加強醫(yī)院建設項目合同管理的有效途徑

莫笑迎

摘要：醫(yī)院經(jīng)濟活動的日益復雜和醫(yī)療市場競爭的加劇，導致建設項目的資金投入大幅增加，在建設項目對外簽訂合同過程中，由于管理不規(guī)范、監(jiān)管不到位，很容易引發(fā)建設項目管理風險。因此，要開展建設項目合同內(nèi)部審計工作，從建章立制、規(guī)范流程、明確職責、完善內(nèi)容四個方面加強建設項目合同管理，防患于未然，從而提高醫(yī)院建設項目管理水平。

關(guān)鍵詞：建設項目;內(nèi)部審計;經(jīng)濟合同;有效途徑

醫(yī)院經(jīng)濟活動的日益復雜和醫(yī)療市場競爭的加劇，導致建設項目的資金投入大幅增加，與此同時，伴隨的各類風險也日益增多。在整個建設項目過程中，合同的簽訂與管理被作為規(guī)范建設項目經(jīng)濟行為，保護單位合法權(quán)益不受損害，促進單位改善運營的重要手段，被醫(yī)院越來越重視，成為醫(yī)院內(nèi)部管理的重要內(nèi)容。因此，強化醫(yī)院內(nèi)部控制機制，應重點加強建設項目合同審計管理，以預防和降低潛在的經(jīng)濟糾紛和經(jīng)營風險。

一、建設項目合同管理過程中存在的問題

（一）合同訂立時間違規(guī)

《中華人民共和國政策采購法》第四十六條規(guī)定：“采購人與中標、成交供應商應當在中標、成交通知書發(fā)出之日起三十日內(nèi)，按照采購文件確定的事項簽訂政府采購合同。”但在建設項目合同審計過程中，經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)有些項目未在成交通知書發(fā)出之日起30日內(nèi)簽訂合同的情況。如在對某院建設項目進行結(jié)算審計的過程中發(fā)現(xiàn)，××項目中標通知書在2019年5月13日發(fā)出，而在2019年7月15日才訂立書面合同。這將可能導致建設項目在實施過程中，對方不能及時供貨，或無合同供貨等現(xiàn)象，既不合法也不合規(guī)，而且先履行后補簽合同的情況也時有發(fā)生，可能導致產(chǎn)品使用過程中的質(zhì)量問題無法追責，售后服務得不到保障。

（二）合同簽訂方式不妥

根據(jù)國家建設項目規(guī)范要求，固定總價合同適用于兩種情況：第一，招標時設計圖紙已經(jīng)達到建設項目施工要求，工程設計的圖紙完整齊全，項目范圍及工程量的依據(jù)確切，合同在履行過程中不會出現(xiàn)較大的設計變更，承包商報價依據(jù)的工程量與實際完成的工程量不會有較大差異的項目;第二，建設項目規(guī)模較小且技術(shù)不復雜，工期一般在一年以內(nèi)的項目，工程總價一次包死，一般不予調(diào)整，建設單位不能要求變更原工程內(nèi)容（即原設計圖紙及招標工程量清單中工程內(nèi)容），一旦變更原工程內(nèi)容，則固定總價合同不成立。另外，根據(jù)《建設工程工程量清單計價規(guī)范》的有關(guān)要求，采用工程量清單方式招標形成的總價合同，其工程量應以單價合同的計量方式計量。當發(fā)現(xiàn)招標工程量清單中出現(xiàn)缺項、工程量偏差，或因工程變更引起工程量增減時，應按承包人在履行合同義務中完成的工程量計算。但在實際操作過程中，有些項目由于在前期招投標階段，只注重合同總價而忽略了施工圖設計的深度，以及所提供招標清單量的準確性，在設計圖紙深度嚴重不足的情況下，編制招標工程量清單，簽訂固定總價合同，造成該項目清單內(nèi)容、工程量與實際內(nèi)容、工程量不符，出現(xiàn)較大差異。而施工單位在招標階段利用不平衡報價等策略，故意抬高綜合單價，對清單工程量的偏差未提出異議，在追加簽證變更工程量時，利用較高的綜合單價取得較多的利潤。

