高校推行財采資一體化應用管理研究

吳杉 韓劍鋒 薛明霞

摘 要：財采資一體化以信息網絡為平臺，改變傳統工作模式，實現財務、采購和資產管理的規范化、流程化、陽光化、精準化，全面提升服務質量和管理水平，更是為學校的發展提供強大的助力。

關鍵詞：高校;財采資一體化;應用實踐

隨著我國高等教育事業快速發展和各高校自身品牌化、專業特色化建設等需求，各高校每年都要投入大量資金進行教學、科研、實驗設施建設和購置數量龐大、種類繁雜多樣的教學科研儀器設備來不斷滿足學校日益增長的教學科研需求。

因此，經過若干年學校發展下來，各高校積累了海量種類繁多、技術參數繁雜、多校區流動、多用途或專業使用的資產。為實現規范化、精細化和專業化管理，分別成立了專門負責集中采購的采購部門和統一管理資產的資產管理部門。但這些資產的信息對于與之相關的財務、資產、采購部門卻是各自為政管理的。盡管目前各高校為進一步提高管理效能，已進行不同程度的信息化建設，財務、采購、資產部門分別建設了自己的信息化管理系統，但仍然基本是系統孤島，未能實現數據信息共享共用。

一、發展現狀

1.財務信息不精準

現代高校經費來源日趨多元化，不但有正常的國家財政撥款經費和學費收入，還有社會（包括個人）捐贈、科研經費、貸款和其他各項非稅收入等資金。這些經費支出涉及學校各黨政機構、群團組織、教學院系、科研機構等部門，也包括教職工個人，因此經費支出項目根據需求的不同也是多樣化。而且各資金歸口管理部門（個人）所管理的預算資金分配、預算執行等情況是一個動態變化過程。但目前高校財務部門不能做到實時掌握每項預算經費的執行進展情況，預算項目內容不能很好地細化和控制，只能等到經費預算（使用）部門和個人去財務部門申請或報賬時才能獲得相關信息。由于財務部門只對首次在資產管理部門辦理完入庫手續的資產辦理入賬手續，在后期維護保養中的部分大型和高價值儀器的重要零部件（價值較高）新增或更換卻按照材料或者單獨資產入賬，導致原固定資產的總體價值被嚴重低估。另外，還有入賬名稱與資產管理部門入庫登記名稱不一致、集中報賬時零散資產在資產管理部門遺漏登記入庫而被夾雜在其他票據中完成報賬等情況，最終造成賬實不符。

2.采購管理存在漏洞

高校大部分資金都納入財政預算，用于采購（含集中采購和零散購置）的內容除了貨物等實體，還涉及各類服務、工程等，包括儀器設備、學生實習、知識產權、后勤應急維修改造、安保服務、書籍資料出版印刷、會務接待、危化品購買等。在日常工作中，經常會發生一些采購項目因臨時性和突發性，且或多或少可能存在時間的緊迫性、種類的多樣性、需求的特殊性等因素，不能科學合理安排采購計劃，導致大項化小分拆采購、無秩序采購、同功能設備重復采購風險増大。隨著學校的可持續性發展和自身品牌化、專業特色化建設等需求，對資產的投入不斷增加，采購業務呈現多元化態勢，但很多高校還停留在傳統的采購模式上，需要重復性簽字審批、甚至回溯到財務部門重復簽字、流轉效率低等情況，導致采購相關工作量大大増加和重復。部分項目負責人對項目經費來源界定不清、對采購標的性質不能準確定位，導致采購在方式的選擇、合同的訂立方面存在合法性及規范性漏洞。采購部門只能掌握和安排大項預算采購計劃，不能全面跟蹤掌握學校各部門預算情況。

3.資產管理信息不完整

高校因教學專業眾多，又需兼顧科研工作，且學生要集中學習和生活，因此所涉及包括的資產種類繁多、涉及面廣、數量龐大。資產管理系統是學校、使用部門兩級動態管理，分為固定資產、低值耐用、易耗品等管理等系統。在對資產進行入庫和管理時，會出現因教育部標準（16大類）和財政部標準（6大類）對資產的分類不同導致與財務部門入賬分類不同、入庫登記名稱與財務部門入賬名稱不一致、入庫信息不完整、驗收不全面、核準數據錯誤和部分資產遺漏登記等問題，不能全方面、準確地反映出資產在財務、采購與資產管理部門的數據信息一致性。同樣，資產管理部門對于學校各部門財務預算執行情況和采購計劃執行情況缺乏全面、及時有效的信息跟蹤和掌握，使得資產管理工作相對被動和滯后。

為提高高校經費使用效能和資產信息一致性、完整性和連貫性，規范和完善立項、審批、預算、采購、簽訂合同、驗收、資產入庫、財政入賬、資產管理、資產處置銷賬等一系列流程，消除財務、采購、資產部門之間的信息壁壘，借助數字化校園平臺，將財務系統、招標采購系統、資產系統深度融合和互聯互通，推行財采資一體化應用，通過系統間信息相互自動流轉推送，實現高校資產數據信息共享共用，構建貫穿高校資產全生命周期的管理體系，實現“數據多跑路，教職工少跑腿”的目的。

