從現代人力資源管理看人事檔案管理工作

摘 要：隨著21世紀互聯網廣泛應用，信息與知識的更新也越來越快，在此背景下的事業單位競爭壓力也逐漸增大，而歸根結底則是人才的競爭，同時各類人才為了提高自身能力也要時刻對自身儲備知識進行更新。人力資源管理部門在事業單位中可謂是比較重要的部門，負責單位人員招聘、績效考核、人事檔案管理等業務，在這些工作中人事檔案管理是核心業務之一，為了確保單位能夠平穩健康的發展，人力資源部門務必要把人事檔案管理工作做好?；诖耍恼率紫柔槍θ肆Y源管理與人事檔案管理進行了簡要的概述，然后針對當前人事檔案管理中存在的問題與不足展開詳細分析，最后結合現代人力資源管理針對如何提高人事檔案管理提出了幾點措施，以供參考。

關鍵詞：現代;人力資源;人事檔案;管理

1 引言

人事檔案管理工作對一個事業單位來說尤為重要，因為人事檔案管理可以對人員的基礎信息進行采集、分類、整理，從而根據崗位需要來進行最優化的人員配置，最大程度上避免了人才浪費。本文將從人事檔案管理工作的基本定義及現狀入手，對目前事業單位人事檔案管理工作中存在的一些問題與進行詳細分析，希望對事業單位人事檔案管理工作的改進能夠提供一定程度的幫助。

2 人力資源管理與人事檔案管理

隨著時代的發展，現代事業單位的職能日益精細化，工作內容也越來越復雜，而工作崗位與工作人員能力的匹配程度直接影響著事業單位的有效運轉。為了保證事業單位高品質、高效率的運行，人力資源部門的工作則顯得尤為重要。強化人力資源管理工作，對人才進行合理劃分、管理從而進行合理的崗位匹配，實現人才配置的最優化從而提升事業單位的運行效率。人事檔案管理工作是對員工的基礎信息進行采集、對其工作進行記錄和保存，對員工日后的晉升、調動及離職再就業等都有很大影響，人事檔案管理對人力資源管理中人員配置模塊提供相關人員信息，對事業單位平穩有序運營起到至關重要的

作用。

3 人事檔案管理存在的不足

1）管理整體水平有待提高。當前階段，我國的事業單位管理雖然取得了重大進步，但是一些方面仍然存在不足之處。例如人事檔案管理工作仍然在管理機制及管理方法等方面存在欠缺，整體管理水平有待提高。很多事業單位對人事檔案的管理并沒有專門的部門及專業的人員來進行負責，由于對檔案管理工作不夠專業從而造成對檔案材料的收集及入檔管理難以令人滿意，還有就是檔案的保密意識不強，在辨別材料真實性上經驗不足。另外，一些事業單位的人事檔案管理延續著傳統模式，設備老舊，檔案管理人員專業意識不強，對材料收集重視不夠，導致人事檔案管理良莠不齊。

2）規范性與完善性有待提升。通過對部分事業單位人事檔案管理工作的考察研究，發現人事檔案規范性和完善性的缺失是人事檔案管理工作水平不高的重要影響因素。第一，雖然大部分事業單位都完善了人事檔案管理工作，但是絕大多數事業單位都沒有制定人事檔案管理規章制度，缺乏規范的工作守則，從而造成人事檔案管理工作不夠規范;第二，隨著單位的不斷壯大，人員越來越多，檔案信息收集工作量越來越大，部分管理人員因不夠專業，有可能只收集了部分信息，造成檔案材料不夠全面;最后，因管理漏洞，存在人事檔案管理人員對員工上報的信息材料未進行逐一核實便入檔，使得人事檔案信息中存在部分虛假信息未被及時剔除，從而造成人事檔案的參考價值不能完全發揮。

