大型國有企業差旅管理系統平臺建設問題研究

摘 要：大型國有企業傳統差旅管理存在出差成本難以管控、報銷流程煩瑣、報銷制度不合理等問題，因此，必須要推進差旅管理系統平臺建設。這有利于降低企業差旅成本、規范報銷流程、促進企業廉政建設、提高企業信息化管理水平。本文分析了大型國有企業差旅管理系統平臺建設的主要思路，提出要從主要領導高度重視、引進優質供應商、實行專業化管理、改造差旅流程、拓展服務范圍等五個方面入手，推進差旅管理系統平臺建設。

關鍵詞：大型國有企業;差旅管理系統平臺;建設

十八大以來，為貫徹落實黨中央八項規定，改進工作作風，推進厲行節約反對浪費制度建設，加強和規范國有企業差旅管理，中國移動、中國電信等一批大型國有企業開始建設自身的差旅管理系統平臺，并取得了一定成效。在此背景下，不少學者對國有企業差旅平臺建設問題進行探索。例如：楊勇、李占峰、任騰云、張敏等學者在調研的基礎上，提出要結合互聯網新型技術，將企業差旅與第三方供應商提供的服務進行有機整合，并對差旅平臺的建設情況進行了初步設計。譚鴻宇分析了央企差旅資源整合現狀，指出目前央企差旅資源整合取得明顯進展，同時，也存在不少問題。他提出，未來差旅資源集中整合管理是發展方向，這會帶動相關旅行及相關生活類業務的重組和整合，從而為央企改革增添活力。張美年指出，差旅費用是企業第二大可控的日常支出，目前，傳統的差旅管理存在一系列問題，互聯網技術的發展，為改進差旅管理提供了機會。要推進差旅管理系統無紙化，從而提高差旅管理效率。本文在前人研究基礎上，指出大型國有企業傳統差旅管理模式存在的問題，分析差旅管理系統平臺建設的必要性，提出了差旅管理系統平臺建設的主要思路和對策建議。

一、大型國有企業傳統差旅管理模式存在的問題

差旅費是企業員工因辦理公務離開本地而產生的交通費、住宿費等各項費用支出。差旅管理是企業為合理使用差旅費、提高企業效益而實施的一系列管理活動。大型國有企業由于內部單位眾多、員工數量龐大、崗位工種不同、地域分布廣泛、員工差旅頻繁、會計核算機構多和差旅費金額大等諸多原因，在缺乏統一管理平臺的傳統差旅管理體系中，存在以下一些問題。

（一）員工出差成本難以管控

目前，大多數國有企業員工出差，主要都是員工自主訂票和預訂酒店住宿。就飛機票而言，機票價格有淡旺季之分，在不同的訂票平臺上，機票價格給出的折扣不同;就酒店訂購而言，同一城市不同地段的酒店價格差異很大，同樣的酒店在不同的季節、不同的時間段給出的價格折扣不同。因此，對于非專業的國企員工而言，要從眼花繚亂的機票、酒店價格中挑選出物美價廉的差旅產品實屬不易。同時，由于員工個體的力量相對弱小，不可能與酒店、航空公司、旅行社等部門討價還價，這就直接導致員工出差交通費貴、酒店住宿費虛高、出差體驗不好等問題，使員工出差成本虛高，難以管控。

（二）報銷流程煩瑣

目前，員工報銷差旅費大體的流程是，員工到業務部門填寫出差申請;然后，該申請經各級領導逐級審批后，員工方可出差;出差過程中要開具各種發票;出差回來后，員工將出差所產生的各項費用連同發票進行分類粘貼然后交給財務人員;財務進行初審、再審;審核通過后，由財務領導簽字后，進入報銷程序。整個報銷流程非常瑣碎，中間核對數據、找領導簽字等流程會出現多次反復，耗費員工大量時間、精力，員工對財務部門的低效率常有大量抱怨情緒。同時，對財務人員而言，手工發票粘貼、發票審核等流程要花費大量時間，每逢年底等報銷高峰期，加班加點成為常態化，從而導致差旅費報銷效率低下。

