“大數據”對規范高校經費管理與使用的研究

姚洵豐 蘇喆 劉岳賓

摘要：隨著近年來互聯網信息技術的普及與發展，信息化建設已經深入到我們日常工作生活的方方面面。作為信息化建設的衍生品，“大數據”的概念也越來越被人們所熟知。文中，從高校經費管理實際情況出發，就“大數據”對規范高校經費管理與使用進行了探討。

關鍵詞：高校? 經費管理? 大數據

大數據在諸多領域的運用，滿足了人們在工作生中“私人定制”的需求，利用信息化技術，可以把個性化的所需所想變成每個人的所見所得。在這個大背景下，本文將著力探討，在高校工作中，伴隨著各項經費數量的增長以及各部門對經費管理方式、內容和制度的全面細化，財務工作部門該如何把握機遇，充分利用好“大數據”的平臺，解決目前普遍存在于各大高校經費管理中的難點痛點，大規模減少財務工作中的摩擦，推動高校財務工作的發展，繼而推動高校的整體發展。

一、什么是財務部門的大數據

關于大數據的定義，主要是指大量的，沒有特別指征的數據集合。而這樣的數據集合，往往需要放在特定的背景下結合更多的分析和挖掘過程才能使得數據變得有意義。所以本文以高校財務日常的經費管理工作為背景，搜集和整合相關信息，以進一步挖掘出有效的內容為后續的工作做鋪墊。

現如今，各大高校都逐步建立起了數據中心或者其他的信息數據收集平臺，對全校多樣化的信息進行了分門別類的匯總和統計。數據量也逐漸變得面面俱到，車載斗量。于此同時，筆者認為想要真正挖掘財務部門的“大數據”，不僅是把這些數據，包括師生的人員信息，人事信息，教務信息，科研信息等等收集起來，而且是要在這大量數據的基礎上同日常的業務形成聯系。簡而言之，財務部門的大數據，不僅是數據本身，也包括了利用數據的方式，以及數據和業務之間的關系。

二、財務信息化建設過程中仍未解決的難點與痛點

毋庸置疑，信息化的建設為高校財務部門的工作節約了大量的人力物力。信息化的流程管理和也為財務經費管理的各項日常工作提供了精準而嚴密的管控。但是，筆者在財務工作中仍然大量地感受到，隨著目前經費管理中各項細化措施的出臺，財務部門在工作中與師生們的摩擦有進一步擴大的趨勢。究其原因，筆者認為，首先是隨著高校的發展，為了規范項目經費的使用和管理，在經費支出用途、額度、范圍、標準等問題上，各部門（教育部，財政部等國家部委、其他有關部門以及學校）出臺了大量的管理辦法。在此過程中，師生們由于對文件的理解不及時或者不正確，導致了與財務工作部門間的信息不對稱，進而固化成了財務工作中的種種矛盾。而目前的高校財務工作及管理人員，主要是大量地將此類矛盾歸咎于自身政策宣傳不及時，不透徹，不全面。其次，是隨著各項業務的展開，越來越多的財務工作需要各部門協調，其中可能涉及到人事，教務，科研管理等等部門，而實際工作中又沒有理想的、“定制化”的流程管理來指導師生們按步驟完成整個事項，從而導致了財務工作步步受阻，甚至積累矛盾形成更大的問題。

對于上述由于師生們對政策和流程不熟悉導致的問題，目前高校管理層中大多認為解決此類問題的方法，是要加強宣傳和引導。管理層仍舊寄希望于通過簡單的推送和溝通傳達，能把這個正在不斷蔓延和加深的問題逐步解決，但筆者認為，通過傳統意義上的信息化手段是無法徹底解決這個難題的，要真正觸及到問題的本質并加以解決，就必須要借助更高效的手段，也就是本文的核心——“大數據”。

海量的文件、辦法、規范、制度，大量的部門流程，似乎形成了財務工作部門與師生之間的一道道屏障。對于老師和學生來說，他們在高校的主要任務，并不是學習各個行政部門（包括財務部門）的各項管理文件，所以即便財務工作部門通過大量的努力成功地把經費使用的各項文件和辦法不厭其煩地、一遍遍地推送傳達給師生們，也無法真正讓他們“自覺”地去把對應的內容熟記于心。事實上，把長篇累牘的文件，填鴨式地灌輸給非財務工作人員，以試圖減少財務工作中信息不對稱的問題，無疑是緣木求魚。從現實中的實施效果來看，這些舉措非但不能有效快速地解決問題，甚至還可能滋生出厭惡和排斥的情緒。

三、“大”數據的使用及如何解決上述問題

結合上文提到的種種困難，財務工作部門真正需要的是根據個人，根據業務來提煉實際管理工作中切實有用的內容，把散落在各個文件中的信息收集起來并過濾掉那些與此人此項業務無關的內容，結合個體在實際工作中可能遇到的問題，并選擇在合適的時間傳遞、推送給目標人群，以協助個體在各項經費中完成每一個獨立事項的管理和使用。

在日常工作中，對于一個副教授來而言，財務部門在把經費管理的種種辦法和文件傳達給他時，應當過濾掉其中關于講師，正教授，院士的部分，僅僅保留副教授相關的內容;如果他需要去浙江的某地進行科研調研等工作，財務部門在推送相關報銷流程和指南時，也應當充分篩選信息，幫助他把有關浙江地區的住宿標準，交通補貼等內容提煉出來，而不是簡單地傳遞一個包含全國各省信息的文件給他，讓他自行對應。如果能做到如此“量身定制”，作為老師個體而言，他就不用大量地去從浩如煙海的文件中去篩選相關信息，也就會更樂于參照財務部門給他推送的內容，進而自覺地對經費使用形成規范。

通過“大數據”理念充分挖掘和傳輸有效信息，可以避免了個體去篩選和學習與自身無關的、冗余的內容，也盡可能地避免了把經費使用過程中的堵點擠壓到這“最后的”報銷過程里。在經費使用的過程前，過程中，老師們都可以參照“量身定制”的文件和依據，自行規范經費使用，大大削弱大家對“文件”的抵觸情緒，從而真正形成每個個體“自覺”的規范。

四、大數據使用的未來展望

在未來信息互聯互通的時代，大數據的運用不僅能指導、規范經費的使用，還能結合個體、結合經費本身的情況，自行根據需求制定經費使用的方案。例如可以根據經費的性質，老師的職稱，出差目的地等信息，規劃出行的路線和交通工具、預訂住宿地點，更加“自發地”完成經費的各項管理和使用，同時可以建立起財務工作部門和商戶（交通運營商、酒店等）之間的信息聯通，進一步加強對經費使用的管理，利用各項現代化信息技術減少過程中可能出現的非系統性差錯，切實有效地解放高校中的師生，讓他們不必再徘徊于各項行政工作的泥淖中，專心于自己的學習和事業。從而真正達到大數據時代下的“各司其職”，大大提高各項工作效率，最終推動整個高校的建設與發展。

參考文獻

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