重大建設項目檔案驗收準備工作

李健

摘 要：隨著我國建筑工程的不斷發展，越來越多的新建項目興起，也有越來越多的續建項目逐漸增加，而如何科學的收集相關的檔案資料、如何有效的管理檔案受到建設工程單位的廣泛關注。本文筆者就重大建設項目檔案驗收準備工作展開了討論。

關鍵詞：重大建設項目;檔案驗收;準備工作

依據我國《重大建設項目檔案驗收辦法》（檔發〔2006〕2號）的要求，建設單位必須在項目竣工前3個月做好檔案驗收的申請工作，那么單位檔案部門就要做好檔案驗收前的準備工作，那么具體該如何做呢？及時的核查已歸檔的項目文件至關重要，科學分類、對項目檔案進行科學匯編十分必要，及時的對項目檔案進行自查整改必不可少，申請項目檔案驗收以及為驗收會議做好充足的準備亦是其中不可缺少的對策。

1 對已歸檔的項目文件進行及時的核查

在工程檔案的驗收工作開始之前，檔案部門必須要重視與項目管理部門的密切聯系，清楚的知曉工程驗收的準確范圍，獲取實際完成工程的項目劃分表，收集主要單位工程清單，同時還要對工程驗收時沒有完成的工程情況進行詳細的了解。同時檔案部門還要依據相關的工程驗收范圍仔細的核查從工程立項到工程驗收的全過程的文件，并依據我國的相關法律規范及時的與各個職能部門進行溝通，從而達到查漏補缺、確保歸檔項目文件齊全的目的。

2 對項目檔案進行科學匯編

對項目檔案進行科學匯編做好重大建設項目檔案驗收準備工作的不可缺少的環節。依據我國《重大建設項目檔案驗收辦法》的要求，在檔案驗收前，必須要科學的匯編檔案案卷目錄，以充分的保證項目檔案的系統性、完整性與準確性。依據檔案的形成規律，在保持原有的不同部分之間的聯系的同時還要進行科學的組卷與合理的分類，可見檔案匯編與分類的重要性，而對項目檔案進行分類也是方案管理工作中的重點也是難點。因此，在對項目檔案進行科學匯編的時候要以項目的實施階段為分類依據，將實施項目當做項目檔案的一級類目，而二級類目則為項目的實施階段，因為同一階段的項目實施形成的工程資料比較集中，此外還可以依據文件數量及種類等信息進行三級類目劃分。經實踐證明，該方法幾乎適用于任何行業的項目檔案的劃分，它使得項目檔案的案卷簡單清晰，符合項目檔案系統化的特點與要求，從而大大的提高了方案的檢索效率，大大的提高了項目檔案的利用率，同時還能夠起到較好的降低分類不當等文件交叉排列等方面的問題。

此外，需要注意的是，建管一體項目所產生的工程資料的產生時間不一，及時歸檔十分必要，但若直接進行永久檔號處理則容易導致同類文件混亂、無序的現象，因此可以采用臨時檔號的方法解決該棘手的問題。比如，檔案部門可以以工程階段為劃分依據對檔案進行劃分，在接到建管一體項目隨時產生的工程資料后給予臨時檔號，然后再對同類文件進行集中排列，對同專業文件進行集中處理，直到該階段的所有資料都到位后再依序給予永久檔號。當然該處理方法也存在著一定的弊端，比如大大的增加了檔案部門的工作量，但是卻使得案卷的有序排列得到了保障，從而使得項目檔案的系統性要求得以實現，同時給未來的檔案查找工作帶來了極大的方便，大大的提高了方案利用率。另外，檔案部門必須依據案卷編制說明對已完成案卷匯編的項目檔案進行目錄打印，包括紙質檔案外的所有特殊載體檔案

