公關新人如何培養基礎溝通能力

王兵

對多條關鍵信息之間的關系進行排序，應優先使用羅列、歸納等簡單方法，和短語、短句進行陳述，而盡量少使用推理、演繹等復雜方法，及長句、復句進行陳述

每年畢業季，大學生就業的話題就會被更多討論。其中，公關行業以相對旺盛的用人需求吸引了不少新人。不過，一些基礎能力準備不足，比較典型的如溝通能力，這個公關人最常用、最重要的工作能力，卻讓部分行業新人感到頗有挑戰。

要知道，公關人幾乎是全天候地與各種工作對象保持溝通狀態。來說兩個溝通實例：實例1，有一次我去一所大學給學生做分享，開場時請幾位同學介紹自己，這個看起來比較簡單的互動卻讓我挺意外，因為大部分同學連自己名字都沒提到。實例2，一位行業新人申請加入我創建的群，我讓他進群后介紹一下自己，然而他的介紹不僅沒有提到自己是誰，也沒有就職公司、負責什么工作等信息。

在近幾年的實際工作接觸中，我發現類似的情況并非個案或少數，而是有一定的普遍性。為此，圍繞行業新人如何培養自己的溝通能力，我談幾點個人心得。

第一個工具是關鍵信息管理：一是對關鍵信息點或者信息條進行梳理，即我們在溝通中要表達的關鍵信息包括哪幾點或者哪幾條？二是上述若干點或者條關鍵信息之間的關系是什么？然后根據關系進行邏輯排序。三是從文字陳述上檢查單點或單條信息所要表達意思的準確性與完整性。

當中，我有一點比較深切的體會，對多條關鍵信息之間的關系進行排序，應優先使用羅列、歸納等簡單方法，和短語、短句進行陳述，而盡量少使用推理、演繹等復雜方法，及長句、復句進行陳述。用一個A、B組對比的陳述例子來具體說明。A組的陳述：對于某某事，因為什么，還有什么，以及什么，但是什么，又如何，所以……;B組的陳述：對于某某事，我有幾個看法：1是什么，2是什么，3是什么……總的來說，就是什么……這個對比中，A組屬于使用推理和復句，而B組則使用的是羅列、歸納和短句。很顯然，對大部分人來說，B組會更容易準確表達，也更方便被理解。

第二個溝通工具是主謂賓檢驗。所謂主謂賓檢驗，就是當我們把一組或一段文字寫好后，可以用劃分它的主語、謂語和賓語來檢驗、對照與我們真正想要表達的意思是不是一致的。它的使用場景，更適合使用了推理、演繹，和長句、復句進行陳述的情況，會是更有助于提高溝通質量和效率的補充方法。我曾經多次遇到的一種情況是，不少有行業資深經驗的人，在日常工作文件中寫出來的文字、語句，和其原本要表達的意思恰恰相反。這不僅會讓溝通不順暢，更會帶來一系列的不良影響。主謂賓檢驗這個方法，就是我應對這種教訓而采用的。

第三個工具是“5W1H”，即“何時何地何人因何如何做了何事”。它是幫助我們把關鍵信息點或者信息條陳述準確、完整的最常用、最有效工具。我以前帶新人的時候，第一件事是讓其參與項目會議并寫會議紀要。如果事先不提供會議紀要模板，往往會寫得比較凌亂，諸多關鍵信息漏掉，寫錯的情況更多。而提供了會議紀要模板后，哪怕是新人，基本上也能在會后半小時到一小時就完成會議紀要，而熟悉會議背景或有經驗的人，能在會議結束后即時完成紀要的撰寫，會議溝通的有效性能得到充分保障。這個會議紀要模板，就是采用了“5W1H”方法設計的，包括什么人參加了何時何地召開的什么主題內容的會議，不同的人在會中分別承擔了什么角色，就什么事項進行了討論，結論有哪些？后續需要由誰去做什么、什么時間完成……