就業服務中心檔案信息化管理策略研究

吳志浩

摘要：本文立足于我國檔案就業形勢與就業檔案管理形勢，提出提高檔案管理效率的措施，力求通過構建就業檔案管理信息網、完善就業服務模式、促進下崗職工檔案管理社會化等方式，使檔案管理在勞動就業服務中的作用得到充分發揮，真正實現就業信息一體化管理，促進就業服務順利開展。

關鍵詞：信息化技術;就業服務中心;檔案管理

我國是世界人口第一大國，就業問題較為嚴峻，個體就業不但與自身利益相關，還關系到社會安定與和諧。就業服務中心是為各類人員就業提供相關服務的機構，其工作性質較為特殊，因此，就業服務中心的檔案管理工作也與一般的企事業單位有所區別。為使就業服務中心在維護社會穩定中的作用得以充分發揮，必須重視檔案管理工作。隨著信息技術的廣泛應用，就業服務中心檔案管理逐步發生變化，從傳統的紙質化管理，開始朝向以計算機為媒介的信息化管理方面發展。在應用信息化管理后，可以隨時調檔、移交和歸檔等，使檔案的管理時間更加充裕，更加便捷，推動了就業服務中心檔案管理人員工作效率的提升。

一、信息化檔案管理的內涵

首先是利用現有的信息化技術對檔案信息進行分類與集成，使檔案信息更加方便查詢與開發利用，并且對檔案信息進行排序、編目和歸檔保存等一系列高效的信息化管理。這樣不僅可以提高就業服務中心檔案管理效率，還可以減少不必要的丟失情況。其次是利用信息化技術實現檔案的無紙化管理，使檔案信息更加清楚，調控檔案信息更加便捷。

二、檔案信息化管理內容

就業服務中心在開展檔案管理工作時，為提高檔案管理水平和工作效率，可對信息化技術進行合理應用，構建起一套相對完善的信息化網絡系統。一是對數據資料實行信息化管理。收集數據信息，建立求職者檔案數據庫，通過數據庫能夠對求職者的相關信息進行快速查詢，如個人基本信息、求職信息等，由此可確保相關人員就業服務工作的有序開展。二是對工作流程進行信息化管理。就業服務中心可將各類人員的求職信息全部錄入到信息化網絡系統當中，由系統對這些信息進行分類，利用檔案數據庫，為求職者提供最適宜的崗位和職位建議，幫助失業人員在最短的時間內重新就業，達到維護社會穩定的目的。

三、信息化技術應用于就業服務中心檔案管理的必要性

1.信息化技術是檔案管理工作信息化發展的必然結果

隨著新時期科學技術的飛速發展，就業服務中心不能只依靠傳統的檔案管理模式來開展工作。其檔案管理內容非常復雜繁瑣，可以充分利用信息技術對其進行完善，使其既能享受到科技發展帶來的高效便捷服務，又能提高就業服務中心檔案管理的管理水平。有利于相關工作的更好開展，使其能夠積極履行職責，由被動管理向主動管理轉變，更加主動地為公眾服務。

2.傳統的檔案管理模式不能滿足當前的社會發展需求

傳統的檔案管理模式，采取的是手工登記，紙質存檔，這樣不僅耗時，而且內容也不完整。另外紙質檔案保存時間長后，會出現字跡模糊、紙張脆弱等現象。檔案的調用頻率非常高，在檔案調用過程中需要花費大量的時間和精力，這樣很影響檔案管理人員的工作積極性，降低工作效率。在應用信息化管理后，可以隨時調檔、移交和歸檔等，使檔案的管理時間更加充裕，更加便捷，推動了就業服務中心檔案管理人員工作效率的提升。

四、信息化技術在就業服務中心檔案管理中應用的具體措施

1.建立就業信息檔案數據庫，提高數據質量

就業管理中心應將就業信息管理納入主要工作中，采集和匯總求職者信息，并構建檔案數據庫，為求職者信息查詢提供便利，主要包括求職者的基本信息、求職情況、具備的技能水平等等。將檔案管理與信息技術結合起來，可依托數據庫促進勞動就業的順利開展。

2.對求職者進行系統分類

就業中心應利用互聯網技術對求職者進行分類，為求職者介紹相關職業，并對求職者進行技能培訓，在互聯網基礎上根據求職者實際情況在較短的時間內為其提供最為準確、科學的職位建議，幫助失業者盡快重新步入工作崗位。在數據庫中對求職者的基本信息、專業、求職意向等進行記錄，為其提供最為合適的崗位，明確其就業方向。

3.分級信息管理

就業中心可充分發揮不同部門間的信息資源，與管理者進行溝通與交流，構建三級信息管理機制，由勞動者、政府與市場三個級別構成，對各級工作者進行有力檢查與監督，做好基礎性工作，強化檔案管理、定期發布信息，為決策者提供有力依據。

4.完善就業服務模式，促進就業服務順利開展

就業中心可借助網絡渠道對現行的勞動政策進行宣傳，也可通過制作公告、版面、宣傳畫等方式，面向社會中全體求職者宣傳近期勞動就業保障政策，包括職業規劃、勞動者權益、勞動法普及、勞動仲裁、安全監督等等，使勞動人員的合法權益得到切實保障，使失業者能夠盡快找到新工作。就業中心還應充分發揮求職者的檔案信息，有效解決工作崗位數量少、無保障、崗位競爭激烈等問題，上級部門還應給予更多的鼓勵與扶持，使求職者面臨的實際問題得到有效解決。就業中心將檔案信息進行分類，針對求職者適合的工作類型、所在地區、求職意向等進行數據分析，尋找相應的解決辦法與方案，并根據崗位需求進行培訓，靈活調整培訓內容，為失業者提供切實的就業保障。自從我國實施市場經濟體制后，各級人才市場陸續產生，人才交流的形式、渠道與層次不斷增加，科技人才、高級教師等人才流動量不斷增加，為企業人才開發創造更多條件，而就業檔案可為單位領導獲取求職者資料提供便利，對新人才的使用具有重大作用，真正做到人盡其才。

參考文獻：

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