電子會計檔案推行過程中的問題及解決策略探究

鄧鵬（江西財經職業學院）

■引言

時代在發展，科技在進步。電子信息技術的蓬勃發展催生會計檔案電子化，既要金山銀山，又要綠水青山的發展理念讓人們意識到紙質會計檔案弊端重重。它不僅極大消耗木材資源，而且容易丟失，字跡模糊，不易管理，存檔后難以查找，使用率低。更為苦惱的是隨著新《會計檔案管理辦法》的實施，會計檔案的保管期限大幅延長1，從而導致保管紙質會計檔案的成本越來越高，空間需求越來越大，這極大地阻礙了企業的正常發展。基于此，推行會計檔案電子化已刻不容緩。

■實行電子會計檔案的意義

電子會計檔案，指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經濟業務事項,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的會計資料。推行電子會計檔案，其意義主要體現在以下幾個方面。

（1）有利于環境保護和經濟可持續發展。會計檔案所消耗的紙張，其主要成分為木頭。要生產一家中等規模企業一年所需的紙質會計資料，大約需要砍伐上千顆樹。全國如此之多的企事業單位，可想將消耗多少林木資源，而大量的砍伐導致土壤沙化，嚴重威脅環境健康。推行電子會計檔案后，單位會計檔案將不再需要紙張，從而減少樹木消耗，有助于經濟可持續發展。

（2）提升財務工作效率，更好服務企業數字化轉型。紙質會計檔案的打印、匹配、裝訂、搬運、保管、存儲、查找等都需要通過會計人員手工完成，這消耗了大量時間，降低了財務人員工作效率。采用電子會計檔案以后，以上工作都由計算機系統自動完成，既節省時間，也減少差錯率，讓財務人員將更多精力放在數據分析和管理決策方面。并且，電子會計檔案方便軟件系統從中采掘有用數據，提煉有價值的數據信息，服務企業數字化轉型，助推企業完善內部控制和戰略管理。

（3）加速市場運轉效率，促進經濟社會發展。電子會計檔案通過計算機等電子設備生成，其信息傳遞速度比紙質檔案迅速，這將極大提高市場運行效率，降低信息獲取成本，激發市場活力，驅動經濟發展。

■電子會計檔案推行過程中的問題分析

電子會計檔案目前處于試點階段，尚未完全鋪開。從目前試點的實踐來看，推行過程中亦面臨一些亟需解決的問題。總的來講，包括以下幾點。

（1）電子會計原始憑證重復報銷問題。在實際工作中，部分單位存在利用電子發票重復報銷入賬的問題。對此，光依靠財務人員的職業判斷很難完全發現，由此攪亂會計核算正常程序，導致會計核算信息失真失實。

（2）電子會計檔案安全問題。電子會計檔案在日常存儲、長期保管過程中，都面臨安全問題。首先，由于電子會計檔案的存儲媒介是云盤、硬盤等。這些電子存儲材料本身容易受質量、病毒、黑客攻擊等，造成報廢或文件丟失。其次，在長期保管過程中，人工操作時如果發生失誤，容易造成電子資料被刪除等，對電子會計檔案的安全完整產生影響。最后，由于會計檔案的保管年限長，軟件硬件的要求如果不滿足條件，可能導致數據丟失。

（3）雙軌運行，加重財務人員負擔。目前，很多單位領導的觀念依然停留在只認可紙質檔案。他們對電子會計檔案的法律效力認識不足，總覺得電子檔案不安全不完整。由此造成在使用電子檔案的同時，依然需要財務人員打印相應的紙質檔案，增加財務人員負擔，降低財務人員推行會計檔案電子化的積極性。

（4）部分單位領導對電子會計檔案不重視以及會計人員的技能操作水平滿足不了電子會計檔案的管理要求。由于原有觀念的束縛，很多單位領導未能發掘電子會計檔案在查閱、數據采掘等方面帶來的極大便利，認為會計檔案就是為滿足審計或上級檢查需要，所以推動電子會計檔案的動力不足。另一方面，會計電子檔案屬于新興之物，會計人員此前尚未接觸，所以導致部分財務人員不能完全掌握電子會計檔案的傳輸、操作技巧及相關知識，加之有關軟件系統本身尚處于調試完善期，從而導致推行過程中出現問題。