（三）合同條款與招標文件不符

在建設項目審計過程中，經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)合同簽訂的具體條款與招標文件要求內(nèi)容存在不一致的現(xiàn)象。如質(zhì)保金支付方式不一致，招標文件規(guī)定質(zhì)保金兩年后無息付清，而合同簽訂為一年后無息付清;付款方式不一致，招標文件規(guī)定付款方式為20%-60%-15%-5%，而合同簽訂付款方式為30%-50%-15%-5%;付款要求不一致，招標文件要求安裝調(diào)試并驗收合格待審計部門審計完成后付至合同的95%，而合同簽訂為安裝調(diào)試并驗收合格付至合同的95%;具體內(nèi)容不一致，某院樁基工程合同第47條“補充條款：由于本工程邊樁數(shù)量多，施工難度大，雙方同意另行商議增加邊樁施工費用”，但在招標文件中未列示此內(nèi)容;合同價與中標價不一致，某項目的中標價為12441988.74元，在沒有任何工程造價基礎資料的情況下，簽訂的合同價為13455988.74元，且此合同價所對應工程量范圍模糊。由于合同在簽訂階段程序不完整，簽訂的合同價格基礎資料內(nèi)容模糊，在竣工結(jié)算審計時只能依據(jù)投標文件工程量據(jù)實核算，材料價格按投標文件價格據(jù)實結(jié)算，造成審核結(jié)果與簽訂合同價格存在很大差異，施工單位以簽訂的是固定總價合同為由，拒絕進行據(jù)實核算，以致結(jié)算進度緩慢，困難重重。

（四）款項支付未按合同規(guī)定履行

建設項目款項的支付，必須嚴格按照合同規(guī)定的支付條款執(zhí)行，但從對許多醫(yī)院建設項目審計情況來看，存在建設項目有部分工程款的支付未能嚴格按照合同條款予以執(zhí)行。如某醫(yī)院樁基項目合同規(guī)定付款方式為“樁基檢測合格甲方付至合同額的95%，決算完成一周內(nèi)支付其余工程款”，審計科于2015年11月6日出具樁基項目竣工結(jié)算審核定案表，而基建辦在此日期之前已將剩余5%的質(zhì)保金支付施工單位，未按照合同條款決算完成一周內(nèi)支付其余工程款執(zhí)行;電梯項目合同規(guī)定付款方式為“工程竣工決算審計完畢付至設備款的95%”，而從其工程款的支付情況來看，該項目未經(jīng)決算審計已付至工程款的95%，與合同條款明顯不符。

（五）合同簽訂進度款支付方式不合理

經(jīng)審計發(fā)現(xiàn)，建設項目的進度款支付方式，大多是在竣工驗收后支付到95%，留5%的質(zhì)保金，一年后無息付清。這種結(jié)算方式在不能完全按合同內(nèi)工程量進行施工，又無設計變更或合同外工程量增加的情況下，會存在很大的潛在風險，如按未完成工作量需要扣減合同內(nèi)費用時，可能會存在已付工程款金額已經(jīng)超過項目最后的應付工程款金額，給單位帶來一定的經(jīng)濟損失，也不利于竣工結(jié)算審計工作的推動。如某院供應室項目，審計初稿的審減率為15%，但實際工程款已支付至合同款的95%，審定金額大大小于已支付工程款金額，也就是說從目前的審定金額來看，已經(jīng)存在工程進度款付超的情況，施工單位在結(jié)算審計核對時不配合、不主動，使審計部門在推進項目結(jié)算審計時，處于被動狀態(tài)、舉步維艱。

（六）合同的執(zhí)行與驗收缺少有效監(jiān)督

醫(yī)院建設項目合同管理往往是重簽訂，輕履行。在經(jīng)濟合同簽訂時，需要經(jīng)辦科室及其主管領(lǐng)導、財務科、審計科、律師等進行合同會簽方可簽訂合同，但合同后續(xù)執(zhí)行與驗收，卻只有經(jīng)辦科室跟進，相關(guān)合同內(nèi)容是否真實執(zhí)行、是否執(zhí)行到位都存在風險點。特別是服務類合同，合同中的服務內(nèi)容是否真正履行，是否履行到位，質(zhì)量如何，都需要進行跟蹤監(jiān)督與評價，而缺乏有效監(jiān)督的情況比較普遍。

二、加強建設項目合同管理的有效途徑

為了保障醫(yī)院建設項目安全、順利、有序推進，提高建設項目管理水平，促進建設項目合同管理工作的規(guī)范化和制度化，要從建章立制、規(guī)范流程、明確職責、完善內(nèi)容四個方面加強建設項目合同管理。