二、推行財采資一體化應用重要意義

1.實現資產信息全程一致性和完整性

推行財采資一體化應用，采購系統中的資產參數、資產名稱、價值、供應商、合同等相關信息會自動推送到財務系統和資產系統中，避免了資產系統入庫登記和財務系統入賬時重復相關工作，資產系統確定的資產分類、入庫時間、使用部門和保管人員等信息也會實時反向推送到采購系統和財務系統中，實現系統間資產數據的共享，從而使資產在名稱、分類、入賬（庫）時間、型號參數、合同、采購信息等等信息一一對應，保證實現了資產信息全程一致性、完整性和連貫性，即方便資產部門與財務部門的對賬工作，又對之后的資產計提折舊有很大幫助。

2.實現業務流程優化和提速

推行財采資一體化應用，通過系統銜接、開發手機端應用、信息推送、校驗核準、流程優化，實現信息自動流轉推送，大大減少人工紙質審批的流轉周期和重復性簽字審批，改變原有采購、入庫、報賬入賬登記方式，相關職能部門和有關人員不受時間和地點限制，在各環節上在線審批流轉，保證了項目連貫性，及時快速推進，提高工作效率。全流程所有相關數據皆保存在統一的數據平臺數據庫中，提升整個過程的透明度，以便審計紀檢部門調閱和分析統計。

3.便于預算控制和實時跟蹤掌握

推行財采資一體化應用，在進行資產購置預算申請的時候，就能從全校層面進行預算控制和跟蹤，在全校范圍內查詢相關聯資產，便于定性采購方向和用途。在執行過程中，財務部門、采購部門和資產部門也能實時掌握各環節信息，有效跟蹤每項預算執行情況、采購進展情況、履約驗收情況、資產入賬報賬等情況，從而有效整合資金流、采購流、資產流，極大提高核算工作的效率，幫助高校降低管理成本。在年末或下年初，對已完成和未完成預算項目情況進行歷史數據結轉，作為基礎數據，留在下一年度部門預算時參考使用，從而真正實現對預算、采購、資產管理的滾動式管理。

三、財采資一體化具體應用

財采資一體化應用致力于財務、采購和資產相互深度融合，打通財采資數據信息通道，實現資產信息共享共用。

年初高校各部門根據學校批準的采購項目和日常開支經費項目在財務部門申請預算經費，財務部門提請學校審核核定后在財務系統中給各個部門相應的項目設置批準的預算經費額度，并預留臨時項目應急經費額度，對于各個臨時突發性項目根據當時實際情況和項目特點劃轉相應經費即可。

部門（個人）根據預算項目在采購平臺上提交采購申請（包括所需經費數額、目標用途、商務條件、技術參數等信息），財務系統向采購系統推送申請采購項目的資金性質、余額等信息，同時凍結本次采購所需使用經費的數額。在采購系統中根據項目情況確定采購方式，經過學校相關領導和部門在線審批后，生成采購文件在學校網站發布公告采購或與當地公共資源交易中心辦理相關招標采購手續。確定中標供應商后，根據中標報價簽訂合同并上傳采購系統。而無須資產系統入庫的所購買貨物或服務等只在財務系統直接報賬完成或財務系統和采購系統中完成即可。

采購手續完成后，所采購標的物內容及其他相關信息推送至資產管理系統，系統根據標的物內容及其他相關信息自動進行標的物內容拆分和資產分類（人工修正）并在資產系統中建立標的物明細資產入庫的基礎登記信息。項目的部門（個人）在合同履約結束驗收完畢后，將合同標的物照片、各類票據、驗收報告等上傳至資產管理系統，補全入庫資產全部信息。系統根據入庫資產的詳細信息生成資產標簽（二維碼、條形碼、電子標簽），下載并打印資產標簽，粘貼在該標的物表面。

資產管理系統在資產入庫登記完畢后將入庫資產信息反推送回采購系統和財務系統，對該項目所使用的凍結資金進行解凍，自動完成財務部門資產入賬登記，財務系統根據采購合同、入庫信息、發票、支付方式等信息自動生成財務報賬憑證。財務部門只需審核報賬憑證，無誤后將合同資金直接支付到合同約定賬戶，并完成該預算項目的核算工作。

在高校的信息化建設過程中，財采資一體化以信息網絡為平臺，改變傳統工作模式，實現財務、采購和資產管理的規范化、流程化、陽光化、精準化，全面提升高校服務質量和管理水平，更是為學校的發展提供強大的助力。

參考文獻

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4.董琛.小額競價平臺在財采資一體化閉環控制中應用.財訊，2019（17）.（責任編輯：蘭卡）