中小學檔案管理創意服務的開發及應用

馮嘉琳

摘要：針對目前中小學檔案管理工作單一、被動等問題，提出“中小學檔案管理創意服務”概念，在“校園記憶”理念驅動下，結合中小學教育教學管理、校園文化建設需要，創新檔案思維，將檔案知識納入德育及生涯教育，開拓檔案校本課程;鏈接校園文化宣傳工作，開發檔案創意產品;并建議參考UGC城市記憶項目，通過師生共建共生，豐富學校檔案館藏資源。在創意服務中充分激發檔案活力，促進學校未來管理。

關鍵詞：中小學校 ?檔案管理 ?創意服務

中圖分類號：G273 ?文獻標識碼：A ?文章編號：1009-5349（2020）16-0129-02

在國家教育政策越來越重視校園文化建設的大背景下，中小學檔案管理工作被擺在越發重要的位置。鑒于當前中小學檔案管理仍處于傳統的基礎工作階段，又苦于文獻資料、網絡資源中缺乏對中小學檔案管理創新理念的指導和經驗介紹，故此大膽探索檔案管理在中小學校中的新模式，研究檔案管理創意服務的開發及應用，期待激發檔案活力，更新工作思維。

一、中小學檔案管理創意服務的提出

（一）背景

在現代化教育政策指導下，各學校日益注重校園文化建設，渴望挖掘校史資料，提煉文化內涵，宣傳辦學特色。校園文化建設工作的重任直指檔案室。但是，目前學校檔案室仍以檔案的收集、整理、查檔等基礎性傳統工作為主，對檔案利用、信息開發等工作開展甚少。因而，在校園文化建設浪潮中，大部分學校檔案室及檔案管理人員未能充分發揮檔案服務真正的價值與應有的作用。

因此，在校園文化建設需求下，應在中小學檔案管理工作中充分開發創意產品，提供創意服務，發掘學校檔案室豐富的館藏資源，將特色辦學成果展示出來，在檔案信息載體上收到完整良好的宣傳、育人效果，讓檔案不僅發揮憑證作用，而且能真正為學校教育教學管理、校園文化建設服務。

（二）中小學檔案管理創意服務的概念

中小學檔案管理創意服務是在文化產業創意服務范疇和“校園記憶”理念驅動下產生的，即結合校園文化建設需求，借鑒社會檔案、“城市記憶”的服務方式，在中小學檔案管理工作中開展創意服務。它強調在基礎性工作之上，將檔案思維、檔案管理工作貫穿校園文化建設始末，為學校教育教學管理決策與工作實施提供服務。

具體來說，開發檔案管理創意服務，包括多角度、多形式地開發學校檔案資源，充分調動檔案管理人員潛能，最大限度發揮檔案在中小學校園文化建設和青少年道德素養教育中的作用，鼓勵檔案參與學校管理和未來發展，實現檔案管理與學校形象宣傳、文化底蘊養成、育人共贏，最終達成檔案與教學管理并進、檔案與文化傳承相融、檔案與師生成長相伴的中小學檔案管理模式。它的外延包括創新檔案工作思路、檔案管理思維后所出現的一切適用于中小學校檔案工作并有利于學校單體甚至教育系統持續發展的成功實踐。

二、開發中小學檔案管理創意服務的重要意義

（一）充分激發檔案的文化傳承活力

檔案是校園文化固化的印記。它記錄校園內日常活動，還包括一切與教育教學有關的措施、制度，以及學校的歷史、傳統、校風等。解鎖塵封的檔案，開發創意產品，提供創意服務，讓檔案“活”起來，成為校園文化展示的承載品，讓文化傳承更具有活力。

（二）有效改善學校檔案工作現狀

部分學校檔案室設立匆忙，檔案室管理沒有系統納入學校綜合管理范疇，檔案除了憑證查考并無其他利用功能，檔案管理孤島化，檔案工作呈現單一性、滯后性、非主動性特征。提出檔案管理創意服務，將被動服務變為主動服務，能有效改善中小學檔案工作存在的這些問題。

