醫院等級評審助推醫學裝備檔案管理規范化

賈棟

摘? 要：剖析當前醫院醫學裝備檔案管理中存在的問題，依據醫院等級評審醫學裝備相關條款要求，在醫院等級評審迎評工作中探索醫學裝備檔案規范化管理策略，提高醫學裝備檔案規范化管理水平。

關鍵詞：醫學裝備;醫院等級評審;檔案管理;規范化

Abstract： This article analyzes the current problems in the management of medical equipment archives， and explores the standardized management strategy of medical equipment archives according to the requirements of the relevant provisions of the hospital grade review， and improves the standardized management level of medical equipment archives.

Keywords： Medical equipment; Hospital grade review; Archives management; Standardization

醫學裝備管理是醫院等級評審的重要內容，其文檔資料檢查占醫學裝備管理的80%以上。[1]醫學裝備管理檔案的抽查歸根結底就是對醫院檔案管理規范化、標準化工作的一次全面檢驗，在醫院等級評審中有著重要作用和意義，是醫院等級評審的內在要求。[2]

1 醫學裝備檔案管理工作中存在的問題

1.1 重視程度不夠，缺乏統一管理。多數醫院中存在“重購置、輕管理”現象，對購置設備的日常運行監管、維修保養、周期性檢測、預防性維護、報廢等內容缺乏應有的重視。醫學裝備檔案管理保存不系統，不完整，間接增加了檔案管理難度，也易造成檔案資料缺失。

1.2 制度流程不完善，部門職責分工不明確。受醫院規模、設備數目等因素影響，很多醫院的醫學裝備檔案管理沒有明確的制度要求，缺乏清晰的操作流程。醫學裝備檔案管理的相關部門職責不明、分工不清，使醫學裝備管理部門在收集歸檔材料時協作配合不夠，導致資料收集出現遺漏情況。

1.3 歸檔內容繁雜、歸檔范圍不精細。隨著醫學裝備檔案內容快速增長，醫學裝備檔案容易出現缺失不全、整理歸檔類別不清、分析運用效率低下的情況。結合醫院實際情況，實施歸檔設備目錄和檔案內容的規范管理至關重要。

1.4 管理信息化程度不高。傳統的醫學裝備檔案收集、存儲、整理等工作費時費力，難以查詢和利用。通過引用合適醫學裝備管理系統，可以更加快捷、有效地實現醫學裝備檔案資源的共享，更利于提高醫院的社會效益和經濟效益。

1.5 管理人才缺乏、管理人員能力參差不齊。目前很多醫院從事醫學裝備檔案管理的人員多為非專業人員或兼職人員，檔案室管理員知識欠缺，能力參差不齊，溝通、交流困難，工作效率低下，在記載設備醫療詳細信息時容易出現遺漏、錯記等問題。[3]

2 推動醫學裝備檔案管理規范化的措施

2.1 加強宣傳，提高全體檔案管理人員檔案管理意識，加強統一管理。以醫院等級評審為契機，真正做到“以評促改，以評促建”，反復宣傳檔案管理在醫院等級評審中的重要性，提高全員特別是領導層的檔案管理意識，取得領導和職工對檔案工作的支持，為檔案的規范化管理打下良好基礎。對此，需采用“統一管理、集中建檔、分級負責”的醫學裝備檔案管理原則，實行醫院、醫學裝備科及使用科室三級管理。

2.2 完善醫學裝備檔案管理制度流程，健全組織、明確分工。明確的制度和流程是做好檔案管理工作的基礎。[4]在完善醫學裝備檔案管理制度時，遵循集中統一管理的原則，根據實際制訂了醫學裝備從論證、招標、采購、驗收、培訓、使用評價、日常維護保養，到后期報廢處理及轉讓與捐贈等一系列覆蓋醫學裝備管理全過程的管理制度與流程，并建立醫學裝備檔案管理制度，督促各科室開展制度流程培訓學習，使醫學裝備檔案管理工作有規可依、有章可循。

在完善醫院三級管理體系基礎上，加強對各部門各科室醫學裝備檔案管理工作的監管，并將醫學裝備檔案管理作為科室日常管理工作的重要指標，納入績效考核。明確使用科室在負責設備的日常維護保養的同時，必須做好設備日常運行監測、維護記錄;醫學裝備科負責對裝備購置、驗收、維修維護等檔案進行整合收集，通過明確的分工，促進檔案管理收集過程規范化。

