高校畢業(yè)論文指導全過程教學檔案管理和服務(wù)利用探討

王紅梅 王新立 趙學武 劉永

摘? 要：本文基于教育教學全過程質(zhì)量管理理念，根據(jù)當前畢業(yè)論文指導環(huán)節(jié)教學檔案歸檔和利用現(xiàn)狀，提出了教學檔案管理及利用的對策和措施，為發(fā)揮高校檔案作用，促進教育教學質(zhì)量的提高提供思路。

關(guān)鍵詞：畢業(yè)論文;教學檔案;歸檔管理;過程管理;服務(wù)流程

Abstract： Based on the quality management of the whole teaching process， this article puts forward the countermeasures and measures for the management and utilization of teaching archives according to the current situation of the archives and utilization of the teaching archives of graduation thesis， and provides ideas for playing the role of university archives and promoting the improvement of education quality.

Keywords： Thesis; Teaching archives; Archive management; Process management; Service process

1 引言

2018年8月，教育部發(fā)布《關(guān)于狠抓新時代全國高等學校本科教育工作會議精神落實的通知》，明確指出要堅持問題導向，切實提高畢業(yè)論文（設(shè)計）質(zhì)量，加強對選題、開題、答辯等環(huán)節(jié)的全過程管理。

畢業(yè)論文指導環(huán)節(jié)是運用書本知識和技能進行創(chuàng)新創(chuàng)作的過程，是獨立意義上的承擔科研項目或企業(yè)課題的起點，是應(yīng)用型本科高校人才培養(yǎng)的最后和關(guān)鍵一步。[1]在畢業(yè)論文指導環(huán)節(jié)，以需求為導向強化教學檔案的信息化管理和利用，能夠提高畢業(yè)論文質(zhì)量，進一步實現(xiàn)高校檔案教書育人的價值和功能。[2]

2 目前高校畢業(yè)論文歸檔和利用現(xiàn)狀

2.1 非紙質(zhì)化的分散狀態(tài)

目前，畢業(yè)論文相關(guān)文檔包括題目任務(wù)書、開題報告、論文、保證書、質(zhì)量評價表以及答辯記錄等已經(jīng)不再是紙質(zhì)版，而是采用電子版，因沒有統(tǒng)一進行信息化歸檔管理而處于分散狀態(tài)。

從教師利用的角度看，論文題名的查重采用專家人工審核方法，不僅工作量大、效率低下，也不準確。

從學生利用的角度看，歸檔不完整導致畢業(yè)論文低層次重復，難以在原有的基礎(chǔ)上提高。

2.2 畢業(yè)論文創(chuàng)新型題目偏少

以鄭州航空工業(yè)管理學院2020年計算機科學與技術(shù)專業(yè)262名學生的畢業(yè)論文題目為例。應(yīng)用類題目是主流，而理論研究的題目偏少，創(chuàng)新型題目更是少之又少。研究領(lǐng)域主要是網(wǎng)站類，所占比例高達81%，如圖1所示，畢業(yè)論文題目分布不均，低層次題目比較集中，是造成畢業(yè)論文質(zhì)量較低的主要因素之一。

2.3 畢業(yè)論文指導過程無人監(jiān)控和監(jiān)督

目前，畢業(yè)論文指導過程規(guī)范程度不高，多數(shù)還處于無序狀態(tài)，監(jiān)控和考核環(huán)節(jié)不連貫，甚至匱乏。專業(yè)負責人收集材料時的督促工作也缺乏制度設(shè)計，論文指導質(zhì)量完全依賴教師的責任心。對于學生來說，由于沒有過程考核，部分學生會以各種借口如考研復習、實習工作等不參與指導過程，導致畢業(yè)論文流于形式，最終設(shè)計作品和畢業(yè)論文質(zhì)量普遍較低。

2.4 歸檔工作缺乏信息化支持

教學材料整理歸檔工作需要信息化手段支持。畢業(yè)論文指導過程形成的材料較多，包括任務(wù)書、開題報告、論文成稿、查詢報告、承諾書、質(zhì)量評價表、答辯記錄、答辯組評價表等。從學生到指導教師，到答辯組教師，如有更新，則需要重復這個過程。這些材料收集整理和歸檔工作量大，如果采用教學檔案管理系統(tǒng)則會減少很多中間環(huán)節(jié)，大大提高工作效率。

