淺談民營企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

鄭義軍

摘要：在營商環(huán)境不斷優(yōu)化和改善的大背景下，民營企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，據(jù)相關(guān)數(shù)字顯示，民營經(jīng)濟(jì)發(fā)展已逐步占據(jù)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)總量的一半。為此，重視民營企業(yè)檔案管理，積極為民營經(jīng)濟(jì)健康發(fā)展提供檔案信息與檔案管理服務(wù)，也是對社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要貢獻(xiàn)，應(yīng)引起各相關(guān)部門的關(guān)心和重視，民營企業(yè)自身更應(yīng)主動(dòng)規(guī)范檔案管理行為，努力適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展要求。本文就目前企業(yè)檔案信息化管理中存在的問題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞：知識背景;民營企業(yè);檔案管理;信息化建設(shè)

傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理方法使人員查閱易造成檔案損壞等情況，對查閱人員而言，檔案的調(diào)度程序復(fù)雜，審理身份信息和找尋檔案的時(shí)間長，跟不上現(xiàn)代的快節(jié)奏發(fā)展趨勢，這就要求企業(yè)檔案管理逐漸走向信息化。

一、民營企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）檔案信息化管理的觀念落后

一是從檔案信息化管理的理解上較為落后。如大多數(shù)企業(yè)對檔案信息化管理的理解僅僅停留在對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換上，認(rèn)為實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的安裝，數(shù)據(jù)條目的錄入，紙質(zhì)文件的掃描，就是實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理。二是從檔案信息化建設(shè)的理解上較為滯后。如大多數(shù)企業(yè)偏重辦公、財(cái)務(wù)等系統(tǒng)的信息化建設(shè)，而忽視了檔案管理的信息化建設(shè)，有些企業(yè)沒有將檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)同步部署。三是從檔案信息化管理內(nèi)容的認(rèn)識上較為狹隘，如大多數(shù)企業(yè)偏重對紙質(zhì)檔案的收集管理，忽視了電子檔案的重要性，更加忽視了企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重要性。

（二）保密性技術(shù)應(yīng)用薄弱

作為企業(yè)發(fā)展歷程中的重要信息資源，企業(yè)檔案涵蓋了大量企業(yè)商業(yè)機(jī)密以及員工個(gè)人信息，隨著網(wǎng)絡(luò)開放程度的不斷發(fā)展，對企業(yè)檔案數(shù)據(jù)也帶來了嚴(yán)重的安全威脅。目前對企業(yè)檔案管理的安全性造成影響的因素主要有：企業(yè)相關(guān)檔案管理人員安全保密意識缺乏，在操作過程中未嚴(yán)格按照相關(guān)保密制度或管理制度進(jìn)行，不當(dāng)操作或操作中的失誤使檔案外泄、破壞或刪除等，另外就是來自外部環(huán)境，如：黑客、病毒入侵等，對企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫造成嚴(yán)重影響，導(dǎo)致信息泄露、數(shù)據(jù)丟失、篡改等，使企業(yè)蒙受不可估量的損失。

（三）檔案管理人員水平不足

隨著信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，檔案管理工作也從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐漸向電子信息數(shù)字化檔案發(fā)展，這對以往的檔案管理模式和方法造成了極大的沖擊，對檔案管理人員提出了更高的要求。檔案管理人員不僅需要具備檔案管理的基本知識，同時(shí)還要對信息化技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等的應(yīng)用有所了解和掌握，確保信息數(shù)字化檔案的安全性、有效性、及時(shí)性和完整性，通過先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用，使檔案管理水平有效提高。

二、促進(jìn)民營企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）檔案信息化觀念轉(zhuǎn)變的正確理解

首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理的思想，發(fā)現(xiàn)有效管理檔案給企業(yè)帶來的長久益處，對檔案管理信息化建設(shè)提出與企業(yè)理念切合的主題，制定檔案管理的規(guī)章制度和管理辦法，加強(qiáng)員工對信息化的重視。其次，檔案管理者要負(fù)起應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)，制定分類方法，將檔案按密級以及使用的頻率等進(jìn)行分類保存。對于密級較高的檔案要保留紙質(zhì)檔案，檔案電子化時(shí)要設(shè)立保密權(quán)限，防止泄密，多重儲存保證檔案不會(huì)丟失。對于可公開的信息，可以在信息化系統(tǒng)中設(shè)置查閱鏈接，方便員工查詢。

（二）不斷提高服務(wù)，擴(kuò)展檔案的利用

在檔案管理體制的完善中，要提高服務(wù)并且擴(kuò)展檔案的利用。在這個(gè)方面，以我國檔案信息化建設(shè)為例，管理縝密、健全的單位，最能突出的就是個(gè)人的檔案信息，一個(gè)單位的檔案管理信息化水平，便能體現(xiàn)出整個(gè)單位的人事管理思想，所以檔案管理工作十分艱巨，這對檔案管理人員提出了要求，管理人員應(yīng)該時(shí)常關(guān)注管理工作中遇到的問題，具體問題具體分析，采取合理的策略和方法，不斷開闊新視野，擴(kuò)寬新思路，綜合運(yùn)用自身總結(jié)的各種方法處理好檔案工作中出現(xiàn)的問題。這也需要檔案管理者熟悉工作流程，在工作中能夠創(chuàng)新模式，創(chuàng)立檔案管理反饋和產(chǎn)生模式，時(shí)時(shí)刻刻改正管理上出現(xiàn)的不足，擴(kuò)大檔案資源利用的范圍，從而更加有利于檔案信息化管理的建設(shè)。

（三）加強(qiáng)檔案的數(shù)字化建設(shè)

檔案的數(shù)字化建設(shè)，信息化創(chuàng)立是做好檔案管理工作的有效方法。也是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，與現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行進(jìn)一步融合的必經(jīng)之路。檔案是一種比較豐富的信息資源，所以如果能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的信息化，將會(huì)使檔案效益發(fā)揮到最大，同時(shí)為需要的人提供更優(yōu)質(zhì)、更便捷的服務(wù)。由于檔案管理工作相對復(fù)雜，并且具有較高的勞動(dòng)強(qiáng)度，所以將檔案目錄進(jìn)行信息化是有效的構(gòu)建工作之一。將信息化設(shè)備進(jìn)行有效利用，對檔案進(jìn)行整理與匯總，把所有相關(guān)的信息集合在一起。這樣不僅減少手工操作的強(qiáng)度，同時(shí)也能夠提高工作效率，降低重復(fù)勞動(dòng)。在檔案資源共享的同時(shí)，達(dá)到事半功倍的效果，早日實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案管理從紙質(zhì)化到信息化的轉(zhuǎn)變需要的周期長，在此過程中需要解決的問題很多，企業(yè)檔案管理者應(yīng)該對信息化進(jìn)程予以重視，對軟硬件設(shè)施進(jìn)行更新，培養(yǎng)相關(guān)技術(shù)人才，對檔案管理信息化進(jìn)行規(guī)范化處理，擴(kuò)大檔案的應(yīng)用價(jià)值，推進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)。

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