食品藥品檢驗檔案管理工作的優化策略

陳玉帝

摘 要：檔案管理是檢驗檢測機構不可或缺的重要工作內容，決定著檢驗檢測機構的權威性和公正性。本文結合工作實際，對檔案管理工作中遇到的問題進行分析，并針對這些問題提出改善建議。

關鍵詞：食品藥品;檢驗檔案;檔案管理;問題;優化

檔案管理與國家的政治、經濟、文化的發展息息相關，是保證有序開展社會各項工作的基礎。對于食品藥品檢驗檢測機構而言，檔案是食品藥品檢驗中心工作留下的證據和記錄，借助檔案，人們可以了解市場上流通的食品及藥品的抽樣檢查工作進行情況及結果。隨著人們生活水平的不斷上升，對生活質量的要求不斷提升，人們越來越關注食品藥品安全問題，檢驗檢測機構的工作也隨之備受群眾關注。

一、食品藥品檢驗檔案管理存在的主要問題

（一）信息化程度低

長期以來，食品藥品檢驗所在檔案管理工作上，大多采用人工管理的模式，信息化程度較低。而檢驗檢測機構因為工作性質的緣故，涉獵的范圍比較廣，除了對食品藥品、日常用品等產（商）品的衛生、安全性進行檢驗檢測，還要適時地進行追蹤、監管，為政府部門進行產品質量監管提供風險預警的技術支持和信息服務，并要不定期的組織相關從業人員進行培訓工作，協助解決技術疑難問題。這一系列的職能導致了日常工作中會產生非常繁雜的文書檔案，除此之外，儀器設備購置以及日常維護都需要登記在冊，不斷地進行更新，因此，需要消耗大量的人力、精力和時間。

（二）檔案管理工作缺乏統一性

隨著社會的發展，食藥機構檔案范圍由最初的文化、人事等有關內容，拓展到電子文件、實物、照片及聲像等多種類型。而檢驗檢測機構檔案的管理工作卻并沒有與傳統的單位檔案區別開，對所檢測的樣本、數據、圖片等各類檔案沒有明確的區分，導致檢驗檢測機構的檔案管理工作缺乏統一性，很多檔案沒有及時納入到管理體系當中，制定統一的標準至關重要。

（三）檔案利用率低

檔案利用率較低，無法發揮應有的效益。有些機構檢測完后，將樣本、數據之類的檢測資料遞交到檔案科室就大功告成，而檔案管理人員將相關的檢測資料整理、放置，也就覺得已經大功告成，不再思考花時間整理這些檔案究竟為什么，有什么用處，更談不上開發檔案本身具有的價值。需要的時候翻一下，不需要了永久沉寂，這樣的檔案就成了“死”檔案。這種只知檔案整理，不知利用檔案的管理方法導致檔案沒有發揮價值。而真正的檔案管理，其實并不只是對檔案進行整理，更主要的是對檔案信息的應用，檔案工作人員在將資料整理成冊后，如能有效的結合計算機等高科技手段，把整理結果錄入電腦中，便具有了快速且有效的查詢效果，這樣檔案信息就具備了更高的可利用性。

（四）檔案管理人員的綜合素質不高

大部分的管理人員都是在崗數十年的老員工，接受新知識的能力較差，不具備現代化的信息素質，有些甚至無法熟練使用計算機進行辦公。除了信息素質低之外，負責檔案管理工作的多為辦公室文員等，在檔案工作前沒有接受過系統的培訓，對于檔案工作的業務知識、工作流程不熟悉，部分人員對于《檔案法》及相關方面檔案管理規定并不熟悉，保密意識不強，綜合業務素質有待提高。

二、優化食品藥品檢驗檔案管理工作的措施

食品藥品檢驗檔案管理工作做的是否到位，直接關系到檢驗檢測機構的正常運行和檢測質量，因此優化食品藥品檢驗檔案管理具有重要的意義。具體可從以下幾個方面著手：

（一）提高檔案管理的信息化水平

檢驗檢測機構檔案管理工作量是非常大的。因此，提高檔案管理工作的信息化水平，對于加強食品藥品檔案管理工作的效率和質量有著積極的推動作用。檔案管理信息化目的是借助信息技術，積極利用檔案，充分發揮檔案作用，將死板檔案變為靈活的信息。切實完善檔案信息，添加一些能夠體現個人特性以及專業水平的內容，確保檔案不再像是過去一樣，過于模式化。例如，可以引入先進數據管理平臺，將每次檢驗檢測的樣本、數據、圖片、視頻等等信息掃描收錄，引入電子分析、電子統計、電子糾錯、電子索引等功能，每次新的數據進入，就能出現與你想知道的任何一次相關檢測的對比報告，減輕管檔人員工作壓力，減少查詢檔案的繁瑣，同時提高檢測檔案利用率。

（二）做細檔案工作

檔案基礎工作作為檔案管理的重要組成部分，體現著檔案管理的基本水平，它不僅關系著檔案利用的質量和服務效率，還關系著檔案現代化管理水平的高低，是開展工作的前提，只有對各種資料進行有序、優質的分類整理，進行精細化管理，各種類目的檔案有了明確的劃分，才能有效提升管理的質量和效率。因此，建議相關部門出臺檢驗檢測機構檔案管理的法制法規，盡快出臺檢驗檢測機構關于食品、藥品、醫療、衛生、農業、牧業等多方面多種類的檔案管理辦法，《辦法》中應該界定檢測機構所檢測的不同類目的檔案管理。將檔案基礎工作執行到極致，才能夠進一步提升檔案信息的現代化管理水平。

（三）提高檔案的利用率

保存檔案的目的是發揮檔案在“記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民”等方面的功能和作用。為了加強食品藥品檢驗機構檔案的管理，應該對藥檢檔案資源進行合理的開發利用，做好登記管理工作，設立多種形式的信息反饋，并盡可能拓展食品藥品檔案資源的市場以及發展渠道。例如，可以將一些不涉密的管理文檔劃出來，設立文檔展覽管，召開文檔管理知識競賽，將“死”的文檔鮮活起來，這樣做不僅可以潛移默化的提高檢驗檢測機關文檔管理人員和檢驗檢測人員的業務水平，更能彰顯與眾不同、紛呈多樣的檢驗檢測機構風采和文化底蘊，讓群眾了解、認同相關檢驗檢測機構，提高社會知名度。

（四）優化檔案管理隊伍

推動檔案管理工作科學發展，關鍵在人。建設一支政治過硬、愛崗敬業、業務精湛、服務高效的檔案管理團隊是做好藥品監管機構檔案工作的重要保障。一方面，可以結合藥品監管工作實際，積極鼓勵檔案管理工作人員參與有關部門組織的檔案管理方面的培訓活動，學習相關的法律法規以及專業知識;鼓勵檔案管理工作人員到檔案管理先進單位學習先進的檔案管理技術以及經驗，并結合自身單位的特點，研究出符合本單位特色的檔案管理工作方法。另一方面，通過招聘、調任、遴選等方式，選拔一批綜合素質高、業務能力強的檔案管理人員，通過以老帶新、交流任職、崗位傳承等方式，讓檔案工作者適應新的工作需要和新的崗位要求。

結束語

一直以來，食品和藥品的質量都是政府部門管理的重點，食品藥品檢驗檔案管理工作是確保食品藥品檢驗發揮效用的必要留存，能夠督促工作人員按照既定程序完成工作，避免數據作假。做好食品藥品檢驗檔案管理工作，并為之后的檢索查證保留證據，是確保人民飲食及用藥安全的關鍵性手段。

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