（三）報銷制度不合理，流程監管難度大

由于報銷流程長，少量的財務人員要應付大量的差旅報銷單據，這就導致許多不可控的因素時常發生，監管難度加大。有的企業規定出差的交通費和差旅費要形成完整的閉環鏈條，無形之中增加了差旅成本。比如，某員工到某城市出差，本可以節省住宿費用，但為形成完整的閉環鏈條不得不到酒店住宿，這就無形中增加了企業差旅成本;有的員工出差需要主管領導審批，而領導正在出差，未能簽字，這就導致事前審批制度形同虛設;有的員工利用報銷制度漏洞在網絡上購買發票，從而造成違規風險。

二、大型國有企業差旅管理系統平臺建設的意義分析

正是由于傳統差旅管理體系存在種種問題，故有必要推進大型國有企業差旅管理系統平臺建設。其重要性表現在以下幾個方面。

（一）有利于降低企業差旅成本

差旅管理系統平臺建設后，企業員工訂票不再采用個人訂票，而是統一在系統平臺上訂票。大型國有企業的員工有幾十萬之多，這么多人都通過系統平臺訂票，就相當于集團作戰，這能提高整體的議價能力，從而能有效地降低差旅成本。

（二）有利于規范差旅報銷流程，提高報銷效率

一旦采用差旅管理系統平臺，則所有員工的報銷都可以通過網絡進行，這就可以極大地減少員工線下報銷的煩瑣流程，提高報銷效率。同時，財務人員也可以全程網上審核，這有利于節約財務人員時間，提高報銷效率。

（三）有利于促進國有企業的廉政建設

2012年12月，中共中央政治局召開會議，審議通過了中央政治局關于改進工作作風、密切聯系群眾的八項規定;2014年，中央發布《關于合理確定并嚴格規范中央企業負責人履職待遇、業務支出的意見》。這一系列決定和意見，對于加強大型國有企業黨風廉政建設具有重要意義。許多國有企業通過內部審計，對于超標乘坐商務艙、高鐵商務座、超標住宿五星級酒店等費用進行了追繳，查處了一大批違規違紀人員。通過推進差旅管理系統平臺建設，能夠進一步規范國企員工的差旅管理，推進黨風廉政建設。

（四）有利于提高國有企業信息化管理水平

目前，推進企業信息化建設已經成為國家發展的重要戰略。通過推進差旅管理系統平臺建設，能夠提高企業財務管理信息化水平，推進企業信息化管理水平上臺階，為傳統國有企業轉型發展提供新動力。

三、大型國有企業差旅管理系統平臺建設的主要思路

目前，大型國有企業在人力資源、財務管理等方面都已經推廣了信息化管理。差旅管理系統平臺建設不是要單兵作戰，建成一個孤立的系統，而是在與這些系統實現互聯互通的基礎上進行建設。差旅管理系統平臺要成為企業整體信息系統的有機組成部門，其與其他系統的關系可以畫圖表示如下。

從該示意圖可以看出，建設差旅管理系統，核心是要處理好該系統與其他4個系統的關系。

第一，差旅管理系統與外部系統的關系。差旅管理系統作為企業內部系統，必須與各種外部系統進行有效對接。這里的外部系統主要是指各種差旅供應商的系統。與外部系統對接越高效，差旅管理系統的活力就越充分。在與外部系統對接時，要充分考慮企業整體系統的安全性問題，做到既高效，又安全。

第二，差旅管理系統與財務管理系統的關系。差旅費管理是企業財務管理的重要組成部分，是企業財務管理信息化的重要表現。差旅管理系統建設要與企業財務管理系統有效銜接，大力推進線上管理，從而推進整個財務管理系統的線上管理。

第三，差旅管理系統與人力資源系統的關系。差旅管理系統要順暢運行，就要獲取企業員工的實時信息，這有利于甄別企業員工信息，確定不同員工的報銷等級。這就要求差旅管理系統要與企業人力資源系統有效銜接，及時獲取企業員工信息，為改革差旅管理制度提供基礎信息。

第四，差旅管理系統與基礎維護系統的關系。差旅管理系統是企業信息化管理的有機組成部分。因此，差旅管理系統要正常運轉，離不開企業信息管理部門的介入。差旅管理系統一旦運轉，大量的日常維護工作都離不開企業信息管理部門的緊密配合。信息管理部門要從技術角度大力支持、配合該系統的運轉。一般說來，企業規模越大，則在差旅管理系統投入的設備規模、人員力量就越多。

