醫(yī)院物資采購管理內(nèi)部控制探析

張一博 方秀萍

[摘 要]在公眾耗材等的采購也成為熱議話題之一。現(xiàn)階段我國許多醫(yī)院在進行物資采購時，采用政府采購、公開招標(biāo)、院內(nèi)自行采購并行的模式，因內(nèi)部控制一定程度上存在問題，致使醫(yī)院采購成本上升，相應(yīng)地醫(yī)院的經(jīng)濟效益受到影響。本文將重點闡述醫(yī)院物資采購業(yè)務(wù)中所存在的內(nèi)控問題，并在此基礎(chǔ)上提出針對性的改善建議，以期提高醫(yī)院的內(nèi)部治理水平。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院管理;采購管理;內(nèi)部控制;問題;改善建議

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.26.

1 引言

我國人口眾多，且現(xiàn)階段人口老齡化程度不斷加深，人民群眾對于醫(yī)療資源的需求也在不斷加大，每天會需要采購大量的醫(yī)療物資。醫(yī)院物資采購不同于一般采購，因為市場上部分設(shè)備耗材生產(chǎn)廠家極少，供需關(guān)系導(dǎo)致成本控制不易實現(xiàn)。對于目前的醫(yī)院而言，一方面，醫(yī)院希望從采購環(huán)節(jié)開始，降低各種采購成本，包括醫(yī)療設(shè)備耗材和日雜用品的成本;另一方面，醫(yī)院物資采購的內(nèi)部控制方面存在各種不足，會導(dǎo)致采購成本較高。這一矛盾是本文研究的初衷。

2 ?醫(yī)院物資采購管理內(nèi)部控制存在的不足

2.1醫(yī)院缺乏完善的物資采購內(nèi)部控制制度

2.1.1未建立規(guī)范化的采購制度

目前，醫(yī)院并非皆設(shè)有專門的采購中心，且缺乏規(guī)范化的采購內(nèi)部控制制度對醫(yī)院采購業(yè)務(wù)進行監(jiān)督;抑或是即使建立了相關(guān)制度，但是流程粗糙，沒有采用內(nèi)部牽制手段控制，且分工不明確，經(jīng)辦與審批人員權(quán)責(zé)不明，難以有效監(jiān)督醫(yī)院采購業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)。同時，采購部門的詢價、招投標(biāo)與供應(yīng)商確定、合同審批與簽訂以及資金結(jié)算等過程，信息披露與透明度不足，不利于醫(yī)院對于采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，容易產(chǎn)生道德風(fēng)險。

2.1.2采購制度中的決策權(quán)配置不當(dāng)

部分醫(yī)院對于采購業(yè)務(wù)的決策權(quán)配置失當(dāng)，過度集中在醫(yī)院高級管理者手中，而其他利益相關(guān)人員的意見無法充分吸納，違背了全面性原則。同時，由于醫(yī)院管理層可能非財務(wù)管理專業(yè)出身，而具有專業(yè)知識的財會人員卻難以參與物資采購業(yè)務(wù)的決策過程，這使得決策權(quán)過于集中，內(nèi)部牽制和不相容職務(wù)相互分離也無法實現(xiàn)，從而導(dǎo)致內(nèi)部控制無法制約醫(yī)院管理的權(quán)力。

2.2醫(yī)院的物資采購沒有嚴(yán)格的控制流程

由于醫(yī)院每天需要進行采購的物資量極大且種類繁多，臨時應(yīng)急采購亦經(jīng)常發(fā)生，然而大多數(shù)醫(yī)院卻缺乏科學(xué)規(guī)范的采購管理控制流程，流程嚴(yán)控、多層監(jiān)管更是無從談起，這些問題重點體現(xiàn)在一下幾個方面。

一是對于醫(yī)院采購模式的管理，多集中在采購環(huán)節(jié)，對驗收環(huán)節(jié)的重視力度不夠，難以發(fā)揮督促作用，采購部門各項職能不能有效分離。二是采購部門人員通過詢價方式采購的部分物資，無法精準(zhǔn)對比此類用品的市場價格，因此很難進行監(jiān)督。三是財務(wù)科的年度預(yù)算表難以匹配各職能部門的實際采購需求，每年的臨時采購金額頻繁高于年初所制定的預(yù)算，使得財務(wù)與相關(guān)科室對經(jīng)費申請、審批、使用等一系列流程感到模糊，影響醫(yī)院的正常運轉(zhuǎn)。