3）其作用未能全面發揮。目前，尚有部分事業單位并未意識到人事檔案管理的重要性和必要性，只是對人事檔案進行了簡單的信息整合，此舉很大程度上影響了人事檔案發揮其作用。首先，某些檔案管理人員在首次信息收集完畢之后，就將人事檔案封袋存放庫房。之后的工作中也并未對信息材料及時進行整理完善，造成檔案信息資料混亂，對后續參考價值不大;其次，在人員崗位變動時沒能對檔案信息進行查閱借鑒，對員工的認知不夠明確，沒有將人才配置實現最優化，從而給單位帶來了隱形損失，人事檔案沒有發揮出其參考作用。

4）管理人員能力有待提高?，F階段，由于我國事業單位對人事檔案管理工作不夠重視，國家及事業單位對人事檔案管理工作投入不足，許多學生并不想學習相關專業，這就造成了人事檔案管理工作專業人才的缺乏。第一，事業單位為了確保單位能夠正常運行，不得不進行人事檔案管理工作，但是相關專業人才的缺乏使得事業單位從事人事檔案管理的人員多為兼職，不夠專業，對檔案管理工作的重要性缺乏認知，政策意識不強，造成人事檔案管理工作差強人意，拉低了工作效率;第二，許多事業單位由于考核機制不夠完善，缺乏全面的考核培訓機制，對人事檔案管理人員工作表現無法進行專業的考核，人事檔案管理人員的工作能力沒能得到正確評估，也因此不能進行更有效的培訓。

4 人事檔案管理的措施

1）完善相關管理制度。為了促進人事檔案管理工作的規范化，各事業單位應該在《檔案法》的基礎之上，根據實際情況，制定科學、合理的人事檔案管理制度。從檔案整理、檔案管理、檔案服務與開發幾個方面進行細化與改革，進而對人事管理工作中人員配置提供更加真實有效的檔案數據，實現人員配置的最優化。所以，國家層面上，應該對檔案管理人員的從業資格進行認定，沒有進行專業學習或者尚未經過培訓者不給予從業資格認定。另外，還要制定具體的更加完善的審核制度，對已經從事人事檔案管理工作的人員依照考核標準進行定期考核。在事業單位層面而言，對于人事檔案管理工作應該責任到人，職責分明，既不能違反國家相關的法律法規，又要最大程度的為事業單位提供真實有效的人事檔案信息。

2）進一步規范檔案管理。在人事檔案管理工作中，需要對人事檔案資料進行規范化管理，避免資料混亂無序。目前經濟發展迅猛，事業單位人員流動性較強，這就需要檔案管理人員及時對人員檔案材料進行補充、歸類，妥善保管及規范查閱，同時對入檔材料的真實性進行核實，以確保入檔資料的真實有效。不僅如此，當前人事檔案管理人員的管理觀念也要及時更新轉換，建立線上人才數據庫，人事檔案信息資料做到實時更新，以便為人才招聘、開發提供及時有效的

數據。

3）構建信息管理系統。傳統的人事檔案管理主要是采用紙質文件的形式進行保存管理，這在查找、統計及分析時非常不便，隨著互聯網的飛速發展，事業單位可以建立線上人才檔案管理程序，既可以有序管理人員檔案又能方便對檔案資料信息進行及時的更新整合，大大提升了人事檔案管理的工作效率。在人事檔案管理系統中，可以讓信息技術部門對檔案管理人員開通工作權限，將管理人員與用戶加以區分，這樣不僅管理人員可以對人事檔案相關信息進行錄入，員工也可以以個人名義登錄系統，將個人信息進行更新或查閱人事信息。

5 結束語

綜上所述，隨著現代人力資源管理理念不斷深化，人事檔案管理工作中存在的一些問題與不足逐漸顯露出來。為了更好地利用人事檔案，則必須加強對人事檔案管理的重視，對人事檔案管理工作加以優化，進行積極的創新與完善，從而使人事檔案管理工作更好地為人力資源管理工作進行服務，進一步推動人力資源優化配置。

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作者簡介

馬汝芳（1971-），女，山東濱州人，本科，研究方向：檔案管理。