（三）利于改變檔案員崗位邊緣化現象

創意服務為檔案管理人員提供了多路徑發展的可能。要求檔案管理人員具有新聞傳播、教育管理等相關知識，能夠策劃主題、構思產品、設計活動，強調復合型人才的建設。這區別于純手工、低智能、機械化的傳統檔案工作，有利于改變檔案員崗位邊緣化現象，讓傳統檔案工作突破束縛，讓中小學檔案管理從微觀走向宏觀，從單面走向立體，從靜態走向動態。

（四）用檔案思維促進學校未來管理

開發中小學檔案管理創意服務，將檔案思維貫穿到教育教學管理工作的方方面面，將影響到學校活動的頂層設計，對學校決策、學校的未來發展無疑具有指向性意義。師生參與校園記憶的共生共建，檔案將被賦予新的價值與功能，學校的未來管理將更有溫度，更現廣度，更具深度。

三、檔案管理創意服務在具體實踐中的應用

（一）將檔案知識納入德育課程體系

創意服務應用中，檔案管理工作者走進學校課堂，將與師生息息相關的檔案知識傳授出去，充分發揮教育教學的輔助功能，符合基礎教育學段育人目標。

一是開設檔案校本課程。挑選適合中小學生掌握的檔案基礎知識，如個人檔案的重要性、檔案生成過程、分類存檔方法等，形成教學思路，將檔案知識編成校本課程內容，運用班會課、專題講座等形式將檔案課程定期化、系統化，成為學校特色課程之一。

二是指導學生創建成長檔案。結合時下興起的生涯教育，指導學生制作個人成長檔案袋，主要收集包括在校期間學習成績、品行表現、參與課外活動等的文書資料、圖表信息，影像及獲獎證書等實物檔案。按學習檔案、校園生活記憶檔案、健康（病例）檔案等類別，指導學生分類整理、立卷編號，讓學生自己動手整理檔案，了解檔案的重要性。檔案作為個人成長的印記，記錄著個人發展的曲直線、人生重要事件。創建成長檔案，有助于培養學生成長管理意識，體現學生個性特長，幫助學生自我認識和自我覺醒。

三是建立檔案體驗工作坊。把檔案室、校史館作為校內學生德育基地，增設檔案體驗工作坊。將檔案體驗納入綜合實踐，讓學生參觀檔案生成過程，實踐、模仿，進行體驗式學習，拓展學生實踐經歷。學生可以將成長檔案袋寄存在檔案工作坊，檔案工作坊也可以因地制宜地設置“寄給未來”、記憶儲蓄銀行等服務功能，豐富學生成長檔案的內容，真正達到檔案輔助德育的作用。

（二）豐富校園文化的展現內容

檔案管理創意服務的“創意”在于，從檔案中挖掘有重要意義、有傳播力、有影響力的專題素材，豐富檔案對外展現的內容。

一是展現學校精神理念、辦學特色。檔案體現著學校的辦學歷程，記錄著學校發展的經驗、成績。校史信息、榮譽資料，尤其是教學活動中歷來活躍的部分，往往是學校辦學特色所在。如有的學校擅長培養學生藝體特長，有的學校主抓學科教研，有的學校學生在課外活動比賽中頻頻獲獎，等等，這都是學校教育教學過程中經歷沉淀、培育逐漸形成和強化起來的。挖掘出來，就是校園文化核心所在，其展現出來的堅持、奮斗、創新等精神就是學校文化背后的精神理念。檔案管理中通過閱讀、匯編資料了解學校歷史，深探辦學特色，開發凸顯本校特色的主題檔案產品，借用長廊、校道展覽資料，或者組織校史專題講座，在校園建筑、校園風景中融入學校特色模型設計等，一改單靠封閉式校史館的局面，開放地為展示校園文化服務。

