檔案管理工作中數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用

史欣玉

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化技術(shù);管理模式

電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙套制歸檔與雙軌制管理是社會(huì)發(fā)展邁向信息化時(shí)代初期的普遍做法，是主流信息載體從紙質(zhì)向電子更替的過(guò)渡性時(shí)期，雙套制與雙軌制為檔案管理提供了一種有效的解決方式。電子檔案管理數(shù)字化技術(shù)主要是指企業(yè)借助計(jì)算機(jī)或者數(shù)字?jǐn)z影等先進(jìn)的技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行保存和利用，進(jìn)而將這些資料形成數(shù)字化的信息保存在檔案管理信息庫(kù)中，形成系統(tǒng)化的檔案管理信息庫(kù)。工作人員在進(jìn)入到檔案管理信息庫(kù)中能夠更快的查找到相關(guān)的信息，進(jìn)一步提升工作效率。由此可見(jiàn)，將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中不僅對(duì)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行了革新，還成為了當(dāng)前企業(yè)開(kāi)展檔案管理最為主要的工具。

當(dāng)前檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)的主要作用

數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案管理占用的空間越來(lái)越小。紙質(zhì)的檔案管理時(shí)需要占用很大的空間放置一些紙質(zhì)的資料。因此，在保存這種紙質(zhì)的檔案資料時(shí)，企業(yè)需要對(duì)自身的庫(kù)存條件予以重視，如果長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)有清理或者保存在潮濕的地方很容易發(fā)生蟲(chóng)害或者損壞等現(xiàn)象。同時(shí)，這些紙質(zhì)的資料在長(zhǎng)期的搬運(yùn)后，還會(huì)耗費(fèi)大量的人力物力。而將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中形成數(shù)字化的存儲(chǔ)方式，更易于工作人員查詢，并且還不需要占用很大部分的儲(chǔ)存空間。

數(shù)字化資源的有效共享。數(shù)字化的檔案管理模式更便于檢索和查詢，工作人員在電子化的檔案管中還能夠進(jìn)行資料的共享和查詢、下載，這不僅提升了資源的共享和配置，還為工作人員的工作提供更多便捷。

當(dāng)前數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中現(xiàn)狀剖析

專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案管理人員缺乏?，F(xiàn)階段，很多企業(yè)過(guò)于重視對(duì)企業(yè)技術(shù)人員或者管理人員的培訓(xùn)，對(duì)于檔案管理人員的工作并不重視，這就導(dǎo)致檔案管理在發(fā)生重大的改革時(shí)，企業(yè)的檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。尤其是數(shù)字化技術(shù)人員的缺乏，專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)較低等，使得檔案管理中無(wú)法滿足數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的需求，想要開(kāi)展數(shù)字化檔案管理工作難上加難。

檔案管理制度不完善。雖然企業(yè)已經(jīng)建立了關(guān)于檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，但是該制度具體落實(shí)的情況或者應(yīng)用的情況并不樂(lè)觀。特別是在考核期間，很多企業(yè)并沒(méi)有對(duì)檔案管理工作予以重視，導(dǎo)致檔案管理工作只是遵循一些資料收集和歸納的方法進(jìn)行管理，甚至還有些單位僅僅根據(jù)自己的情況將檔案放置在一個(gè)儲(chǔ)物間中，并沒(méi)有根據(jù)日期、不同性質(zhì)的資料等進(jìn)行分類(lèi)和收集，導(dǎo)致在查找時(shí)浪費(fèi)較大的時(shí)間，造成檔案管理工作出現(xiàn)很多的紕漏。

數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用路徑

構(gòu)建健全的標(biāo)準(zhǔn)化體系。檔案數(shù)字化管理過(guò)程中沒(méi)有制定完善、標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理體系，不僅會(huì)造成資料的不完整，還會(huì)導(dǎo)致資料在保存過(guò)程中出現(xiàn)混亂、不規(guī)范的現(xiàn)象，無(wú)法為企業(yè)正常的生產(chǎn)和工作等帶來(lái)更多便捷，社會(huì)需求也無(wú)法得到滿足，數(shù)字化檔案管理也就失去了意義和價(jià)值。但是根據(jù)當(dāng)前檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)的情況來(lái)看，這一現(xiàn)象并沒(méi)有得到有效解決，檔案數(shù)字化管理中需要建立健全的標(biāo)準(zhǔn)化體系，才能使數(shù)字化信息得到統(tǒng)一的管理，保障檔案管理信息的規(guī)范性，這樣才能使檔案管理信息得到更好利用。例如：企業(yè)單位要求檔案管理人員按照每一個(gè)文件的日期或者文件的類(lèi)型等進(jìn)行分類(lèi)，如果沒(méi)有按照相關(guān)規(guī)定隨意的整理資料或者篡改資料信息將會(huì)給予嚴(yán)重的懲罰。

加大資金投入，構(gòu)建完善的電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)。企業(yè)在使用數(shù)字化技術(shù)時(shí)應(yīng)該加大資金的投入，轉(zhuǎn)變之前紙質(zhì)檔案管理的方式。即建立數(shù)字版的檔案資料，彌補(bǔ)了之前需要翻閱大量紙質(zhì)資料的時(shí)間，提升了工作的效率。由于紙質(zhì)的檔案管理經(jīng)常會(huì)受到環(huán)境、人員的影響導(dǎo)致出現(xiàn)破損、丟失的現(xiàn)象，同時(shí)還可能會(huì)出現(xiàn)記錯(cuò)的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理的效能不斷降低。而應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，能夠?qū)⒓堎|(zhì)版的資料轉(zhuǎn)化為電子版的資料。檔案管理人員通過(guò)將紙質(zhì)版中的資料進(jìn)行錄入-修改-補(bǔ)充后，還能夠根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)的情況對(duì)出現(xiàn)的數(shù)據(jù)或者資料等進(jìn)行及時(shí)的更新。同時(shí)，在開(kāi)展數(shù)字化的檔案管理的同時(shí)，還需要由專(zhuān)門(mén)的人員對(duì)原始的資料數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，這樣能夠得到全面的保障。尤其是當(dāng)出現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸失敗、資料受損或者丟失的情況后還能夠保障數(shù)據(jù)的真實(shí)性。

全面提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院檔案的信息化管理，這對(duì)傳統(tǒng)檔案管理來(lái)講，面臨著較大的沖擊。特別是檔案管理人員需要在提升自身數(shù)字化信息管理理念的同時(shí)還需要在工作模式上予以創(chuàng)新，在全面使用信息化技術(shù)后，能夠靈活的應(yīng)用自身技能應(yīng)對(duì)當(dāng)前的問(wèn)題。例如：檔案管理人員通過(guò)培訓(xùn)能夠提升自身的專(zhuān)業(yè)化能力和道德素養(yǎng);同時(shí)借助互聯(lián)網(wǎng)資源（微課和慕課）等以讓檔案管理人員掌握一些數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的技能，從而為數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用提供人力支撐。

現(xiàn)代化信息技術(shù)的普及和應(yīng)用，使得檔案管理工作不得不轉(zhuǎn)型和發(fā)展。尤其是數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用給檔案查詢和收集等提出了更高的要求。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用將成為企業(yè)檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，以上對(duì)此提出了新的想法和見(jiàn)解，以期能夠?yàn)閿?shù)字化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中提供參考的價(jià)值，全面提升檔案管理的質(zhì)量。

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