2.3醫(yī)院對物資采購的監(jiān)管力度欠缺

2.3.1監(jiān)督機制不完善

缺乏完善的物資采購內(nèi)部控制監(jiān)督管理，由于人力不足，審計科難以全流程監(jiān)督醫(yī)院物資采購活動。許多醫(yī)院的審計科僅在采購中核對金額、合同以及簽字手續(xù)等，工作流于形式，對于采購工作人員以及相關(guān)招標(biāo)活動的合規(guī)性要求不嚴(yán)格。此外還存在職能科室的內(nèi)部控制活動在部門自行實現(xiàn)的情況，審計科只在最后環(huán)節(jié)簽字確定，欠缺全流程跟進，沒有做到實時跟蹤審計，內(nèi)部控制的作用完全無法發(fā)揮。

2.3.2信息化覆蓋不全面且處理不及時

目前許多醫(yī)院的信息化系統(tǒng)仍在構(gòu)建期，存在不同職能部門的信息系統(tǒng)無法及時共享數(shù)據(jù)、醫(yī)院各項業(yè)務(wù)覆蓋面不全、醫(yī)院的預(yù)算執(zhí)行情況和績效數(shù)據(jù)滯后等問題。因為不完善、不統(tǒng)一的信息系統(tǒng)，一方面使得預(yù)算、績效等相關(guān)指標(biāo)沒有及時調(diào)整，另一方面使得采購流程審批模糊，重要信息被忽視，降低工作效率。

3 ?針對醫(yī)院物資采購的內(nèi)部控制管理問題所提出的改善性建議

3.1建立專業(yè)的物資采購管理部門

針對以上在醫(yī)院采購管理中所存在的內(nèi)部控制問題，首先應(yīng)做到專人專崗。醫(yī)院需要成立專業(yè)的采購業(yè)務(wù)歸口管理部門，在部門內(nèi)部針對各個工作環(huán)節(jié)設(shè)置人員，包括采購人員、記錄人員、統(tǒng)計人員和復(fù)核人員等。同時，從采購負責(zé)人開始充分貫徹內(nèi)部控制的意義。此外，醫(yī)院應(yīng)做好培訓(xùn)工作，通過內(nèi)部自我學(xué)習(xí)和外部邀請專家教學(xué)并行的方式，幫助采購部門人員的專業(yè)能力不斷提高，提升醫(yī)院整體實力。

3.2制定統(tǒng)一的物資采購管理內(nèi)部控制制度

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)遵循內(nèi)部控制原則，在充分考慮市場的情況下，制定系統(tǒng)完善的物資采購內(nèi)部控制制度。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)成立采購歸口管理部門，對采購業(yè)務(wù)做好日常審核工作，既重視成本問題，也充分考慮采購部門人員的崗位職責(zé)與分工情況，避免出現(xiàn)不相容職位不分離的現(xiàn)象;將工作重心放在可能產(chǎn)生重大風(fēng)險的事項上，以保證醫(yī)院資產(chǎn)的安全完整;醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)加強職代會以及財會人員在決策過程中的建議作用，保證采購制度的全面性;同時，物資采購管理內(nèi)部控制制度應(yīng)當(dāng)跟隨時代發(fā)展的腳步進行動態(tài)調(diào)整，通過采購業(yè)務(wù)評估機制定時接收采購管理部門和各職能部門的意見反饋，及時調(diào)整制度要求或者刪除冗余的環(huán)節(jié)，從而保證制度對時下市場環(huán)境的適應(yīng)性。

3.3嚴(yán)格規(guī)范物資采購管理內(nèi)部控制流程

3.3.1建立科學(xué)的采購預(yù)算管理模式

首先要提升醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層面對于采購預(yù)算管理的相關(guān)認識，還要建立系統(tǒng)化管理的體系，由預(yù)算管理委員會來負責(zé)相關(guān)具體的招標(biāo)采購預(yù)算，達到加強管控的目的。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)秉承制度規(guī)范、流程約束、數(shù)字嚴(yán)控的預(yù)算管理理念，細化采購預(yù)算時要考慮全面，既能夠滿足職能部門的需求，也避免超過采購預(yù)算金額，從而確保采購預(yù)算的執(zhí)行。根據(jù)醫(yī)院的實際采購需求，科學(xué)分析招標(biāo)采購的成本、數(shù)量;再對應(yīng)需求情況，完善下一期計劃，相應(yīng)地調(diào)整預(yù)算指標(biāo)，適當(dāng)減少醫(yī)院在招標(biāo)采購方面所占用的資金以，此達到更加高效的招標(biāo)采購質(zhì)量。醫(yī)院進行招標(biāo)采購涉及多個的部門，所以需要預(yù)算委員會內(nèi)部做好監(jiān)督管理工作，使得醫(yī)院招標(biāo)采購過程更為快捷。