二是展現校園主題特色活動。檔案管理有規劃、有意識地參與校園活動，創造性地與學校宣傳工作相結合，參與活動宣傳、策劃，挖掘與活動相關的館藏檔案資料，尤其是生動再現歷史的聲像檔案，經過精心整理和編輯，實現檔案“復活”。讓檔案信息與新聞信息相關聯，利用歷史檔案挖掘新聞，重組出人們關注的、真實的、帶有歷史感和邏輯性的信息，使其更具可讀性。結合節慶、校慶或者入學、畢業季、教師節等特殊時間節點，運用“舊聞+新聞”的模式進行巡回式宣傳。如配合教師節進行“優秀教師檔案”巡禮活動，展示先進事跡、工作手記、教師照片、教學檔案等，也可以匯編優秀課例、優秀教案、論文集等教師科研成果。根據教學成果展示需要，還可以策劃歷年高考成績龍虎榜、學生優秀科技作品集等。同時，廣泛利用校園廣播、宣傳櫥窗、展板、電子屏幕、微信公眾號、新聞媒體等宣傳媒介，或者效仿高校制作文化衍生品，印制明信片、書簽、卡片帖等小物件，讓學生把校園記憶帶回家。

（三）豐富檔案館藏資源

中小學檔案管理可以參考UGC模式，利用網絡媒體形成集體檔案，征集校史資料，讓師生不僅成為檔案資源的使用者，也成為學校檔案的擁有者和創造者。

1.利用校園公眾平臺形成集體檔案

長期以來，學校的影像檔案主要來源于學校宣傳部門，影像內容由學校宣傳部門主導。加上傳統檔案工作環境下，檔案管理者不直接參與學校教育教學活動、校園師生活動，影像檔案存在記憶不完整等問題。活動影像具有不可復發性，一切校園活動結束即終止，如果沒有很好記錄，則無法再現。

近年來，教師群體趨于年輕化，喜歡到社交媒體上曬班級照片、活動資料等，好的影像資料還會被廣泛傳播到校內外的網絡平臺，有效地宣傳了班級文化、集體形象。選擇一個校園社交平臺，制定上傳規則，鼓勵師生上傳班級合影、特色活動圖片集、個性學生作品等，檔案管理員到社交平臺閱讀信息，甄別資料的可用性，判定存檔價值，隨后下載、入庫、歸檔。鼓勵廣大師生參與共建校園檔案，增強校園文化的傳播影響力。

2.借助社交媒體征集校史資料

過去因設備落后，中小學校中不少珍貴檔案未保存，甚至出現遺失。因此一般學校校慶活動期間，會發出郵件邀請校友聯系母校提供校史資料，往往采取公布郵寄地址、個人郵箱等單向渠道收集資料。這種征集方式受時間、地域、傳播手段等因素影響，不夠方便快捷。在當下檔案管理工作趨于成熟的環境下，學校可以參照“我的城市記憶”等UGC項目案例，利用社交平臺向廣大校友征集校史資料。在學校官方網站、微信公眾號、微博等對外平臺上，設置一些互動性欄目和專題，如“我的校園記憶”“我的畢業照”“最值得紀念的一個校園故事”等，供廣大校友上傳或者投稿。檔案管理人員定期進入社交平臺，與網友互動、致謝，擴大征集影響力。

四、結語

延以傳承優良，展而開拓智慧。檔案作為一種信息資源，是學校的無形資產。開發檔案文化產品，創新檔案應用服務，將學校檔案由無聲變有聲、從沉睡到喚醒，讓學校檔案管理工作由單一變豐富，從被動到主動。提出中小學檔案管理創意服務概念，發現開發創意服務的意義，探討檔案管理創意服務在中小學中的實踐與應用，對未來培養復合型檔案人才、創新檔案服務概念等具有重大價值。

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責任編輯：孫瑤