試論數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用的重要性

李麗光子

【摘? 要】近年來，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，人們?cè)絹碓街匾曌约旱慕】蛋l(fā)展。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，社會(huì)也逐漸地在人事檔案管理中應(yīng)用信息管理技術(shù)，不斷地提高人事檔案管理的效率，從而進(jìn)一步地對(duì)人事檔案管理的信息化水平進(jìn)行提升。基于此，論文首先對(duì)醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行探討和研究，隨后從五個(gè)方面對(duì)醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化信息的重要性進(jìn)行分析，以供相關(guān)人士參考交流。

【Abstract】In recent years， with the continuous improvement of social and economic level， people pay more and more attention to their own healthy development. With the continuous development of science and technology， the society gradually applies information management technology in personnel archives management and constantly improves the efficiency of personnel archives management， so as to further improve the informatization level of personnel archives management. Based on this， the paper firstly discusses and studies the current situation of personnel archives management in hospitals， and then analyzes the importance of applying digital information in personnel archives management in hospitals from five aspects， so as to provide a reference and exchange for relevant people.

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化信息;醫(yī)院;人事檔案管理;重要性

【Keywords】digital information; hospitals; personnel archives management; importance

【中圖分類號(hào)】R197.322? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2020）09-0013-02

1 引言

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，科學(xué)技術(shù)也取得了一定的進(jìn)步，在醫(yī)療事業(yè)方面也不例外。近年來，醫(yī)療事業(yè)借助科技的發(fā)展不斷取得成就，但是在人事檔案管理方面仍然存在著一些漏洞。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適用于當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展，所以對(duì)醫(yī)院人事檔案管理方式進(jìn)行改革的問題也變得迫在眉睫。現(xiàn)階段，隨著數(shù)字化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)也逐漸地融入人們的生活，成為了人們生活中重要的一部分，將數(shù)字化信息技術(shù)引入醫(yī)院人事檔案管理中也是當(dāng)今醫(yī)院人事檔案管理改革的重要方案之一。相關(guān)部門應(yīng)該重視醫(yī)院人事檔案管理工作，提出一些可行的建議，幫助醫(yī)院實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

2 醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

目前，我國(guó)仍然有很大一部分醫(yī)院應(yīng)用傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，大多數(shù)的管理人員傾向于過去的檔案管理模式，并沒有意識(shí)到對(duì)于管理模式創(chuàng)新的重要性，導(dǎo)致相關(guān)的數(shù)據(jù)不具有共享性，工作效率和工作質(zhì)量不高，資源共享程度較低，限制了醫(yī)院的發(fā)展。

2.1 檔案管理的意識(shí)薄弱

由于檔案管理工作并不能直接地產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，導(dǎo)致很多檔案管理人員出現(xiàn)工作并不重要的錯(cuò)誤觀念，導(dǎo)致檔案管理工作更為形式化，最終造成管理人員在工作過程中較為松懈、管理工作效率不高的現(xiàn)象。

2.2 檔案管理的準(zhǔn)確度低

目前，在我國(guó)很多醫(yī)院中，大多數(shù)的人事檔案管理是由人工操作，工作效率不高，需要大量的勞動(dòng)力來完成，而且也不能保證檔案管理的準(zhǔn)確性。由于醫(yī)院各個(gè)部門的人事檔案主要是對(duì)醫(yī)院工作人員的經(jīng)歷、學(xué)歷、工資變動(dòng)以及各種獎(jiǎng)罰信息進(jìn)行記錄，而這些人員隨著日積月累的考核、進(jìn)修學(xué)習(xí)等，可能會(huì)不斷地更新和增加檔案內(nèi)容，所以人事檔案需要跟隨著時(shí)間的推移不斷地進(jìn)行改變。因此，在這個(gè)階段就可能會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤的歸檔現(xiàn)象，而這些人事檔案數(shù)量非常多，一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤現(xiàn)象，便要重新整理上千份檔案，需要耗費(fèi)工作人員大量的時(shí)間和精力，而且一旦沒有及時(shí)地將大量的材料進(jìn)行歸檔，那么就會(huì)影響檔案查詢時(shí)內(nèi)容的真實(shí)性。在開展一些考察工作的過程中需要根據(jù)員工的家庭、工資等情況進(jìn)行調(diào)查，需要查閱個(gè)人檔案中最原始的資料，然后對(duì)原件進(jìn)行核實(shí)，長(zhǎng)此以往就會(huì)出現(xiàn)檔案損害的情況，導(dǎo)致檔案的準(zhǔn)確率不高。

2.3 檔案資料的使用不便造成工作效率過低

由于目前大部分醫(yī)院的檔案管理工作并沒有引入信息化管理模式，在開展檔案管理工作時(shí)，需要大量的人工來完成對(duì)紙質(zhì)文檔數(shù)據(jù)的記錄，所以在對(duì)檔案變更管理時(shí)，記錄就缺乏了實(shí)效性，如果需要查找檔案時(shí)，必須依靠人工手段來進(jìn)行查找、分析以及編輯，這一過程浪費(fèi)了大量的時(shí)間，也讓人事檔案的管理工作顯得極為不方便，很大程度地降低了工作效率。

2.4 檔案管理人員的素質(zhì)比較低

目前，絕大部分的醫(yī)院并不重視檔案管理的工作，導(dǎo)致很多檔案管理人員也不重視自己的工作，導(dǎo)致員工整體的素質(zhì)偏低。醫(yī)院對(duì)該崗位上的人員配備的管理比較松懈，不能夠緊跟時(shí)代的變化而進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展，沒有認(rèn)真地建設(shè)好檔案管理工作，業(yè)務(wù)水平和工作效率低下，嚴(yán)重地影響了檔案管理工作的效率和質(zhì)量[1]。

