話說檔案（4）：檔案的“危”與“機”

任漢中

摘? 要：新冠肺炎疫情對檔案部門的影響有“危”有“機”。檔案部門將疫情危機轉化為契機，克服館藏結構的短板，建立有效的信息傳播系統。

關鍵詞：新冠肺炎疫情;危機;契機;信息傳播系統

Abstract：The impact of COVID-19 on the archives department is "dangerous" and "opportunity". The archives department turned the epidemic crisis into an opportunity to overcome the shortcomings of the collection structure and establish an effective information dissemination system.

Keywords：COVID-19; Dangerous; Opportunity; Information dissemination system

一場新冠病毒肺炎疫情的暴發，正常的社會生活被迫按下暫停鍵。在經過了艱難的百日“蟄伏”之后，回望檔案部門在應對重大社會事件時的表現，可以說，有“危”有“機”。

首先，檔案部門仍是被動應付。18年前的非典疫情之后，檔案部門并沒有從中汲取教訓并建立突發事件應急機制。此次疫情期間，檔案館關門，業務工作停擺，整個行業歸于靜默。在各路信息平臺大比拼的關鍵時刻，檔案部門在預警、應急、公關和善后等危機處理過程中卻無法提供有效的信息支持，再次當了回“看客”。如果說非典時期表現不佳，18年后仍未見積極變化，只能說沒有重視危機之后的成長機會。

其次，檔案資料的收集機制運轉失靈。俗話說：“養兵千日，用兵一時”。突發事件中，社會公眾的信息救助渴求成為一種剛需，這正是對館藏建設的檢驗。然而，檔案館被迫閉館停止服務，不是不想有所作為，確因“囊中羞澀”，巧婦難為無米之炊，這折射出平時的檔案收集工作就潛伏著危機。疫情中產生的信息是海量的，而大量有價值的信息資源并不能順利地進入檔案館，甚至有可能自生自滅（如網絡平臺上的信息）。由于缺乏強有力的應急機制，疫情中大量重要的核心的信息材料，檔案部門想收也收集無門，有時只能收集一些抗疫中的物品當“檔案”。明知這些貌似檔案的“檔案”，并沒有多大的信息價值，但總得“有所作為”啊。工作中有失誤并不可怕，而可怕的是一而再，再而三的找不到問題的癥結和突破的方向，也就難免關鍵時候掉鏈子的事情再次發生。

再次，檔案部門在數字生活中“涉世未深”。一場疫情造成線下活動停擺，人們不得不高度地依賴線上生活，而數字生活確實功能強大，深刻地改變了人們的生活方式。其實這些變化早已出現在我們的日常生活之中，只是沒有感受這么深刻。在抗疫過程中，各大信息平臺在傳達政府信息、保障群眾生活、利用大數據排查疫情、記錄人員活動軌跡、防疫物資調度分配等方面發揮了重要作用，同時，網絡也成為了信息大比拼的戰場。而檔案館關門無法正常開展檔案服務，多年組建的信息平臺也缺席了防疫過程中的“線上生活”。檔案部門對于涉足線上的檔案信息服務畏手畏腳，裹足不前，遲遲未能實現檔案信息上網。日本情報學家古場常昭曾說過：“往往有這樣的情況，一個準確度百分之百的情報，其價值還不如準確度百分之五十但贏得了時間的情報。”準確度不容懷疑的檔案資源如果輸在了傳送時機上，其優勢也會大打折扣，檔案資料因此被社會公眾忽略也就成為大概率事件。檔案部門只有盡快深入“線上生活”，才能重塑社會信息服務主力軍的形象。

最后，檔案工作者在疫情中缺乏競爭和創新意識。面對急劇變化的社會，檔案部門未積極主動地參與社會競爭。局部的“巨嬰”特質，出現了疫情襲來，被動應付，疫情之后，濤聲依舊的窘境。

古人云：“智者慮事，雖處利地，必思所以害;雖處害地，必思所以利。”我們也不必為檔案部門在抗疫過程中不盡如人意的表現而悲觀，有“危”必有“機”。后疫情時期，總結經驗教訓、調整發展機制、增強防災減災能力的信息需求空間巨大，也是重要的發展契機。

第一，將疫情危機轉化為契機。將危機管控引入到檔案工作機制中，要有應急預案。既要做冷靜的觀察者和記錄者，建立高度靈敏、準確的信息監測系統，搜集、分析和處理信息并建檔保存，又要增強決策咨詢能力，服務后疫情時代的信息需求。

第二，克服館藏結構的短板。檔案部門要看到檔案館藏結構的短板，采取有效手段收集一切形式的原始記錄，建立抗疫中最完整的檔案資源，力求能全面立體地還原疫情發生的全過程，創建專題檔案資源庫。

第三，建立有效的信息傳播系統。做好后疫情時代的傳播溝通工作，加強信息的披露與公眾的溝通，營造積極樂觀的輿論環境，弘揚疫情中表現出的民族精神，增強社會公眾消除消極影響和抵抗風險的能力。

（作者單位：湖北大學歷史文化學院? ?來稿日期：2020-06-20）