資源共享是大數據時代背景下首要解決的數據問題。對結構化數據和非結構化數據合理整合，結構化數據和非結構化數據合理整合，努力實現對結構化數據和非結構化數據的合并管理，云計算、大數據技術的運用才能成為可能，分析挖掘海量數據才能成為可能。

（二）優化工作流程，改善工作模式

大數據時代背景下，不管是政府部門、企業還是基層單位，他們各業務系統的建立，各業務數據的歸檔，對傳統的收、管、用，均提出了新的要求。檔案的“收”要做到貫穿全流程，做到前端控制，提前做好各個業務系統的調研，要針對不同數據類別采取不同的處理方法，與檔案系統建立接口。檔案的“管”要做到全技術支持，大數據時代背景下，檔案管理已經不可避免地涵蓋了計算機知識，同時海量的檔案數據處理也需要計算機技術處理，在檔案安全方面也需要做到備份與系統日志管理;檔案的“用”要做到全智能服務，大數據時代，檔案數據不應該是簡單的存放在那里的“死”數據，應該“活”起來，而“活”即是對數據的分析與挖掘，應該具備智能化的服務，真正為檔案利用者服務。

（三）強化資源聚集，完善檔案資源建設

在大數據時代，檔案資源的概念正在從傳統的狹義定義向“大檔案觀”轉變。業務部門以及檔案部門必須有意識地收集各種形式和巨大價值的各種數據資源。因此，檔案部門要與不同的數據所有者合作，鼓勵各社會組織和個人參與檔案資源的建設，不斷完善檔案資源的建設。

不斷變化的互聯網資源檔案和檔案資源的多樣化要求業務部門改變檔案資源的收集方式，并收集更多更高質量的檔案資源。例如，及時訪問網絡上的存檔資源并及時存檔用戶文件。檔案管理需要逐步掌握使用科學的計算機技術和先進的檔案管理理念，逐步形成智能化、信息化、數據化的電子檔案接收和管理工作機制，進一步加強構建和優化檔案資源的能力。

四、 結束語

在大數據時代，檔案管理內容、方式都是復雜多變的。面對大數據的機遇和挑戰，檔案管理工作也面臨新的變革。我們可以將“大數據”與檔案工作有機結合，加強檔案管理工作。需要檔案管理工作者不斷進行理論探索和實踐創新。滿足社會需求，提升電子檔案利用價值，是各級組織檔案管理部門應該面臨的重要任務。

參考文獻：

[1]潘亞麗.信息化時代機關事業單位檔案管理的創新[J].辦公室業務，2015（7）：35-36.

[2]張欣.解讀大數據時代下檔案管理的價值提升[J].理論觀察，2014（1）：108-109.

作者簡介：

袁海燕，廣東省肇慶市，肇慶市恒電電力工程有限公司大旺分公司。