淺議基層檔案人員培訓工作

文/李雪梅

習近平總書記指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。”因此，為保障檔案事業的健康發展，需要進一步完善檔案工作體制機制，加大對檔案工作的支持保障力度。而從全局出發，加強基層檔案管理，不斷提高工作水平和管理水平意義重大。

基層檔案工作的現狀

檔案工作作為一項基礎工作，其重要性在現實中往往被人們忽略，只在需要時才能體會到平時重視不夠，也因此其專業技術性的人員和充足的物資配備更難以落實。在不少基層單位，由于認識不到檔案管理人才的選擇和培養的重要性，在人力資源分配上往往習慣性地將邊緣化的、能力素質一般的人選安排在檔案室工作。由此造成了基層檔案人員隊伍出現以下特點：（1）普遍存在學歷不高、非專業人士占居多數的情況，專業技術薄弱，工作效率亟待提高。在傳統管理上尚能在一定水平上維持，難以適應現代管理的需要；（2）普遍存在工作人員年齡偏大，工作人員中女同志占比大，工作強度承受力不足，服務水平亟待提高。

由于領導重視程度和工作人員的發展路徑對工作積極性影響很大，檔案工作人員隊伍建設對年齡、性別占比等因素要考慮到現代檔案工作的新需求。

加強基層檔案人員培訓工作的必要性

基層檔案工作是我國檔案事業發展的基礎，為保障我國檔案事業全局的健康發展, 全面提高檔案人員工作和管理水平，亟需加強基層檔案人員的培訓工作。

1.是現代經濟社會發展的迫切需要。伴隨著現代經濟社會的快速發展和信息時代的到來，檔案信息日益凸顯其重要的作用,而其薄弱的基層人員隊伍建設現實難以滿足日益增長信息量的需要。比如人事檔案信息的流轉直接關系到人才的有序流動和高效發展，如果基層檔案部門不能提供快速高效的服務，將影響經濟社會全局建設的進程。經濟社會的發展需要從全局出發注入積極因素，加強基層檔案人員的培訓工作必不可少。

2.是現代化檔案管理發展的需要。我國倡導國家治理體系和治理能力現代化，檔案管理系統也是其重要一環。而檔案管理作為一項專業工作，需要各級檔案從業人員不斷加強和規范檔案管理工作，尤其是基層檔案工作人員更需要及時了解和掌握檔案的最新政策和專業技術。因此，為更好地促進現代化檔案管理發展，加強基層檔案人員的培訓工作必不可少。

基層檔案工作人員培訓工作的建議

針對基層檔案人員隊伍建設的現狀和我國現代經濟社會與現代檔案事業發展對基層檔案工作的要求，為推動檔案管理工作邁上新臺階，基于實踐經驗提出如下幾點關于基層檔案工作人員的培訓建議。

1.邀請行業專業人員輔導。邀請專業人員作相關政策法規的輔導。根據基層單位的需求，檔案專業老師或上級單位經驗豐富的專職檔案工作人員針對我國檔案政策、法規作深度的解讀、輔導。專題輔導可以分期舉辦，每期根據需求進行。同時，根據依法治檔的總要求，解讀與檔案工作密切相關的政策法規，如：保密法律法規等。

2.內部開展學習檔案規章制度。定期開展單位內部檔案各項規章制度的學習工作。專職檔案工作人員應該結合單位的實際運行情況，制定涉及文書、會計、科技、干部、實物、聲像等檔案的管理辦法和實施細則以及檔案庫房管理規定、檔案利用制度、檔案保密制度、檔案借閱制度、檔案移交接收制度等等。同時對這些規章制度進行修訂和補充，通過建立健全檔案管理制度，完善檔案工作體系，使檔案工作人員能按規范履職，按程序辦事。檔案工作人員應依據各項檔案規章制度，及時召集單位各部門檔案歸檔人員，組織開展規章制度的學習工作，使大家及時了解和掌握檔案各項制度規定。這是一項常態化工作，一方面由于各部門歸檔人員流動性大，隨時有調離原崗位的情況出現，另一方面，隨著單位各項工作的有序發展，檔案規章制度將不斷完善。

