工作流技術在學生工作管理信息系統的應用

鄭業強 王高才

摘要：針對工作流技術的定義及特點，結合學生工作管理信息系統的開發過程，利用工作流建模工具建立業務流程模型，以學生工作管理信息系統中的應用子系統為例，分析工作流技術在學生工作管理信息系統中各個環節之間的自然邏輯關系，列舉工作流技術在學術工作管理信息系統子模塊的應用。

關鍵詞：工作流技術;學生工作;管理信息系統;應用

中圖分類號：TP311? ? ? 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）23-0116-02

1 引言

學生工作管理信息系統不僅要處理好各個環節的事務，還要把學生事務處理過程中的各個環節連接起來，使上一個環節的結果能夠傳遞到下一個環節進行處理和利用，使每個環節之間都有著天然的邏輯聯系[1]。

工作流技術是當前計算機應用領域和計算機信息技術領域迅速發展的一項新技術。工作流技術的應用能有效保障教務管理系統中不同用戶的操作流程對系統穩定性，避免用戶的需求操作出現與常規的操作流程不一致的情況。近十年，工作流技術的研究工作已經在國內許多領域得以開展，但將這項技術應用于高校教務系統研發的案例不多。

為解決學生工作管理信息系統中流程多樣、流程煩瑣、流程不清晰等問題，通過研究工作流技術在學生工作管理信息系統的應用以及產生的問題，分析工作流技術在學生工作管理信息系統中各個環節之間的自然邏輯關系。目的是將業務流程分配到明確角色，明確職權，明確任務分工，并根據特定的規則和程序執行并監控這些任務，以提高工作效率。

2 工作流技術

2.1 工作流定義

工作流管理聯盟（WFMC）給出工作流的定義為：為了提高日常工作效率，由具體的任務和角色所構成的工作流程將遵循特定的流程規則，使其能根據預期的流程自動運行，實現人員和任務的協同處理，這種流程就是工作流[2]。

工作流是基于案例的，而工作的每一部分都是對特定事例的執行。工作流需要指出需要執行哪些任務以及執行次序;執行次序決定了需要在模型中指定的關系條件。例如：獎助學金申請、違紀行為處理或者對個人信息的添、刪、改等，事例是通過按一定的順序執行任務來處理的。現以獎助學金申請為例，對工作流管理系統運行的三個階段進行分析，主要有：

1）建模階段：工作流建模工具把獎助學金申請建立為計算機可讀寫程序;

2）實例化階段：將獎助學金申請流程進行創建對象編程，實現業務流程的調度及切換，并根據一定的工作流程權限，生成任務。通過創建對象，為獎助學金申請流程處理提供相關信息及數據資源;

3）運行階段：學生和教師參與任務發起、審核等，系統根據不同的角色權限調用不同的內部或外部應用程序，以此解決獎助學金申請的問題。

2.2 工作流參考模型

傳統的工作流管理系統由以下構成：流程定義工具、工作流引擎、流程管理工具[3]。WFMC提出了一個工作流參考模型[4-6]，對工作流系統的結構、相關接口及特點（如表1所示）進行了規范，實現了工作流技術的使用的統一性。圖2為工作流參考模型。

3 學生工作管理信息系統功能

當前，高校的學生工作管理覆蓋面廣，工作量大，業務繁多，程序復雜、多變。但是，學生工作管理部門人員配備較少，甚至部分高校輔導員配比未達到教育部等相關文件要求，在這樣的情況下，學生工作管理部門的教師們承受了巨大壓力，當面臨較多的學生事務工作時，就可能會忽略一些事務或容易造成失誤出現很多工作上的問題。

較多高校的學生工作管理信息系統由系統首頁、教師隊伍和學生信息維護及修改、評優評先、學生考試成績及綜合測評、學生資助信息、違紀處分、勤工儉學、團建黨建、學生公寓安排及維修、實習就業、心理健康信息的采集錄入等功能模塊組成。其系統功能結構如圖3所示。在學生工作管理信息系統設計開發中，對主要業務進行對象系統描述，建立邏輯模型尤其重要。對學生工作管理信息系統主要用戶：系統管理員、教師（行政管理者、班主任、輔導員、任課教師）、學生，具體描述系統要“做什么”，或者說具有哪些功能。

4 工作流技術在學生工作管理信息系統的部分應用

工作流平臺由工作流引擎和互相聯系的接口服務組成。它為業務流程的操作提供各項接口及服務，與特定的業務程序無關，只負責流程邏輯的定義、分析、實現、監控[7]。

通過工作流技術，可以將各種學生工作管理流程整合起來，而學生工作管理系統的不同業務流程，往往也是可以通過處理文檔和表單的數據進行實現的。隨著業務的發展，一個實例通常由一個或多個角色按一定的順序完成，從而就需要處理多個表單或文檔。通過處理表單或文檔，其實就是處理過程信息和結果數據，進一步實現對業務過程的智能控制。