目錄。

3 依法對項目檔案進行自查整改

依據相關的法律法規對項目檔案進行自查整改是做好重大建設項目檔案驗收準備工作的有效方法。確保項目檔案的完整、正規是建設單位檔案部門重要責任，因此，當全部的項目檔案都完成匯編整理之后，建設單位檔案部門要及時的組織設計部門、施工部門及監理部門等進行項目檔案的自我檢查，對從項目立項到項目驗收的全過程形成的工程資料進行核查，確定其是否均編入項目案卷目錄，同時還要對已經歸檔的項目檔案的完整性進行檢查并確認。在進行自檢的過程中，檔案部門要將工程驗收的范圍向各個相關部門說明，同時還要將相應工程檔案驗收的范圍及自檢的目的向相關部門進行闡明，并明確提出問題的整改時間，使各個相關部門在明確自身的職責的同時能夠按時而高效的完成自檢任務。比如，各個部門可以以各自的職責范圍為依據進行職責劃分，明確誰負責組織歸檔，明確誰負責檔案的自檢工作，并由檔案部門統一制訂包含自檢部門、自檢情況及整改內容等內容的自檢記錄表格，且參與自檢的每個單位及部門都要對其職責范圍內的所有文件進行核對檢查，并及時的做好自檢記錄，記錄自檢過程中發現的不足與問題，并提出相應的整改時間截點，最后簽字確認，最終實現通過各部門對項目檔案的自檢工作，使歸檔工程資料的完整性得到進一步確認。

4 按法定程序申請項目檔案驗收

項目檔案驗收工作須在項目竣工驗收前一個月按程序進行，依據我國的法律規定，重大建設項目必須由項目建設單位依法向國家檔案局提交驗收申請報告并填寫國家重大建設項目檔案驗收申請表，從而申請檔案驗收。具體來說，項目檔案驗收申請報告須報告項目概況、立項批復情況及項目劃分等情況，還要闡明施工單位及監理單位等項目檔案資料概況，同時還要列清項目資料的形成及整理情況，列清項目檔案工作的管理體制以及竣工圖的編制情況等，闡明項目檔案的接收情況、整理情況及管理工作的相關情況等，同時還要列清存在的問題及整改對策，還要進行檔案的完整性、準確性等方面的自我評價，等等。從而推進重大建設工程項目檔案管理工作的順利進行，使項目檔案管理工作得以順利開展，從而為檔案驗收工作的順利開展奠定了良好的基礎。

5 驗收會議準備

充分的驗收會議準備工作是做好重大建設項目檔案驗收準備工作的重要條件，因此，建設單位必須在檔案驗收申請的同時做好充分的驗收會議準備工作。首先，將能夠有效反映工程概況的影像資料準備充分，使得驗收組成員能夠清楚明了的掌握該工程的情況，建設單位可以將影像資料的制作任務交給宣傳部門協助完成。其次，要制作圖文結合的、清晰反映項目檔案管理的項目概況、項目文件及整理歸檔等內容的演示文稿，同時還要正確的編制竣工圖、闡明未完工程情況等。此外，建設單位還要組織相關的設計單位、監理單位及施工單位等進行項目設計、施工及竣工等等方面的匯報材料，從而為檔案驗收會議的順利完成打下良好的基礎。所有驗收會議材料應全面、生動地反映工程概況及工程檔案的管理情況。

6 結語

隨著我國科學技術的不斷發展以及經濟水平的不斷提升，越來越多的新建項目興起，也有越來越多的續建項目逐漸增加，科學的收集相關的檔案資料、有效的管理檔案意義重大。檔案部門還要依據相關的工程驗收范圍仔細的核查從工程立項到工程驗收的全過程的文件，從而達到查漏補缺、確保歸檔項目文件齊全的目的;對項目檔案進行科學匯編做好重大建設項目檔案驗收準備工作的不可缺少的環節，必須要科學的匯編檔案案卷目錄，以充分的保證項目檔案的系統性、完整性與準確性;建設單位檔案部門要及時的組織設計部門、施工部門及監理部門等進行項目檔案的自我檢查，對從項目立項到項目驗收的全過程形成的工程資料進行核查。

參考文獻

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