人才市場人事檔案管理中數(shù)字信息化的有效運用分析

文/甘春燕

人事檔案對于畢業(yè)生而言特別重要，其中記錄了很多個人信息，包括個人履歷、高中大學(xué)學(xué)歷、政治身份信息以及犯錯記錄，是對畢業(yè)生非常有用的檔案信息。隨著信息時代的到來，人才市場的人事檔案管理逐漸數(shù)字信息化，促使檔案管理方便、清晰、安全，有效地為社會輸送有用的人才。

一、數(shù)字信息化檔案管理概述

（一）數(shù)字信息化檔案管理概念

數(shù)字信息化管理是指通過網(wǎng)絡(luò)信息科技對人事檔案信息進行行之有效的管理。通過數(shù)字信息化技術(shù)對人才市場人事檔案的管理，可以最有效地發(fā)揮出信息化管理的優(yōu)點，將人事資源進行最大程度的整合，為人事檔案管理工作帶來方便。通過電子檔案信息庫，可以實現(xiàn)人事檔案資源的共享，進而促進就業(yè)市場的發(fā)展和社會的進步。

（二）數(shù)字信息化檔案管理作用

1.通過數(shù)字化的錄入人事檔案信息，信息檔案內(nèi)容不會泄露，具有安全性。

2.數(shù)字化的存儲信息，具有方便性。

3.通過標(biāo)準(zhǔn)的檔案錄入文件，將人才市場的人事檔案按十大類分類進行錄入管理，具有規(guī)范性。

4.人才市場檔案信息化管理可以更加方便地對人才進行搜索，有效改變傳統(tǒng)檔案管理的繁瑣性，具有高效性。

5.可以減輕人事檔案管理人員工作的壓力，具有實用性和快捷性。

6.通過信息化管理手段，不但能夠更好地解決在管理檔案中發(fā)生的一些問題，還可以提高相關(guān)管理工作人員的技術(shù)水平和整體素質(zhì)，對我國人才的發(fā)展具有巨大的作用。

7.通過數(shù)字信息化技術(shù)對人事檔案的管理，可以將人員信息上傳到云端，實現(xiàn)全國人才資源共享。

二、數(shù)字信息化檔案管理的有效運用

（一）數(shù)字信息化檔案管理目前存在的問題

1.信息化建設(shè)不夠完善。我國的檔案管理體制落后，不能夠進行全國的統(tǒng)一和共享。因為人事檔案管理設(shè)備不夠先進，導(dǎo)致信息記錄和查詢工作都有相當(dāng)大的困難。很多地方人才市場的人事檔案管理部門信息化設(shè)備不完善，計算機性能不夠好，經(jīng)常出現(xiàn)卡死、藍屏等現(xiàn)象。還有一些地方的設(shè)備甚至不能聯(lián)網(wǎng)，無法網(wǎng)絡(luò)辦公。人事管理部門的領(lǐng)導(dǎo)對信息化建設(shè)不夠重視，對現(xiàn)階段人才市場不夠了解，還在用傳統(tǒng)的管理方法進行人才檔案管理，從而導(dǎo)致數(shù)字信息化管理不能夠發(fā)揮出它的作用。

2.數(shù)字信息化檔案管理不規(guī)范。在人事檔案管理的工作中，最重要的就是要形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。只有擁有規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，才能夠促使這項工作有條不紊地進行。在人才市場的檔案管理數(shù)字信息化的進程中，缺少明確的管理標(biāo)準(zhǔn)，不能夠?qū)崿F(xiàn)人才資源的共享，進而使得管理工作質(zhì)量降低。

（二）如何加強檔案管理數(shù)字信息化建設(shè)

1.更新人才市場檔案管理信息設(shè)備。在信息化時代，數(shù)字信息設(shè)備是其技術(shù)最重要的工具，也是信息化管理技術(shù)的核心載體，可以說沒有信息化設(shè)備就沒有信息化技術(shù)。檔案管理相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該積極引進先進的數(shù)字信息化設(shè)備進行人才檔案管理，加強辦公網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的建設(shè)，讓工作人員在網(wǎng)絡(luò)下辦公。當(dāng)前不但是一個信息化的時代，更是一個網(wǎng)絡(luò)時代，將計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，才能更好地對人事檔案進行管理，提高檔案管理工作的效率。

2.對相關(guān)工作人員進行計算機網(wǎng)絡(luò)的培訓(xùn)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計算機在各個領(lǐng)域都具有不可替代的作用，相關(guān)人員只有不斷強化計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能緊跟時代步伐，不被時代淘汰，進而提高工作效率，保證工作更好地進行。

表1 人事檔案信息化管理前后效率對比情況

3.將人事檔案管理工作規(guī)范化。應(yīng)該在人事檔案管理工作中制定工作規(guī)范制度，將畢業(yè)生檔案按照十大類進行分類管理，有利于信息的搜索。人才市場相關(guān)管理人員應(yīng)該做好管理工作的規(guī)定，通過數(shù)字信息化技術(shù)，將人才檔案的記錄、儲存、搜索、共享、管理等功能發(fā)揮出來，從而提升工作效率，為人才就業(yè)做出貢獻[1]。