因此，差旅管理系統要正常運轉，核心是處理好與這4個系統之間的關系。除此之外，差旅管理系統也要處理好與其他系統的關系。例如，差旅管理系統屬于企業內網系統，要處理好與企業外網系統的關系，要善于利用企業外網宣傳企業差旅管理系統改革取得的成效。差旅管理系統要處理好與各部門內部網站之間的關系，從而便于及時有效地推送各種差旅費管理、報銷、優惠等相關信息。

四、大型國有企業差旅管理系統平臺建設的主要對策

推進大型國有企業差旅管理系統平臺建設是一項系統工程，必須多方合力，有序推進，才能科學地建設差旅管理系統平臺。

（一）主要領導要高度

差旅系統平臺建設要建成，涉及到企業內部大量的資源整合，這種資源整合的實質是差旅管理體制機制的變革。只有主要領導高度重視，強力推進，才可能實現這種變革。主要領導要親自擔任差旅系統平臺建設的組織者和推進者，財務部門、信息部門等相關部門領導和下級單位領導要積極參與，統籌整合企業資源，從而推進差旅管理體制變革。

（二）引進優質供應商

差旅系統平臺建設要成功，離不開大量優質供應商的參與。可以從兩個方面出發考慮優質供應商：一是從產品類別來看，引入的優質供應商主要以火車票、飛機票、酒店等相關產品供應商為主;二是從供應商類型來看，引入的優質供應商既包括攜程、途牛、去哪兒網等中間供應平臺，也包括酒店、航空公司等直接供應商，也要引入微信、支付寶、銀聯、京東支付、支付等各種金融供應商。平臺要對各類資源進行整合，將這些供應商納入系統平臺，從而形成豐富的產品庫，便于員工進行比較選擇。同時，為提升差旅管理系統平臺的自生能力，也要允許其他外部廠商利用該平臺進行廣告宣傳，平臺收取一定的廣告費用，從而用于彌補該平臺的日常支出。

（三）對系統平臺進行專業化管理

差旅系統管理平臺建設對企業而言是一項新業務。平臺要建設成功，就必須組建專業化管理團隊。就目前形勢來看，系統平臺的管理可以由企業IT部門管理，或者由企業財務部門或企業內部成立旅行社進行管理。不管采用哪種管理方式，都必須建設專業化的管理團隊。團隊由決策團隊、技術團隊、營銷團隊和結算團隊等相關部門構成，共同推進系統平臺的建設和運營。

（四）改造差旅流程

平臺要利用信息化手段對差旅流程進行全流程改造。在審批方面，應當從線下審批改革為線上審批。這既能縮短審批時間，也有利于分析差旅申請的必要性。在產品選擇上，平臺應根據員工信息及出差地點、時間，自動推送產品信息供員工選擇，這就從技術上堵塞了差旅報銷漏洞;在行程結束后，差旅信息將進入結算系統，由系統自動對賬，經員工所屬財務部門審核后，自動完成結算，從而避免線下報銷的煩瑣手續。

（五）拓展服務范圍

由于員工所有差旅行為均在平臺上進行，平臺可對員工差旅行為進行大數據分析，從而為企業優化差旅政策、評定員工績效提供數據支撐。同時，由于實行集中管理，能有效降低企業差旅費。企業可以用節省的成本為員工差旅提供增值服務，如提供接送站、洗衣等服務，從而最大限度地滿足員工需求，增強企業的凝聚力。

總之，大型國有企業構建差旅系統平臺，有利于解決傳統差旅管理存在的種種問題，降低企業差旅成本，節約員工、財務部門在差旅方面所花費的大量時間，實現差旅信息的透明化管理，有效堵塞制度漏洞，實現企業、員工、財務部門等多個部門利益共贏。未來，它必將成為大型國有企業差旅管理的主流發展方向。

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作者簡介：賀家瓊（1996-），女，漢族，湖南省湘潭市人，西南財經大學會計學院，研究生。研究方向：公司財務與管理。