3.3.2規(guī)范財務(wù)工作流程，以此達到加強內(nèi)部控制力度的目的

醫(yī)院作為與人民群眾日常生活息息相關(guān)的單位，日常資金流動量巨大，財務(wù)工作繁重。從采購業(yè)務(wù)相關(guān)的財務(wù)管理人員，到?jīng)Q策方式、審批權(quán)限、監(jiān)督體系和統(tǒng)計核算，都需要對流程進行嚴(yán)格控制，從而加強內(nèi)部控制，防止在采購業(yè)務(wù)中出現(xiàn)財務(wù)風(fēng)險。

首先，對于采購業(yè)務(wù)的整個流程，需要成立專門委員會來對接，幫助專業(yè)采購部門與其他相關(guān)部門建立順暢的聯(lián)系，并將與采購相關(guān)的財務(wù)工作對納入委員會監(jiān)管范圍。專門委員會所有委員應(yīng)以身作則，嚴(yán)格遵守招標(biāo)采購相關(guān)的法律法規(guī)，防范相關(guān)財務(wù)風(fēng)險。其次，醫(yī)院的專門委員會對于整體招標(biāo)部門的相關(guān)工作要進行科學(xué)合理的劃分，要分工有效，確保招標(biāo)工作的合理運行。同時在處理重大決策問題上，要把整體利益作為重中之重來看，明確少數(shù)服從多數(shù)的原則。醫(yī)院要保障采購工作的公開透明，采購流程內(nèi)相關(guān)的職能部分需同心協(xié)力，互相督促并接受內(nèi)外部監(jiān)督，采購委員會相關(guān)成員也應(yīng)承擔(dān)職責(zé)，幫助完善招標(biāo)采購管理監(jiān)督體系，實現(xiàn)全流程監(jiān)督跟蹤，規(guī)避財務(wù)風(fēng)險。最后，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)以季度為單位制定物資需求預(yù)算表，并以此為基礎(chǔ)進行財務(wù)籌劃，從而針對性的、有計劃性的補給物資。同時統(tǒng)一制作物資采購的財務(wù)統(tǒng)計模板，分發(fā)至各職能部門，嚴(yán)格規(guī)范統(tǒng)計時間與統(tǒng)計格式，要求內(nèi)控部門定期監(jiān)督檢查 ，防止成本核算環(huán)節(jié)出現(xiàn)各種紕漏。

3.4增加對物資采購管理的監(jiān)管力度

對于醫(yī)院采購管理的監(jiān)督不足主要在于忽視了內(nèi)部審計的作用。內(nèi)部審計可以對單位風(fēng)險進行評價，提高醫(yī)院的管理、控制和治理水平。內(nèi)部審計部門作為醫(yī)院物資采購的內(nèi)部控制部門，應(yīng)當(dāng)充分利用自身在采購管理中的角色，全流程參與采購業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)，從嚴(yán)要求相關(guān)工作人員的執(zhí)行情況，從而增加監(jiān)管力度。為了轉(zhuǎn)變當(dāng)今內(nèi)部審計在醫(yī)院采購管理中普遍流于形式的現(xiàn)狀，首先要樹立在采購管理中內(nèi)部審計的權(quán)威性，強化內(nèi)部審計的控制作用，保證信息披露與數(shù)字統(tǒng)計的時效性，降低采購工作人員的的信息源優(yōu)勢，為采購委員會的工作提供參考;其次，增加內(nèi)部審計部門工作人員的獨立性，禁止多崗位兼職的情況，避免內(nèi)審人員以職務(wù)之便放松對職能部門的要求，發(fā)生道德風(fēng)險;最后，應(yīng)當(dāng)不斷推進內(nèi)部審計部門的人才儲備，通過外部聘請和內(nèi)部學(xué)習(xí)的方式，提高內(nèi)審人員的專業(yè)能力，通過考核與激勵措施保持內(nèi)審部門工作效率，從而全面提高醫(yī)院的內(nèi)部審計質(zhì)量。

此外，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)整合內(nèi)部信息資源，進一步推進信息系統(tǒng)建設(shè)，保證初始數(shù)據(jù)采集的及時性，實現(xiàn)內(nèi)部控制信息化管理。健全的信息化系統(tǒng)能夠提高采購業(yè)務(wù)處理效率，降低采購管理部門和各職能部門之間的溝通成本，同時增加采購業(yè)務(wù)及相關(guān)財務(wù)信息披露的透明度，有助于最大化發(fā)揮內(nèi)控管理過程的監(jiān)管效果。

4 ?結(jié)束語

物資采購是保障醫(yī)院運行的重中之重，所以醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)須更加重視物資采購的內(nèi)部控制方面，在專業(yè)的采購部門成立的同時，制定統(tǒng)一的采購管理內(nèi)部制度，嚴(yán)格規(guī)范采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行流程，通過強監(jiān)管，將醫(yī)院物資采購工作關(guān)進制度的籠子，進一步科學(xué)化和規(guī)范化物資采購管理內(nèi)部控制工作。

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