■問題解決策略

在推行會計檔案電子化過程中，碰到問題是正常的，相比其帶來的正面效益而言，解決這些問題的成本微不足道。針對本文提出的上述問題，可以采取以下解決措施。

（1）升級財務核算系統，開發電子會計檔案管理系統，并實現兩者有效銜接。財務核算系統升級后，應能夠實現對電子入賬憑證的自動識別、真偽鑒定以及唯一性判斷，從而解決電子憑證重復入賬，偽造虛假電子憑證等問題。傳統的會計核算軟件是以紙質原始憑證為依據，由會計人員根據原始憑證編制記賬憑證從而將經濟業務轉化為會計數據和信息，其系統中真正的會計起點是記賬憑證。升級后的財務核算系統應以原始憑證為起點，針對電子會計原始單據生成后續的財務信息，從而實現會計全過程在系統中聯查追溯，確保核算真實安全。同時，開發電子會計檔案管理系統，對電子會計檔案進行分類歸集、存儲、保管、并實現檔案調閱、查詢、移交、銷毀等各項功能。電子會計檔案管理系統應與財務核算系統有效銜接，確保數據聯查。同時，電子檔案管理系統應實現檔案封裝備份功能，從而確保電子會計檔案的安全。

（2）政府做好頂層設計，逐步推動全社會票據電子化。無紙化、電子化是未來發展的方向，是提高社會運行效率，節約自然資源的必然舉措。目前，電子發票、電子財政票據、電子旅客票等一大批無紙化的原始單據誕生，從實際業務層面加速了會計檔案電子化。新出臺的《會計檔案管理辦法》從制度層面明確電子會計檔案與紙質會計檔案具有同等法律效力，這為推動單位會計檔案電子化掃平了法律障礙。然而，由于社會經濟主體繁多，電子單據覆蓋面不夠，導致部分單位無法出具或獲取電子單據，只能以紙質單據進行報銷做賬，這無疑會造成電子會計檔案與紙質會計檔案雙軌運行，加重財務人員負擔。解決這一問題的辦法就是繼續擴大電子單據的范圍，建立電子政務等系統，逐步淘汰紙質單據，從而最終實現全流程電子化。

（3）加大電子會計檔案宣傳培訓力度，改變單位負責人以及部分財務人員陳舊觀念。很多單位負責人出于滿足審計查賬等需要角度考慮，認為電子會計檔案滿足不了這些要求。其實這是片面的，要糾正單位負責人的這種觀念。同時針對他們擔心電子票據容易篡改，反復使用等問題，用實際案例說明科技賦能后的電子單據其實比紙質單據更安全，更能夠防止反復使用。部分財務人員對電子單據的認識也存在誤區，以為將紙質單據掃描形成電子文檔就變成了電子單據，實際上電子單據是由電子軟件自動生成的，其具有唯一性，與紙質掃描件具有本質不同。單位加大財務人員培新力度，讓其掌握電子會計檔案相關知識與技能，將大大減少單位推行電子會計檔案阻力，提升效率。

（4）重視技術投入，不斷優化軟硬件平臺。升級的財務核算軟件、面向電子會計檔案的管理系統要想發揮真正效用，必須依托過硬的軟硬件平臺。所以單位應當重視技術投入，不斷優化軟硬件平臺，確保數據存儲介質質量可行，安全有效。同時，應加強對相關軟硬件的維護、做好安全保密，確保電子會計檔案安全性。

電子會計檔案是新興事物，在其落地生根的過程中，必然會碰到各種問題。本文所描述的各種問題可能并不全面，所以提出的解決策略可能并不完全適用。在實際推行過程中，需要單位實事求是，以逢山開道，遇水搭橋的精神不斷解決各種問題，從而早日實現會計檔案電子化，提高會計檔案使用效益，促進經濟社會發展。

注釋

1根據最新的《會計檔案管理辦法》,會計檔案保管期限分為永久、定期(一般分為10年和30年)兩類.