3.開展主題宣傳。在普法、檔案等專業性重要紀念日，開展主題宣傳。如開展檔案普法宣傳工作，派發給基層檔案工作人員包括《檔案法》、《檔案管理違法違紀行為處分規定》等內容的宣傳手冊以及檔案知識宣傳掛圖和折頁等宣傳資料。此外，組織基層檔案工作人員參觀專題檔案展覽。通過參觀展覽，進一步展示檔案的獨特價值與作用；利用參觀檔案展覽的形式講好“檔案故事”，擴大檔案工作的影響力，充分發揮宣傳作用，提高基層檔案工作人員的檔案意識。

4.“講好故事”突出工作亮點。檔案工作人員要善于用檔案“講好故事”。檔案部門在積極開展利用檔案為單位的生產經營、管理創新、科研研究、社會活動、維護權益等活動服務過程中，檔案工作人員要善于嘗試把開發利用檔案信息資源的活動記錄下來，寫成檔案利用事例，這些事例提供給單位領導和同事，并且作為檔案培訓講義的素材，做培訓時講授給大家，會起到可喜的宣傳效果。宣傳這些發生在身邊的檔案利用事例對推動檔案工作有著重要的促進作用。 一是通過檔案利用事例的宣傳，可以提高大家對檔案工作的重視程度。二是通過檔案利用事例的宣傳；擴大了檔案信息資源的認知度和美譽度；三是通過檔案利用事例的宣傳，促進檔案收集和歸檔工作。

5.開展集中培訓。針對檔案歸檔人員兼職多、流動性大、專業水平不高的情況，每年舉辦一期檔案人員培訓班，為使實際操作工作有章可循，要編寫印發《檔案整理基本操作方法》、《檔案歸檔范圍與保管期限》等對單位檔案的歸檔范圍、分類方案、整理方法都進行明確規定的資料；培訓時集中學習檔案管理新的法律法規及相關標準規范、檔案管理基礎知識及實務、電子文件管理基礎知識、保密工作知識等內容，還有就是在培訓內容里一定要有檔案利用的具體實例解讀。具體實例可以是本單位發生的，也可以是本地區、本行業或知名企業發生的真實案例。很多活生生的例子證明檔案不僅可以記錄歷史，還可以作為真憑實據為企業挽回損失創造效益。

6.進行“面對面”指導。檔案工作人員要“走出去”對基層歸檔人員進行有針對性的業務指導。不同業務部門所產生的歸檔文件內容和范圍不同，保管期限也不相同。工作中與部門歸檔人員多聯系溝通，隨時了解部門工作動態，以便掌握其常規工作外的重要活動或重要工作。利用到現場指導的機會，有針對性地進行“一對一”的培訓，通過了解部門的需求，對發現的問題及時糾正。現場講解各類檔案整理的方法，解答工作中的難題，進行檔案整理的示范，讓基層歸檔人員真正學到實用的業務知識，掌握歸檔技巧，既可以增進感情還能夠進一步強化基層歸檔人員的檔案意識。

7.構建信息交流平臺。一是建立檔案工作QQ群、微信群，為基層歸檔人員提供檔案知識交流平臺，指導大家開展規范化建檔，及時把檔案工作新標準、新要求及時傳達給大家。同時，要善于把好的經驗、好的做法推薦給大家學習和借鑒。二是進行互助學習。為大家提供相似類型的先進作為互助學習的對象，通過“比先進、學先進、趕先進、幫后進”的方式，形成比學趕超，齊爭上游的濃厚學習氛圍。三是解答問題。對基層歸檔人員在工作中遇到和提出的問題，在線上給予及時的解答，幫助大家解決工作中遇到實際問題，不僅可以提高工作效率，還可以使基層歸檔人員的歸檔意識進一步加強。

8.整合業務手段。面對新知識，檔案管理部門采取多種形式，通過業務手段的整合，有計劃做好部門歸檔人員的培訓，以期不斷提升部門歸檔人員綜合素質和崗位履職能力。

總之，通過有效措施加強基層檔案人員培訓工作，可以普及各類檔案專業技術知識，豐富基層檔案人員的知識視野，整體提升基層他們的文化內涵和專業素養，從而不斷推動我國檔案事業整體的高質量發展。