人事檔案材料的收集與整理

張有志

摘 要：對于人事部門來說，檔案材料的收集和管理，和一個企業的建設、發展密切相關，是十分重要的組成部分。關鍵材料的收集、利用和整合，與企業的人才管理息息相關。材料的收集和整理工作是否規范有效，影響到檔案的質量。而高質量的檔案信息記錄，可以為人事組織部門在篩選時，給出更加有效的參考對比作用。隨著企業對用人要求的進一步提升，從而使得人事檔案材料管理在單位中起到的作用越來越重要。

關鍵詞：人事檔案;材料收集;檔案整理

在當今社會，人事檔案材料作為保管公眾信息的重要承載方式，作為關鍵的信息存儲平臺，檔案中擁有豐富的信息，其規范化、科學化整理，承擔了作為評定人才依據的重要責任，保證了人才評定，企業組織用人這項工作的順利進行。現階段中，如何對人事檔案材料進行歸納收集，人們仍存在有一定疑惑。對檔案信息進行完善和管理，是檔案管理工作中的關鍵一環。

1 當今人事檔案材料管理存在的意識誤區和缺陷

1.1 缺少人事檔案材料管理的意識

首先，大部分人才的檔案材料往往在專門的人才管理部門，由專業的人事檔案管理人員進行保管，不能親自長時間保存自己的檔案材料。另一方面，大眾對信息檔案，人力材料的重要性缺乏認識。因此導致了眾人在進入社會后，對自身的檔案信息缺乏足夠的關注，普遍輕視了檔案材料在自己一生中起到的重要作用。從而在存放和整理保護人事材料時疏忽遺漏，不能夠準確判斷自身材料檔案的實際情況，在日后的工作和生活時造成了不便和影響。

1.2 缺乏科學收集和整理材料的知識

隨著社會科技的進步，信息化管理技術普及在教育，管理，金融等等行業。現階段，我國大部分人事檔案材料仍然沿用之前的方式，使用紙質版的文件進行儲存和管理，無法像其他領域一樣采用高效的電子化，信息化管理方式，導致檔案的整理，運用效率低下。在實際操作中，給管理人員和使用人員的檢索造成了極大的困難，給檔案材料的收集和整理工作造成了障礙。

2 完善檔案材料并管理的有效方法

2.1 加大檔案管理意識宣傳，提高檔案管理參與率

在現階段，許多人事管理人員和檔案材料擁有者仍然對檔案管理的重要性缺乏足夠的認識，從而在檔案材料收集過程中遭遇很多困難。要提高公眾對檔案材料管理的意識，要采用多種途徑和手段[1]。其一，要大力宣傳檔案管理的重要性，例如通過網絡上的自媒體，公眾號等媒體方式，使用趣味的科普語言，或是利用圖文并茂的解讀方式，廣泛地擴大宣傳力度，讓社會公眾更加了解人事檔案的具體含義，為公眾檔案管理打開方便之門。又比如，可以在高校中應開展相應的檔案管理課程，普及人事檔案管理知識，從學生時期就培養人們對于檔案信息的關注度，從而在學生畢業，步入社會后，能夠對自己檔案信息的維護和管理提高重視。避免部分大學生畢業后，將自己的檔案交由學校轉出，最后不知所蹤的情況。最后，人事檔案管理的相關部門也應該適時的開展科普欄目，例如邀請專業權威人物進社區，開展公眾講座，提高社會公眾對檔案管理的重視。通過以上宣傳的幾種途徑和方式，提高公眾參與率。

2.2 合理采用信息化技術，構建檔案材料收集和整理系統

社會發展日新月異，技術進步更新換代，檔案管理相關單位需要利用計算機科技構建先進的信息化平臺，收錄檔案信息和材料，實現管理無紙化，是當今社會發展的必然趨勢。企業的檔案管理部門應當全面了解本單位的實際情況，從事實出發，依據本單位的現實和預算，適時開發檔案管理信息平臺。例如，檔案管理人員在經過日常工作的調研和排查后，與平臺建設人員進行詳細的溝通，開發一個合理有效的信息平臺。隨后，與建設人員相協調，開展對本單位主要信息的錄入與整理。其次，整合和檢查，檔案管理人員借助信息平臺的高效性，排查檔案信息模糊不清，信息不全的人員，并督促這些員工及時提交材料，補充信息。在平臺開發和建設時，可以同時將單位人事檔案管理系統和公民學歷系統相關聯，從而使檔案管理人員更加方便的確認檔案信息的真實性，使得企業在人才錄用時，依靠信息平臺的數據進行更加公平，高效的選拔。

2.3 人事檔案信息管理的制度化管理

管理工作的順利進行，迫切需要健全的管理制度來保駕護航。各單位應當依照國家頒布的相關法律法規，結合自身的實際情況，開發并健全本單位的人事檔案信息管理機制。擁有了健全的檔案管理制度，在具體執行時也需要特別注意，因此，對檔案材料實行收錄時，應嚴格按照單位信息管理相關規定，進行規范的鑒定和記錄，從源頭上杜絕檔案信息的造假和紕漏。管理制度中應詳細規定人事檔案信息的類型，包括員工自傳類信息，學歷信息，歷年的考核信息，政治背景審核材料，入黨材料，員工個人薪資情況等等，保障檔案信息的完整性[2]。

2.4 針對培訓檔案人員的專業素質

在日新月異的當今社會，檔案管理技術隨著社會的發展不斷更新換代，檔案管理相關單位應秉持理論與實踐相結合的道理，不時對檔案管理專業人員針對性的進行一些培訓，主要在于培訓檔案管理人員對于檔案的收集和整理等知識，提升專業人員的技術和操作能力。除此之外，也必須認同檔案管理的特殊性，不能忽略對保管人員的道德素質和思想政治教育的培養，打造一支素質過硬的人事檔案管理

團隊。

3 結束語

公眾應提高對檔案管理重要性的認識，在多種途徑的幫助下，配合專業的檔案管理人員完善個人檔案信息，從而使人事檔案在日后的工作和生活中正確發揮它應有的作用，也幫助企業和單位進行高效的人才篩選，為自身的建設和發展提供更大的助力。

參考文獻

[1]陳菲菲.人事檔案材料的收集與整理[J].卷宗，2019，009（007）：136.

[2]劉春雪.人事檔案材料的收集與整理[J].人力資源管理，2018.