4.1 系統目的

傳統的學生工作管理信息系統協同工作能力較弱，工作流程僵化。在實際的操作中，往往會對每個模塊進行單獨的數據處理，這樣經常會出現數據不一致。如果一些管理規則發生變化，傳統的學生工作管理信息系統就不能按照新的規則工作。例如，獎助學金申請，傳統的系統只能按程序設置的順序操作，不能根據實際情況更改申請變更審批轉發工作。它不能等同于基于工作流的學生工作管理信息系統。一旦發起者發送進程（學生獎助學金申請），它將根據設定的規則在網絡中自動中繼轉發和處理信息，不必對進程的流程負責。使用工作流后，學生工作管理將更加高效，事務處理將更快更強。

4.2 獎助學金申請系統模塊應用分析

學生工作管理信息系統中的獎學金申請子系統模塊符合工作流特征，使用SHARK引擎開發。

1）角色權限和功能描述

獎學金申請：學生進行獎學金申請，填報申請、提供相關材料，包含添、刪、改等其他維護功能和送班主任或者輔導員審核功能。

獎學金審核：由輔導員或班主任，組織成立班級獎助學金評議小組，對學生申請材料和評選資格進行審核及班級民主評議，包含申請信息添、刪、改和結果維護、送審等其他功能。

獎學金申請結果錄入：學校及院系獎助學金評審工作領導小組對學生申請材料、評選資格和班級評議結果進行審核。并召開黨政聯席會及相關工作領導小組評審會，確定結果。包含對學生提交的申請信息添、刪、改和結果維護、送審等其他功能。

學校審核：學校對于各申請人申請信息、材料進行審查和結果維護、修改等功能。

2）工作流程分析

學生注冊相關信息、維護信息，進入系統，系統根據學生提交的相關數據，自動分析、識別并給予相關的權限，如學生具有獎助學金申請的權限，填報申請表、提供相關材料，然后提交給下一流程管理（班主任或輔導員）。

具體業務管理人員（教師）登錄進入系統，系統自動分析、識別并給予相關的權限。具體業務管理人員（教師）組織成立班級獎助學金評議小組進行班級民主評議，對學生申請材料和評選資格進行審核。滿足要求、符合相關文件及程序，維護評審結果，并提交下一流程管理，否則退回上一流程。

院校管理人員登錄進入系統，系統自動分析、識別并給予相關的權限，管理人員根據黨政聯席會及相關工作領導小組評審會，進行結果維護。符合即結束申請，不符合退回上一流程，呈修改狀態。

學生獎學金申請模塊是對學生進行申請，對不同審批的申請進行轉換，生成各級意見審批報告。模塊中申請審批流程使用SHARK引擎開發，學生通過Wed方式輸入信息并申請。院校領導審核，學校批準申請。經審核，申請書提交學校學生資助管理中心。如果申請不符合要求，則從相關申請介紹中轉出。獎學金申請系統模塊包括信息申請綜合處理、統計分析、流程審批、報表生成和打印。由管理人員操作，學生登錄系統wed進行查詢。

5 結束語

基于工作流SHARK引擎在學生工作管理信息系統運用，使學生工作管理信息系統的業務流程、職責和權限更加清晰、程序更加規范，處理業務流程的效率得到改善。與傳統的管理信息系統相比，它具有更實際的操作效果，尤其是在工作模塊中，讓前后業務流程更加緊密聯系，讓運行更加規范。工作流技術應用于學生工作管理信息系統，將有利于提高工作效率。

參考文獻：

[1] 趙中樞.工作流技術在教材管理系統開發中的研究與應用[J].軟件工程師，2014，17（3）：38-39，33.

[2] 曾理.基于Petri網的稅務流程管理系統建模與分析[D].淮南：安徽理工大學，2018.

[3] 歐陽廣津，武彤.基于JBPM的在線流程設計器的研究與應用[J].計算機技術與發展，2018，28（7）：29-33.

[4] 金敏輝.校園學生工作管理系統的設計與實現[D].杭州：浙江工業大學，2013.

[5] 王穎.基于工作流的辦公自動化系統研究與設計[J].機械工程與自動化，2009（1）：30-32.

[6] 孟祥智.學工信息管理系統的設計與實現[D].西安電子科技大學，2016.

【通聯編輯：李雅琪】