淺談工程竣工檔案管理中常見的問題及有效措施

鄭黛珺 俞績

摘 要：本文將以工程竣工檔案為主要內容，基于目前工程竣工檔案管理實際情況，分析造成檔案管理問題的影響因素與根本原因，并利用現在檔案管理手段與制度，應對這些影響與原因提出能夠有效落實在檔案管理中的優化措施與改善方案，提升工程企業對檔案管理的管理力度，展現其對于企業發展、工程建設的價值與作用。

關鍵詞：工程竣工檔案;常見問題;有效措施

工程竣工檔案是工程項目運行中不可缺少的管理內容之一，其能夠直接展現出來工程企業在工程項目中所投入的人力和物資，決定著工程企業未來工程項目投資方式與資源分布，是評定一個工程企業管理能力與資源等級的重要管理因素之一，也是除了施工專業能力以外，能夠彰顯一個工程企業綜合能力與實力重要內容，則對于工程企業來說，如何在新工程管理運行體系下，更好地加強對于工程竣工檔案的管控力度、發揮其原有的工程管理作用與價值是一項重要內容。

1 工程竣工檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理意識薄弱

檔案管理意識薄弱一直是各個工程企業管控中重要問題，這是因為工程企業高層管理團隊整體發展重心的偏移，要么是過分注重工程項目帶來的經濟效益，要么是過分注重工程項目實體的建設與發展，總之不論是哪一種情況，其都是相較于工程竣工檔案管理更加重視其他發展內容，相應所投入的人力與物資資源數量不足以該部門的正常運行，相關管理制度優化與發展速度被迫緩慢，這也是多數工程企業內部始終沒有引入工程竣工檔案管理措施的重要原因，發展緩慢且基礎花費較多，長期運行下來，便會在企業內部形成工程竣工檔案管理不重要思想氛圍，影響其正常運行與措施落實。

1.2 管理模式較為落后

相較于國外工程竣工檔案管理發展，我國工程竣工檔案管理發展起步較晚，發展到如今整體水平仍舊是較低，致使很多工程企業內部所采用的工程竣工檔案管理模式較為落后，不僅模式內容與實際工程企業發展目標、與管理體系不相符合，且模式內容更是無法滿足經濟市場發展對于工程竣工檔案管理的需求，特別在是新信息時代發展背景下，各種現代化、網絡化信息技術的應用與融合，更是對工程竣工檔案管理模式提出了新要求與標準，繼續使用原有管理模式只會造成工程企業進一步發展被阻斷。

1.3 缺少完善的管理制度

基于工程企業對于工程竣工檔案管理的不重視，工程企業在工程竣工檔案管理的各項內容所投資的人力與物資都是不充足的，工程企業內部所采用的管理制度內容同樣也存在著各種問題、不足與漏洞，且不說這樣的管理制度是否能夠起到管理的作用，就單說管控制度內容就不足夠完善和全面，很容易造成管理人員通過制度矛盾點，上報虛假信息數據內容，假報虛假業績影響后期工程資金分析，或者有不良分子利用制度漏洞，以權謀私、濫用私權和中飽私囊，進而造成工期企業損失大量的工程造成運行資金，影響工程項目的質量水平。

1.4 管理人員專業能力不足

由于工程竣工檔案管理自身存在的嚴謹性與準確性，其對于管理人員的專業知識基礎與操作能力具有一定要求，然而就目前管理人員的綜合能力水平來說，暫且是無法滿足以上需求的，一則是因為管理團隊中專業性人才數量的缺少，多數管理人員并沒有經受專業性的管理工作培訓，自然其對于檔案管理工作內容與操作流程也就不熟悉，增加了工作錯誤出現的改變和程度;另一則是管理人員自身職業素養水平較低，沒有清楚認識到工程竣工檔案管理對于工程企業資金系統化管理的重要性，只是將其作為工程數據信息整理，相應工作質量也僅限于應付上級工作審查程度，則造成檔案數據信息不真實、不準確。

1.5 基礎的檔案管理工作不扎實

首先，在當前階段，檔案管理是保證工程檔案歸類的基礎工作，且其具有真實性和規范性的標準。但是，由于當前各個單位在進行檔案工作管理的過程當中，存在著大量現存檔案質量不高，且缺乏完整搜索工具的問題，因此這也導致了在進行資料搜索時，很多資料無法實現其自身的作用，或是加大了工作人員的工作難度;其次，在很多單位的檔案管理中，很多檔案資料都是以文字的形式出現的，在這種情況下，這類檔案資料往往缺乏真實性和有效性，所以并不具備應用的能力;最后，很多單位的竣工圖與平時累積的工程資料缺乏了完整性，這也使得在進行后期檢查的過程中，無法保證材料的質量能夠與實際工程的施工質量相一致，進而極易出現工程質量上的問題。