3 醫(yī)院人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息管理的重要性

3.1 提高對(duì)檔案管理的重視程度

目前，已經(jīng)有部分醫(yī)院表現(xiàn)出了對(duì)人事檔案管理的重視，將數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)院人事檔案管理當(dāng)中。對(duì)于一個(gè)醫(yī)院的發(fā)展來說，檔案管理工作并不是一件小事，所以我們應(yīng)該對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行改進(jìn)創(chuàng)新，選擇新的檔案管理方式。醫(yī)院要重視檔案管理工作人員的招聘工作，應(yīng)該對(duì)需要招聘的人員嚴(yán)格要求，結(jié)合員工的綜合素養(yǎng)進(jìn)行考察。企業(yè)在招聘檔案管理員時(shí)，應(yīng)該提高招聘門檻，更多地選擇數(shù)字化信息技術(shù)方面的人才，員工需要多掌握一些適合時(shí)代發(fā)展的知識(shí)和技能。通過嚴(yán)格開展招聘工作，更加體現(xiàn)了對(duì)檔案管理工作的重視，對(duì)整個(gè)醫(yī)院的整體發(fā)展都有著很大的影響作用[2]。

3.2 提升檔案管理的效率

人事檔案管理中數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用不同于傳統(tǒng)的手工記錄方法，能夠在很大程度上提高工作的效率，同時(shí)，可以將數(shù)據(jù)內(nèi)容更加直觀地呈現(xiàn)。數(shù)字化信息管理技術(shù)可以讓檔案管理中輸入的內(nèi)容更加準(zhǔn)確，大大降低了整個(gè)檔案的錯(cuò)誤率。同時(shí)，在醫(yī)院人事檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化信息管理技術(shù)，通過查找關(guān)鍵詞的方式能夠很方便地將檔案內(nèi)容快速查找并且調(diào)出相關(guān)內(nèi)容，很大程度地提高了工作效率，也節(jié)省了更多的人力物力[3]。

3.3 使人事檔案的信息更加安全

傳統(tǒng)的人事檔案管理方式大多數(shù)使用紙質(zhì)媒介進(jìn)行記錄，這種傳統(tǒng)的方式很容易被他人篡改檔案內(nèi)容，而且也存在著很大的文件丟失、竊取的風(fēng)險(xiǎn)，甚至出現(xiàn)檔案斷層的現(xiàn)象。如果運(yùn)用數(shù)字化信息管理方式，那么可以將大多數(shù)重要的數(shù)據(jù)存入計(jì)算機(jī)中，通過對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行加密對(duì)人事檔案內(nèi)容進(jìn)行保護(hù)，很大程度上提高了人事檔案管理的安全系數(shù)。同時(shí)，計(jì)算機(jī)有大量的內(nèi)存空間，可以儲(chǔ)存大量的數(shù)據(jù)內(nèi)容，不受空間和時(shí)間的限制，可以讓人事檔案的完整性和連貫性得到保障。

3.4 延長(zhǎng)檔案使用的時(shí)間

傳統(tǒng)的檔案管理是利用紙質(zhì)載體的形式進(jìn)行記錄，如果長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行儲(chǔ)存，紙質(zhì)的質(zhì)量可能會(huì)出現(xiàn)一定程度的損壞，也可能由于人為或者災(zāi)害的原因，人事檔案的完整性會(huì)遭受損害，甚至可能使檔案室的空間不足以儲(chǔ)存檔案材料，或者缺乏一些保存手段，導(dǎo)致檔案保存的時(shí)間從一定程度上受到限制。應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)很大程度上解決了這一難題，通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行儲(chǔ)存，檔案的使用年限大大提升，同時(shí)，相關(guān)數(shù)據(jù)可以通過上傳云空間進(jìn)行保存，讓檔案在何時(shí)何地都可以進(jìn)行調(diào)取使用，打破了時(shí)間、空間上的限制，讓相關(guān)的工作更加方便快捷，也更好地延長(zhǎng)了儲(chǔ)存檔案的時(shí)間[4]。

3.5 保障醫(yī)院工作的有序開展

做好醫(yī)院的人事檔案管理工作，能夠更有效地保障醫(yī)院各項(xiàng)事務(wù)的有序推進(jìn)，這項(xiàng)工作與醫(yī)院每一位在職人員息息相關(guān)，做好這項(xiàng)工作可以更好地配合醫(yī)院其他業(yè)務(wù)的開展，也最大限度地激發(fā)人才的潛力，讓醫(yī)院相關(guān)的醫(yī)療團(tuán)隊(duì)能夠發(fā)揮更大的力量。運(yùn)用數(shù)字化信息技術(shù)，人事檔案管理工作能夠更好地進(jìn)行，而且不容易被篡改，在一定程度上保障了工作人員考核的公平性，極大地推動(dòng)醫(yī)療隊(duì)伍的建設(shè)，同時(shí)，提高醫(yī)院的綜合發(fā)展水平。

4 結(jié)語

醫(yī)院應(yīng)該提高對(duì)人事檔案管理工作的重視程度，引進(jìn)數(shù)字化信息技術(shù)進(jìn)行工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)，不斷地跟隨社會(huì)發(fā)展的步伐，進(jìn)行創(chuàng)新改革，更好地提高人事檔案管理工作的效率，提高服務(wù)質(zhì)量，推動(dòng)整個(gè)醫(yī)院深化現(xiàn)代化管理的進(jìn)程。

【參考文獻(xiàn)】

【1】趙海龍.試論數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用的重要性[J].信息記錄材料，2018，19（02）：238-239.

【2】劉冷杉.數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用的重要性分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（03）：145.

【3】鄧翠萍.數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用的重要性[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（02）：93.

【4】孫青.淺談數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用的重要性[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2019（10）：196-197.