人工智能時代檔案管理革新路徑分析

林麗華

摘要：人工智能的發展推動了智能社會的出現，人工智能應用在檔案管理當中是時代發展的必然趨勢，也是檔案管理自身的需要。智能化檔案管理應用在采集信息、信息分類、信息管理等方面，給傳統的檔案管理創造了新的生機。分析了人工智能對檔案工作的影響，提出了將人工智能技術應用于檔案工作的具體途徑。

關鍵詞：人工智能;檔案管理;路徑分析

在數據聚合、技術突破、國家戰略等因素的作用下，人工智能成功引發了科技的發展，成為科技創新的風口。人工智能已經開始有了實際的運用，并遍布于生活的各個領域，解決不同領域內的問題，也為科技創新提供了新的機會和挑戰。與之前有所不同的是，人工智能可以存在于任何檔案管理的業務當中，這就要求我們用不同的視角，全方位的去增強我們對人工智能在檔案管理中的了解。

一、人工智能在檔案管理上發展的必然性

1.提升檔案管理安全

與檔案管理性質有關的安全問題是人們關注的主要問題，特別是對于大型企業或事業單位。在傳統的國家管理框架下，企業面臨著文件丟失等安全問題。數據降級、信息泄露等，都會對其產生負面影響。公司人工智能技術的靈活應用改變了傳統的管理模式，提供了智能化管理，如利用計算機進行技能管理。排除不具備研究能力的人員，建立安全密鑰，提高檔案信息管理的安全性，滿足當前的發展需要。

2.降低檔案管理成本

人工智能技術的靈活應用也有助于降低行政成本，它的應用徹底改變了傳統的檔案管理形式。這需要大量的成本，同時也需要相關的保險和福利資金，而人工智能技術是一項獨特的投資，效率高，甚至可以實現24小時正常運行，具有積極的長遠意義，還能降低公司的成本。

3.提高檔案管理效率

在當前的項目檔案管理過程中，涉及的內容多、涉及面廣，需要員工從多方面進行分析，以滿足當前的管理需要。靈活運用人工智能技術，可以簡化繁瑣的檔案管理程序，快速處理大量信息，建立完整的檔案管理系統，提高檔案管理水平和質量。

4.減少管理錯誤率

由于人工管理本身的性質的影響，在日常管理過程中經常會出現差錯。主要原因是人身事故多，造成管理失誤，影響企業發展。靈活應用人工智能技術，可以從根本上消除人為錯誤，降低出錯概率，提高整體管理質量，滿足發展需要。

5.時代的導向

自從人工智能出現直到現在，其理論和技術逐漸趨于完善，應用領域也在一直變廣。目前，它已經在圖像和語音識別、文字處理等多個方面超過人類，并逐漸占據醫療、金融、數字個人助理等現代服務業的核心地位，滲透到人們的日常生活中。人工智能的代表性技術包括自然語言處理、模式識別、專家系統、機器學習和分布式人工智能。

6.定位轉變

檔案服務需要智能化、個性化、知識化。公共檔案館作為文化事業單位，負責各種檔案的接收、管理和社會利用。隨著社會發展水平的提高，人們的智力觀念和智力觀念不斷深化，對檔案管理者提出了越來越高水準的要求。人工智能作為一種智能技術，受到了社會的廣泛關注，在很大程度上滿足了公共檔案館和外部社會對提高其服務水平的要求。比如，機器人幫助用戶借閱檔案，回答相關問題，或者“借助數據挖掘技術，分析用戶身份記錄、借閱記錄等結構化數據，分析檔案的存儲行為、搜索方法、行為軌跡等半結構化數據，有效地揭示用戶的隱含提高檔案服務水平。

二、人工智能技術應用于檔案工作的具體路徑

人工智能可以應用于檔案管理的許多方面，由于它主要由機器執行，許多算法和數據可以循環使用，所以許多事情可以同時完成，從此大幅度提高工作效率。

1.電子檔案的整理

大數據時代電子文檔的爆炸式增長給歸檔帶來了極大的困難。基于模式識別，機器學習和自然語言處理等技術，可以自動將電子文檔存檔到存檔范圍內，還可以掌握相關的原始數據。不僅如此它還可以結合圖書館以便在網上獲取各種文檔，從而構成一個多維收集系統。對于存檔文件的質量控制中的困難，通過機器學習，抓住其中的審核要素，建立存檔文件質量審核模式，能夠及時地找出并識別存檔文件的質量問題，提高存檔文件的質量。

2.檔案的智能鑒定

綜合評判需要考慮檔案鑒定的內容、作者、時間和完整性，它是相對抽象的，需要高度專業化。使用專家系統和機器學習方法，從已經成型的識別樣本中找到規則，并使用這些規則來確定各種檔案的內容是否有價值，從而為識別檔案管理者提供考察依據。這樣以來，既可以統一識別的標準，還能夠高效地提升識別效率。

3.檔案的智能管控

借助視覺和語音識別技術，機器也可以具有與人類相同的觀察和識別功能。其中最常用的應用就是安全監控。例如，使用人臉識別，指紋識別和虹膜識別等科學技術建立屬于自已的安全識別系統，就可以有效的進行安全防控。

4.智能化多維統計

在傳統環境中，文件統計信息的維度相對較小，可視化程度不夠。基于智能化文檔收集，我們使用自然語言處理技術提取文檔的相關內容和信息，形成多個標簽，在標簽之間建立內部聯系，并依照需求進行搜索。提供文檔統計信息的多維顯示。

5.檔案智能檢索

在智能文件檢索的基礎上，改進關鍵字到知識級別的搜索，以獲取優質的搜索結果，從而使搜索的全面性和準確性可以更好地滿足搜索的需要，包括以下三個方面：首先是在保證自然語言處理的全面性和準確性的基礎上，歸納文檔的特點，自動進入文件系統以形成相關的搜索詞，減少手工輸入并提高描述效率。其次，利用機器來智能地索引和提取內容，最后，在關鍵詞搜索的基礎上，我們可以準確地了解用戶的需要，并提供精準的服務。

6.智能化檔案利用

檔案管理的智能化的使用是人工智能應用程序的重點。首先，使用自然語言處理文件內容的數據，找出文件自身的價值，理解用戶的多種需要，并根據需求形成知識圖譜;然后對語言進行處理和識別，了解不同用戶的特點和需要，形成用戶畫像，，再進行個性化和智能化的推送;最后是充分利用智能機器人的互動功能，積極地進行與用戶的交流。

三、總論

總的來講，在如今的社會，人工智能技術與檔案管理相結合是企業發展的必然趨勢，它促進了檔案管理理念的發生和明顯轉變，創新了現有的管理形式和方法，解決了檔案管理中存在的問題要充分發揮檔案信息的價值，促進現代檔案管理的創新和發展，實現更高效的管理，優化管理全過程，創造高質量的檔案信息管理環境，提高管理效率和水平。

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