2 強化工程竣工檔案管理的措施

2.1 樹立正確的檔案管理意識

強化工程竣工檔案管理的首要措施就是樹立正確的檔案管理意識。正所謂，思想是行動的領導者，想要強化工程竣工檔案管控力度，就先要從工程企業高層團隊管理思想進行轉變，明確工程竣工檔案管理對于工程企業發展、資源分配的重要性，增強在該方面的人力資源與物資數量投入量，保障檔案管理基礎運行的穩定性，然后再以可持續發展、長遠眼光科學合理對工程企業未來發展方向與目標進行調整，強化檔案管理在工程項目中、企業內部管理中的深入應用，且同時通過各種宣傳途徑，在潛移默化中增強企業員工對于工程竣工方案管理的重視程度，積極配合相關工作內容需求，強化企業部門之間的合作與交流，保障檔案管理工作的順利進行，綜合性增強工程企業的能力水平。

2.2 創新檔案管理模式

隨著現代經濟體系的不斷變化與發展，原有的工程竣工管理模式顯然已經無法滿足工程企業進一步經濟發展與管理創新的需求了，則創新管理模式是一項必須且必經的優化措施，學習借鑒國外先進的管理模式類型，取其精華、去其糟粕，再依據實際工程企業發展方向與目標，以及工程竣工檔案管理團隊能力水平，創新檔案管理模式內容，使其能夠滿足現代經濟市場對工程企業檔案管理的要求與標準，且同時向管理模式中加入現代技術內容，包括各種計算機設備、互聯網技術等等，推動電子檔代替傳統檔案的速度，實現現代化檔案信息電子化和數據化，提升檔案管理工作的質量與效率，為工程企業進一步發展提供堅實工作基礎。

2.3 完善管理制度與體系

針對工程竣工檔案管理不完善帶來的工作問題與經濟損失，施工人員便需要進行管理制度內容的完善，結合國家相關法律法規以及行業管理標準，遵循以合理性、人性化的原則，制定完善的管理制度內容，明確細化不同崗位內容與部門責任，系統化管控工程竣工檔案管理流程內容，最大程度避免人為操作失誤帶來的管理問題，提升管理工作的效率與質量;并同時建立相應的工程竣工檔案管理監督體系，以管理制度為執行和檢查基礎，定期對管理工作內容、數據信息進行檢查與核對，特別是在管理過程中容易出現問題與漏洞的環節，一定要對其進行全面化、詳細化的核對，有效避免管理人員虛假上報數據或者以權謀私行為的再次出現，一旦發現以上問題，監督人員便需要嚴格依照獎懲制度進行嚴厲處理與處罰，阻斷相似事件的再次發生，促進工程竣工檔案管理的深入應用。

2.4 提升管理人員能力水平

除了以上三種強化工程竣工檔案管理的優化措施以外，還有就是提升管理人員的能力水平。重新對現有的工程竣工檔案管理團隊人才與崗位匹配，從而明確管理團隊中各項人才缺少的種類與數量，有方向性與針對性進行專業性與經驗性人才的招聘，或者采用與各個高等院校、政府人力資源部門進行以人才培養體系建設為中心的合作內容，工程企業為兩者提供一定的工作崗位數量，而高校與政府則為企業提供相應的優質新興人才與穩重經驗人才，既保障了管理團隊在人力資源上的需求，又提升了管理團隊的綜合能力水平，并同時定期性對管理人員進行專業技能與思想意識培訓，使得各個管理人員能夠明確自身工作對于工程企業管理發展、資源分布的重要性，積極主動去技能內容、熟悉操作流程以及積累相應的實踐經驗，從而保障工程竣工檔案管理工作的質量與效率。

2.5 做好基礎的檔案管理工作

為了保證工程竣工檔案的管理能夠實現其自身的作用，則必須要從以下幾點做好其基礎的檔案管理工作。首先，要保證通過規范化的管理來實現將資料進行有效保存，同時也要明確施工單位的施工責任，在各個施工階段中，由專門人員進行檔案資料的收集與保管;其次，在具備紙質檔案的同時，也應該附屬電子檔案和圖片檔案，最好也要有一些影像資料，尤其是對于一些隱蔽性工程而言，圖像資料才能夠作為其質量的保證。并且，在進行檔案編制的過程中，也要保證檔案的數量能夠維持在兩份以上，這樣才能夠在進行追責過程中，通過檔案的有效性來實現對施工人員的處理;最后，在管理文件的過程中，必須保證對原始文件進行簽字，同時也要保證所有管理人員都能夠了解到其自身的法律責任，這樣才能夠更加確保文件資料的真實性和準確性。

3 結語

綜上所述，工程竣工檔案的管理，對于企業內部工程項目流程與成本造價管控都是不可缺少的重要內容，因此，施工企業要實時跟進現代工程項目發展需求，及時發現工程竣工檔案管理中存在的各項問題，然后不斷對檔案內容與管理模式進行優化，并同時對相關的管理制度內容與體系也進行完善，通過有效措施提升工程竣工檔案管理團隊的綜合能力水平，有效提升工程企業的施工質量、資源分布，為企業自身帶來更多的經濟效益。

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