（一）建立合同管理制度

醫(yī)院應當出臺《合同管理辦法》和相應的《合同審計辦法》，對合同的訂立、履行、變更、歸檔等各個環(huán)節(jié)進行明確的規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院具體實際，對合同進行事前、事中、事后的全過程檢查監(jiān)督，及時對合同糾紛進行處理，審計部門要從計劃、組織、控制到監(jiān)督、檢查，與合同簽訂相關(guān)部門共同參與審核督導，有效發(fā)揮內(nèi)部審計在合同風險防控方面的功能，降低醫(yī)院經(jīng)營風險，提高管理水平。

（二）規(guī)范合同簽訂流程

醫(yī)院要對合同實行統(tǒng)一管理、分級履責。首先，由經(jīng)辦科室核實對方營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證明、法人代表身份或法人代表授權(quán)委托書后，依據(jù)招投標文件起草合同初稿，經(jīng)醫(yī)院法律顧問審核后，在中標通知書發(fā)出之日起30日內(nèi)持相關(guān)資料報審計科進行合同審簽。其次，審計科依據(jù)經(jīng)辦科室提交合同文本、招投標資料、項目采購申請、“三重一大”事項批示（院行政辦公會議紀要或院黨辦“三重一大”事項通知書）、中標通知書、履約保證金提交證明等對起草合同進行審簽，審簽一般在3-5個工作日內(nèi)完成，從項目招投標情況和合同內(nèi)容及簽訂情況兩個方面出具合同審簽意見。再次，院辦依據(jù)經(jīng)辦科室提交合同正式文本、院領(lǐng)導批示、審簽意見表，經(jīng)審核合同文本按審簽意見修改后加蓋醫(yī)院合同專用章，并將合同文本編號留存歸檔。最后，財務科依據(jù)合同支付條款規(guī)定，嚴把建設項目付款關(guān)，對不符合合同規(guī)定支付要求的項目，不辦理款項結(jié)算支付。

（三）明確合同管理職責

醫(yī)院應授權(quán)相關(guān)部門對合同實行歸口管理，即授權(quán)各相關(guān)職能部門負責對其業(yè)務范圍內(nèi)的合同進行管理。第一，基建辦對合同基本內(nèi)容進行審核，包括是否與招投標文件內(nèi)容一致，是否與建設項目申請內(nèi)容相符。第二，財務科對合同的金額、單價、支付方式、質(zhì)保金、是否醫(yī)院年度預算內(nèi)項目等進行審核。第三，審計科對項目招標是否合規(guī)、合同簽訂流程是否規(guī)范、合同簽訂內(nèi)容是否與招標文件相符、是否在規(guī)定時間內(nèi)簽訂合同、項目送審資料是否齊全、重大事項是否集體決策、合同標的與招標標的是否一致等進行審核。第四，行政辦公室負責建設項目合同的協(xié)調(diào)備案、審核蓋章和編號歸檔工作。第五，監(jiān)察室負責對建設項目合同實行監(jiān)督管理，采取定期全面督查和日常隨機抽查的形式開展。

（四）完善合同簽訂內(nèi)容

建設項目合同的內(nèi)容要公正、公平，簽訂要明確合同的標的、數(shù)量、質(zhì)量、建設項目名稱、開工日期及完工時間、地點及驗收方法、服務范圍及期限、違約責任、履行期限等基本條款，對關(guān)鍵條款必須進行明確，如合同金額、支付方式、質(zhì)保期、履約保證金的比例及支付和退還方式、工程量清單、雙方的義務和權(quán)利，不能以任何欺詐、脅迫的手段簽訂合同，如惡意串通、損害國家、集體或第三人利益的合同屬無效合同。

近年來，隨著內(nèi)部審計職能從“監(jiān)督評價”轉(zhuǎn)變?yōu)椤按_認咨詢”，醫(yī)院內(nèi)部審計的建設項目合同管理職能也逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閺尼t(yī)院管理層面分析建設項目合同管理內(nèi)控體系的構(gòu)建和運行，進而提出合理化建議，達到優(yōu)化合同管理流程，增加醫(yī)院價值的目標。那么，醫(yī)院建設項目合同管理也是一個PDCA循環(huán)的過程，合同簽訂流程制定后，需要在實踐中檢驗其有效性，要對其進行不斷的優(yōu)化，在幫助醫(yī)院完善內(nèi)部控制、改進風險管理、促進管理者履職和管理能力提升的過程中充分發(fā)揮內(nèi)部審計職能，為保障醫(yī)院健康發(fā)展提供保證和咨詢服務。

參考文獻：

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