淺析信息化建設大背景下高校學籍檔案管理建設

摘要：提升高等院校教學效率和優化高效學籍檔案管理等基礎性工作，是體現新時代信息化背景下高校教學管理水平和教學質量的關鍵性因素。高效學籍檔案管理在一定程度上折射出學籍管理的直觀性和文化一體性，從另一方面也能夠表現出高效的發展水平和信息化建設程度。因此，本文將針對當前高效學籍檔案信息化建設服務教學和科研管理等工作方面展開論述。

關鍵詞：信息化建設 ?大數據 ?高效 ?學籍檔案 ?管理

前言

隨著十九之后我國向著建設雙一流大學方向發展，創建內涵式高等教育科研管理模式，實現我國高等教育基礎管理上升和教育水平上升的目的。大數據時代推進高校信息管理信息化建設和創新管理模式目標上，充分借助信息技術和基礎管理條件推進高校學籍檔案管理扎實發展。

1 高校學籍答案信息化建設重要意義

1.1拓展檔案信息量，提升管理效率

信息技術能夠實現對文字信息錄入的同時還能夠影像資料、聲音資料儲存，并且借助大數據信息平臺能夠更大范圍的收集其余信息，將檔案管理的職能和范圍進行了拓展。其次，信息技術學籍檔案信息儲存具有便捷性、大量性、穩定性以及共享性等特點，相對于傳統的學籍答案管理需要進行專門的分類、編目存放等步驟，不但占據了大量的空間，還浪費了大量的人力資源，而借助信息化技術能夠減少紙質檔案空間、編訂時間、管理人員等，改善了學籍檔案管理效率和利用率，降低了管理和維護成本，提升了學籍檔案服務水平。

1.2節約空間成本節

傳統檔案主要是依靠紙質版檔案進行儲存，對于高等院校而言人數較多，并且每年需要進行大量的更新，因此，會導致在更新和儲存過程中浪費大量的人力、物力以及空間成本。傳統檔案存放答案必須具有一定空間檔案室、貨架、干燥度、安全性以及相對應的基礎設施，因此在工程開始之初就必須將檔案室布局容納在建筑設計里，這會導致建筑面積增加，成本上升，空間受限以及管理不便捷等問題出現導致管理效率降低，成本增加。

1.3增強現有信息資源共享和利用效率

隨著高校向雙一流大學建設的目標的靠近，高效的學籍檔案管理資源除了已有的紙質版檔案之外，還有信息化建設中利用辦公軟件和信息收集管理平臺獲得綜合檔案信息，這些信息來源主要是原始的檔案信息和綜合檔案以及人事檔案等內容。加強高校學籍檔案信息化建設除了能夠跨地域和跨機構間對學籍信息共享之外，還能夠利用信息化訪問通道共享教學資源、科研資源以及各種相關影像資料等。

2 高校學籍信息化建設現狀和問題分析

2.1學籍信息信息化水平較低

目前，很多的高效存在學籍信息管理水平層次不齊的現象，相對于我國的雙一流大學說一部分的高校還處于較低的管理水平階段。很多的學校還存在沒有采用專業花的學籍信息管理信息技術，對于學籍的高效化專業管理尚未建立屬于自身的管理檔案系統，無法形成對學籍信息管理內容的準確分類和搜索，只停留在簡單的目錄信息收集中，其中還存在一大部分的檔案管理還是紙質化管理，尚未建立系統性檢索平臺和信息數據儲存庫，電子信息檔案占比較小，精細管理不健全，管理人員專業能力受限等原因導致當前很多的高效不具備現代化以及學院管理二級學院檢索的檔案系統和規范標準。