2.3 細化醫學裝備檔案的歸檔內容、范圍，引入信息化管理系統，推動醫學裝備檔案管理信息化。（1）為了建檔規范方便，我院嚴格按照國家固定資產的類別并參照國家最新的“醫療器械分類規則”及“醫療器械分類目錄”中 68 碼的類別進行分類，對整機價格在1500元以上的儀器設備建立電子固定資產臺賬，整機價格在10000元以上的儀器設備均實行逐臺建檔，實現了建檔分類的規范化。固定資產臺賬包括：設備編號、名稱、規格型號、生產廠家、設備分類、使用年限、安裝日期、開箱驗收日期、生產日期、啟用日期、維修負責人、報廢進度、計量標志、強檢標志、檔案編號等，每臺設備對應唯一一張固定資產卡，打印并粘貼。

（2）在固定資產管理基礎上，我院引入醫學裝備信息化管理系統，包含驗收管理、庫房管理、臺賬管理、維修管理、統計分析等，從論證申購開始就建立電子檔案，實現從驗收審核、臺賬管理、日常維修保養、預防性維護保養到后期統計分析完備的電子檔案管理系統，管理者和工程師可以隨時查詢在賬設備所有的運行及維修保養情況，定期對全院設備故障率、維修保養、計量檢測等進行統計分析;操作者可進行網上報修、臺賬查詢等，實現了科室數據共享，為醫學裝備管理提供有力支撐，為醫院經濟效益和社會效益分析提供準確的數據支撐，實現醫院電子檔案管理的規范化。（3）醫院根據檔案管理流程，當設備開箱驗收、調試安裝、培訓考核完成后，逐臺建立紙質檔案，并進行分類和編號，醫學裝備檔案編號與固資管理系統內檔案編號一致。我院主要采取檔案集中管理模式，單個設備為主體逐臺建檔，從科室提交設備購置申請開始，以建檔時間及類別為位置索引進行建檔，醫學裝備檔案中包含設備購置申請、論證報告、購置合同、設備開箱驗收、現場調試、培訓考核、售后服務記錄等檔案信息，隨著設備使用過程不斷更新設備檔案信息，直到該設備報廢時停止更新。

2.4 加強醫學裝備檔案管理隊伍，提高醫學裝備檔案管理人員能力。我院組建了一支穩定的專兼職檔案員管理隊伍，醫院設立專門檔案管理機構，醫學裝備科設立獨立檔案室及專職檔案管理員，每個臨床科室以科室主任為第一責任人，設立一名兼職醫學裝備檔案員，專門負責本科室醫學檔案材料的收集;由醫學裝備科定期組織兼職檔案員進行檔案知識及醫學裝備管理知識培訓;加強對科室醫學裝備檔案管理工作的督導檢查，并指導他們對醫學裝備第一手的原始資料進行有效及時的收集和整理，不斷提高醫學裝備檔案管理人員科學管理意識和整體素質，提高效率和執行力，有效地降低了醫學裝備檔案規范化管理的難度。

3 結語

醫院等級評審是推動醫院醫學裝備檔案管理工作的規范化良好契機。醫院等級評審“持續改進”的理念要始終貫徹到醫學裝備檔案管理中，借助信息化手段，不斷推動醫學裝備檔案管理工作水平的穩步提高，進而推進醫院更加科學、規范和有序的發展。

參考文獻：

[1]張超群.軍隊綜合醫院等級評審中做好“醫學裝備管理”迎評工作探討[J].醫療衛生裝備， 2012， 33（12）： 94-95.

[2]孫德卿，張婧，陳琦，王躍.新時期醫院醫療設備檔案管理策略[J].生物醫學工程學進展，2020，41（01）：52-54.

[3]周學武.我院醫療設備檔案管理的做法和體會[J].生物醫學工程學進展，2011，26（06）：88-89.

[4]孫少環，鄭理華，陳宇珂，李 敏.醫院三甲等級評審中規范醫療設備檔案管理的體會[J].醫療衛生裝備，2014，35（06）：145-147.

（作者單位：南陽醫學高等專科學校第一附屬醫院 來稿日期2020-06-19）