三、以某地人才市場數(shù)字信息化檔案管理為例進行分析

畢業(yè)生人事檔案管理是非常重要的，畢業(yè)生在進行出國留學(xué)、學(xué)業(yè)深造、企業(yè)就業(yè)等方面都需要個人檔案，如果人事檔案信息沒有保存好，會對學(xué)生的未來發(fā)展產(chǎn)生很大影響。通過對人才市場人事檔案的數(shù)字信息化管理，可以很方便地實現(xiàn)人事檔案的收集、存儲、統(tǒng)計、查閱、管理等工作。進而大大地提升了相關(guān)工作人員效率，下文以某地人才市場的數(shù)字信息化管理檔案為實踐樣本進行闡述和分析。

（一）人事檔案管理數(shù)字信息化工作過程

1.人事檔案信息的記錄。通過計算機技術(shù)和人才信息庫系統(tǒng)，將人事檔案上面的十大類信息進行正確地記錄，經(jīng)過相關(guān)人員的確認(rèn)后進行保存。人事檔案信息包括畢業(yè)生的個人履歷、學(xué)歷學(xué)位資料、是否具有黨員或團員身份、學(xué)校處分記錄、個人信息記錄等，個人信息包括姓名、性別、民族、家庭住址、戶籍地址、手機號、指紋信息等。

2.人事信息采集。將人才檔案從實體資料庫中提取后，通過拆開資料，對資料的完整性進行檢查，然后通過專業(yè)設(shè)備的掃描，對圖像進行歸檔、整理。再通過相關(guān)人員的校對，對原始數(shù)據(jù)進行審核，確認(rèn)無誤之后，將數(shù)字信息數(shù)據(jù)進行歸檔儲存。

3.人才信息查詢。通過計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行查詢，可以按照人名、專業(yè)、求職目標(biāo)、期望薪資、工作地點等多種方式進行查詢。在人事檔案的管理中是按照十大類進行分類管理，可以通過姓名和身份證進行信息查詢。

4.檔案管理安全措施。人事檔案管理相關(guān)人員對數(shù)字信息化設(shè)備進行密碼保護，只有相關(guān)管理人員才能打開人才信息庫，從而保證信息檔案的安全性。

（二）加強人事檔案信息化管理的措施

1.加強人事檔案管理人員的隊伍建設(shè)。隨著信息技術(shù)的不斷提高，管理人員應(yīng)該定期對相關(guān)人員進行技術(shù)培訓(xùn)，不斷加強工作人員的職業(yè)技能和創(chuàng)新精神，從而建設(shè)更好的人事檔案管理策略。

2.對工作人員進行全面管理，設(shè)定公司規(guī)章制度，精確地列舉每一條問題產(chǎn)生和相對應(yīng)的懲罰。當(dāng)然對于工作用心、負(fù)責(zé)的工作人員要適時進行獎勵。

3.在人事檔案管理辦公區(qū)域安裝攝像頭，時刻監(jiān)視工作人員的一舉一動，不但能夠加強對工作人員的管理，在發(fā)生一些問題時，也可以通過攝像頭來查找問題的根源，大大減少負(fù)面問題的發(fā)生。

4.實施公司內(nèi)部考核制度。制定完善的考核制度，將工作人員在工作中的表現(xiàn)作為參考。相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)組織相應(yīng)的技術(shù)考核測試，對相關(guān)工作人員進行數(shù)字信息技術(shù)的考核，在實踐中磨練業(yè)務(wù)技術(shù)，從而提高工作人員的專業(yè)水平，為檔案管理工作打下堅實的基礎(chǔ)。公司應(yīng)不定時地舉行計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)比賽，對比賽中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工進行褒獎，一些對信息技術(shù)掌握不好的進行再次培訓(xùn)，不達標(biāo)者給予辭退處理。

5.定期對數(shù)字信息化設(shè)備進行保養(yǎng)和更新，便于更好地開展工作，防止因設(shè)備因素造成大的損失[2]。隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，需要引入更加先進的人事檔案管理軟件，從而更加方便管理。

四、結(jié)語

通過上述對人才市場人事檔案管理數(shù)字信息化工作的闡述，可得出以下結(jié)論：通過數(shù)字信息化檔案管理，不但節(jié)省了大量的空間，而且可以降低管理成本，提高工作人員的工作效率，同時也保障了檔案信息的安全。因此，數(shù)字信息化技術(shù)在人才市場人事檔案管理中具有非常重要的作用，運用數(shù)字信息化管理，可以促進人才資源共享和人類社會的發(fā)展。隨著信息時代的到來，信息技術(shù)在生活中的應(yīng)用越來越廣泛，通過數(shù)字信息化管理，將人才市場檔案的管理工作變得更加高效、安全、方便，進而促使人才共享和流通，更好地促進社會經(jīng)濟的發(fā)展。