3 教學檔案管理及服務(wù)對策和措施

3.1 構(gòu)建面向畢業(yè)論文指導的歸檔管理模塊

（1）建立畢業(yè)論文題目管理模塊。對畢業(yè)論文題目進行信息化管理，為教務(wù)、指導教師和學生提供相應(yīng)的服務(wù)。

（2）建立畢業(yè)論文過程考核模塊。讓教師的指導、學生的參與可見，方便督導督促和檢查。

（3）畢業(yè)論文文檔歸檔和查詢模塊。主要負責畢業(yè)論文整個過程中產(chǎn)生的文檔資料如任務(wù)書、開題報告、論文一稿、二稿、終稿、查重報告、承諾書、教師質(zhì)量評價表、答辯記錄、答辯組評價表等的歸檔，同時提供查詢功能，方便查閱和再利用。

（4）其它功能。如學生成績錄入，教師工作量核算，畢業(yè)論文質(zhì)量分析等。

3.2 建立畢業(yè)論文指導環(huán)節(jié)的教學檔案服務(wù)流程

（1）選題管理的檔案服務(wù)流程。運用優(yōu)化的教學檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)畢業(yè)論文題目管理，在題目對比查詢、題目專業(yè)吻合度核驗、選題難度與寬泛度指導等方面提供有效的檔案咨詢服務(wù)，以有效解決畢業(yè)論文題目出現(xiàn)的各類問題。

（2）指導過程的檔案服務(wù)流程。畢業(yè)論文指導過程管理不規(guī)范和缺少過程管理會導致論文撰寫進度和質(zhì)量無法保障。[3]利用教學檔案管理系統(tǒng)服務(wù)過程化考核工作，可以有效支持全過程跟蹤、隨時督促、專家隨機抽查等工作，促進畢業(yè)論文指導質(zhì)量的提高。

（3）質(zhì)量保障的檔案服務(wù)流程。畢業(yè)論文指導環(huán)節(jié)的人工管理模式效率低下。建立質(zhì)量保障的檔案服務(wù)流程，可以應(yīng)對論文答辯階段的各類問題，通過系統(tǒng)直接反饋和修改直至完成，以避免以往由答辯組到指導教師再反饋學生的循環(huán)重復過程。這種教學檔案的線上式服務(wù)，可以減少中間環(huán)節(jié)，提高效率和質(zhì)量。

3.3 建立畢業(yè)論文結(jié)束環(huán)節(jié)的教學檔案歸檔流程

建立教學檔案歸檔流程，在畢業(yè)論文指導過程結(jié)束時，實施教學材料的線上歸檔管理，輔助畢業(yè)論文和畢業(yè)設(shè)計情況的分析總結(jié)，為下一屆畢業(yè)論文指導提供檔案服務(wù)。

總之，建立和改進教學檔案管理系統(tǒng)和服務(wù)流程，可以提高畢業(yè)論文選題、考核、監(jiān)控、提交等指導環(huán)節(jié)的效率和質(zhì)量，為高質(zhì)量的人才培養(yǎng)提供檔案管理和服務(wù)支撐。

*本文系河南省科技攻關(guān)項目“基于群智能算法的人腦功能劃分識別方法與應(yīng)用研究”（編號：202102210164），鄭州航空工業(yè)管理學院校級教改項目“基于過程的大學生畢業(yè)論文（設(shè)計）研究和實現(xiàn)系統(tǒng)”（項目編號：zhjg20-117）成果之一。

參考文獻：

[1]時翔，耿慶博，顧佳明.應(yīng)用型高校畢業(yè)論文質(zhì)量考核探索[J].中國現(xiàn)代教育裝備，2020（04）： 75-77.

[2]靳曉慧.地方高校教學檔案管理促進教師專業(yè)化發(fā)展的策略研究[J].檔案管理，2019（03）： 90-91.

[3]郭基鳳，郭麗，劉磊，緱西梅.軟件工程專業(yè)畢業(yè)設(shè)計質(zhì)量管控平臺的研究與設(shè)計[J].現(xiàn)代信息科技，2020（06）： 175-181.

（作者單位：王紅梅，趙學武，劉永，鄭州航空工業(yè)管理學院;王新立，河南財經(jīng)政法大學? ?來稿日期：2020-06-20 ）