2.2檔案新型安全性不足

目前，傳統的檔案管理依舊是眾多高校的檔案管理主要方式，但是紙質版檔必須“”潮、防光、防火”等，管理和儲存條件苛刻。大數據平臺借助信息化技術進行學籍檔案管理能夠最大限度的降低物理損傷對檔案帶來的不安全性系數。尤其是在信息網絡環境中存在很多的檔案信息丟失、被竊取以及被篡改等現象，這主要集中在數據傳輸和儲存訪問階段發生。鑒于此現象，需要在高效信息化建設方面加強信息化建設安全體系建設，強化檔案管理人員信息安全意識，為高校信息收集和訪問建立全面的安全認證體系等。

2.3學籍檔案管理人員專業程度不高

學籍檔案管理人員不但具備普通檔案管理專業技能還必須具備現代化信息數據處理能力，尤其是在大數據背景下信息成為決定人才的主要憑證。目前，我國高校學籍檔案管理人員主要存在兩個方面的不足，首先是檔案管理思維和模式過于傳統化，思路老舊，導致檔案信息管理和利用效率過低。其次，高校一級院系和二級院系存在管理人員多等級兼職現象，導致二級院校的學籍信息檔案管理發展受到制約，限制了檔案管理水平。

3 高校檔案信息化管理體系建設的對策

3.1建立全面信息網絡安全保障體系

檔案信息安全的主要原則就是在一定的安全環境下確保檔案信息安全等級和檔案信息分類準確可靠。首先，要對能夠接觸到高效學籍檔案人員進行專業素養和法律意識培養，強化學籍管理人員安全防范意識和檔案機密意識。其次，針對學籍檔案信息化建設的技術防范不能松懈，對學籍信息訪問系統必須更加嚴格設置訪問機制，強化“身份認證、權限閱讀、數據通道加密以及查詢記錄自動備份和單點登錄等”，間卻信息網絡訪問機制。

3.2學籍檔案建設對接學校戰略發展

高校在注重學?；A建設的同時應該將必須注重學校信息檔案信息化建設。首先，將檔案信息化建設發展納入學校的戰略發展規劃中，并且學籍檔案信息網絡平臺嚴謹和辦公網絡接入，并且在學校設置專門的學籍信息訪問平臺和網絡，將訪問權限和信息獲取變得可被監控化。其次，學校需要為學籍檔案信息管理平臺購置先進的相關設備，保證學籍信息安全穩定，配置安全性較強的網絡通信系統，并建立防火墻，提升系統安全性和兼容性，確保信息安全可靠。

3.3加強專業檔案信息管理人才培養

人才是建設一切的基礎條件，隨著高效學籍檔案信息化程度的加深，對于檔案信息化所需要的人才需要更加復合型和創新型。所以，應該首先，通過高校人才吸收機制吸收符合性專業技術人才以及注重檔案管理和信息技術能力較為優秀的人才。其次，為高校學籍檔案管理人員建立健全的人才培養機制和職業規劃，創造培訓機會提升職業素養和專業能力，最后需要建立健全的人才考核和晉升機制，提高學籍檔案管理人員工作積極性和職業期望值。

3.4打造數字化信息庫

隨著高校信息化機制建設的加強，如何高效查詢相關資料，提升檔案利用率成為當前檔案管理的主要發展思維。傳統的紙質化檔案必定會在查詢時浪費大量的時間，并且長期的存放會導致信息流失和模糊等，為后期相關資料的查詢帶來障礙。因此，建立現代化信息數據庫成為高校學籍檔案管理的必然趨勢。建立數據庫主要能夠提升數據庫存儲檔案項目和精細化檔案信息數據和分類，并且便于查詢和復制，安全性高不易流失等。

4 結語

綜上所述，建設雙一流大學必須注重高校學籍檔案信息化建設，借助大數據信息平臺為高校長遠發展和提升綜合實力培養大批素質過硬的檔案管理人才，并且將高校學籍檔案信息化建設和高效戰略發展相互對接，提升檔案利用率和服務水平。

參考文獻

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作者簡介

邱慧（1982.07），女，漢族，浙江省杭州市，計算機科學與技術初級職稱，學歷：本科，主要研究方向：計算機應用技術。