信息時代下企業電子檔案管理探討思路分析

楊鋒

摘要：隨著科技及經濟的不斷發展，互聯網技術被廣泛的應用到生產和生活的各個領域中，企業的檔案管理是企業發展和運行的重要環節，電子檔案的管理突破了紙質檔案的局限性，展現出更大的優勢和特點，本文分析了電子檔案的優點，提出了電子檔案管理的策略，以便強化電子檔案管理的效率。

關鍵詞：信息時代;電子檔案管理;企業;優點

在信息化時代下，企業不僅迎來了極大的發展機遇，同時也面臨著嚴峻的挑戰，企業必須要與時俱進，不斷的更新并完善各項制度，有效的轉變檔案管理的模式，通過借助電子檔案管理，提升檔案管理的質量，避免檔案的丟失或破損，讓檔案管理更加準確化和安全性。

一、企業電子檔案管理優點

在信息時代的背景下，借助電子檔案的管理，讓企業檔案能夠信息化和智能化發展，優化了繁瑣的檔案管理程序，減輕了檔案管理人員的工作壓力，極大的提升了檔案管理的效率。在傳統的檔案管理中，檔案管理人員從收集信息、歸檔、立卷以及銷毀等各個方面都是人工完成，檔案的查找速度比較慢，對檔案的開發和利用也不夠全面，而使用電子檔案能夠快速的查找所需文件，并對遺漏文件進行增補;檔案的開發和利用也可以通過電子系統來深入的挖掘，借助大數據、云計算等技術，讓檔案的管理更加優智與便捷。此外，電子檔案還避免了紙質檔案被丟失或破損的情況發生，可以通過數據備份或者身份驗證等設置，保證了檔案的保密性和安全性。

二、管理措施

由于目前電子檔案在企業運行的過程中還處在發展階段，雖然電子檔案具備很多的優點，但是在管理的過程中，也存在一些問題，這就需要企業不斷的完善各項制度，為電子檔案的管理營造出一個更加可靠與安全的環境。首先，在電子檔案管理的各項制度方面，企業應該制定適合電子檔案的發展制度，讓檔案管理人員能夠規范管理程序，創建嚴格的審批制度，需要查閱或者使用的檔案必須要經過審批;同時在檔案的收集和整理方面，要借助信息技術，保證檔案的更新，通過電子檔案和紙質檔案相互補充的管理模式，達到資源整合，優勢互補的效果。企業應該結合自身的實際情況打造出最佳的電子檔案管理制度，從審批、查閱到電子檔案的應用和開發等各個環節都應該嚴格依據電子檔案管理的體系開展，避免電子檔案管理形式化或者隨意化。

其次，電子檔案的管理還應該構建完備的檔案管理系統，通過建立與企業檔案管理相適應的數據庫，將企業的各項檔案進行詳細的分類和整理，方便檔案的查詢與歸檔。同時還應該及時對數據庫系統進行更新，檔案管理人員和技術人員要及時的溝通和交流，對數據庫中存在的問題或者漏洞要加以彌補和修復，直至達到數據庫的最優狀態，防止黑客的入侵或者數據的丟失，進一步增強電子檔案管理的效率。在電子檔案管理過程中，還需要對檔案進行備份，通過設置身份驗證、密匙、防火墻等，阻止不明身份人員的入侵。有效的借助OA系統或者ERP系統，為企業的電子檔案管理營造出更加優質的硬件條件，高效的解決電子檔案儲存和管理中的問題，實現電子檔案的內部共享。

此外，企業還應該高度重視電子檔案管理的各項措施，整合電子檔案管理的優缺點，讓電子檔案管理的優點最大化，為電子檔案的管理提供必備的軟件和硬件設施，定期更新各項系統，檔案部門也應該及時和各部門之間相互溝通，在檔案的收集和整理中，保證各部門能夠及時上傳到數據庫，最終檔案人員進行統一和完善。同時在電子檔案管理的過程中，還應該加大對檔案的開發力度，電子檔案能夠清晰地展現出企業運行中的各項文件和信息，檔案管理人員不僅要對檔案進行嚴格的管理，還要對其加以開發，為企業的發展和決策提供建設性的意見和科學的參考，這樣才能夠將電子檔案的管理效果最大化。比如：大數據建模、物聯網、云計算等，都能夠為電子檔案的開發和利用提供技術支持，檔案管理人員應該將其有效的利用。

三、思考與建議

電子檔案的管理對企業有著十分重要的作用，電子檔案的優點也顯而易見，企業在電子檔案管理的過程中，必須要讓其優點最大化，充分的結合企業的特征和檔案管理的屬性，為企業構建出適宜的檔案管理系統和數據庫，確保電子檔案能夠有序的運行;同時企業也應該加強對電子檔案管理的重視程度，在人員的優化配置方面，不斷的提升電子檔案管理人員的專業素質以及創新能力，電子檔案管理人員也應該樹立終身學習的理念，深入挖掘數據庫中的各項信息，更新檔案管理的理念和模式，有效的借助國外企業或者其他企業電子檔案管理的成功經驗，優化電子檔案管理的內容。企業也應該加強對檔案管理人員的教育和培訓力度，定期組織電子檔案管理的座談會或者研討會等，就電子檔案管理中存在的不足或者問題，進行廣泛的討論，集思廣益的提出解決意見，確保電子檔案管理的質量提升。此外，電子檔案的管理還需要逐漸從紙質檔案過度，不能急于求成，而達不到最佳的效果。

四、結論

企業在電子檔案管理的過程中，必須要健全各項制度，對系統的更新和升級應該加以重視，從實際出發，應該結合循序漸進的規律，提升電子檔案管理的效率，讓檔案管理人員對電子檔案的管理能夠有高度的認識，防止電子檔案管理中出現形式化的情況，確保電子檔案的可靠性和安全性，強化管理質量。

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