淺談社保檔案管理中存在的體制分工定位問題與對策

摘 要：自從天津社保檔案系統優化后，把業務經辦過程和檔案管理過程高度融合，理想狀態下，業務辦理的同時完成材料收集、整理、著錄、組卷等檔案工作，整個過程中關注的是業務受理和審核，檔案管理過程由信息系統自動完成，避免人為干預。但是，由于在管理中存在著體制和分工定位的問題，給實現業務檔案一體化帶來了不小的影響。本文將結合社會保險檔案管理中存在的體制和分工定位問題展開討論。

關鍵詞：社保檔案;體制問題;分工定位;一體化

1 前言

長期以來，業務檔案管理的對象是紙質檔案，業務材料的收集、整理、組卷、著錄等操作都要靠人工來完成，而經辦人員分身乏術，不可能在辦理業務的同時做檔案管理工作，只能在完成業務辦理完成以后集中進行檔案整理，自然地把業務經辦與檔案管理割裂開來，涇渭分明。自從天津社保檔案系統優化后，把業務經辦過程和檔案管理過程高度融合，理想狀態下，業務辦理的同時完成材料收集、整理、著錄、組卷等檔案工作，整個過程中關注的是業務受理和審核，檔案管理過程由信息系統自動完成，避免人為干預。但是，由于在管理中存在著體制和分工定位的問題，給實現業務檔案一體化帶來了不小的

影響。

2 體制機制問題

2.1 管理辦法粗線條化

管理辦法和法律法規缺位，現在對社保檔案的指導辦法只有《社會保險業務檔案管理規定（試行）》（第3號令），還僅僅是一個粗略化的指導意見，對業務材料的界定不明晰，需要大量的主觀判斷，各省市理解不同只能摸索著根據自身實際制定《歸檔范圍和保管期限表》，各省市要求的經辦要件千差萬別，跨省市辦理的群眾可能因為攜帶的材料不符合要求而兩地奔波，甚至會耽誤辦理的事項，難免會產生情緒，不利于辦理秩序的和諧，也不利于未來全國社保業務經辦的互聯互通。

2.2 問題反饋本末倒置

變更管理不到位，檔案模塊的變更，每次都是分中心發現、反饋問題至檔案館，然后由檔案館到信息中心再到軟件公司提出需求，再由軟件公司到信息中心再到檔案館進行答復和變更，而且不同的業務還需要對接信息中心不同的部門，流程耗時長，會消耗大量的時間和精力去溝通和協調，極大地影響了變更效率。

3 分工定位問題

3.1 業務處室溝通不暢

許多業務在業務系統中上線，檔案系統不能跟上業務系統的步子，經常在分中心提醒下，才后知后覺。這也從側面說明機關業務處室在上線一項新業務時，未考慮到業務材料的歸檔問題，沒有看到檔案的重要性。在業務上線后，歸檔出現問題，才會想到與檔案館聯系，配置系統接口。

3.2 檔案管理權責分配混亂

檔案管理權責不明晰，檔案留存哪些要件、以何種方式歸檔都應由業務處室來制訂，業務材料的收集、整理和立卷等在形成業務檔案之前的流程都應分中心來完成。然而在多次培訓后，仍有部分人員認為有關檔案的一切都應由檔案館負責，使檔案管理部門工作很被動。業務經辦指南總在實時更新，而在這個過程中總是忽視了業務材料的重新匹配，業務材料歸檔方法的更新跟不上業務經辦意見的更新，導致分中心經辦無所適從，可能會產生無效歸檔。

3.3 分中心檔案人員不重視

分中心兼職檔案人員流動頻繁，不利于長周期的業務材料的收集、整理和歸檔，經手人員過多，難免產生遺漏和錯序，而且業務檔案利用率偏低，經手人員提不起重視。檔案驗收時常可以發現主表關鍵信息打印不清、影像拍攝模糊不清、主表缺失、附件缺失、影像黑屏、整卷白屏、附件與主表信息無關、電子條目與影像條碼不一致等問題。兼職檔案管理人員可能急于完成歸檔工作，對于高拍、掃描等工作沒有仔細檢查實物與電子條目順序是否對應、光線是否合適，也沒有仔細核查業務材料是否收集齊全、簽章是否齊全等可能出現的問題，專職檔案員后期也沒有做好對兼職檔案人員移交過來的檔案進行嚴格把關。

4 解決辦法與對策

4.1 明確管理辦法，細化經辦材料

在《社會保險業務檔案管理規定（試行）》（第3號令）的基礎上，詳細修訂各種社會保險經辦業務所需的經辦材料，做到全國統一標準，信息共享，規范各個省市的《歸檔范圍和保管期限表》，爭取全國統一，使跨省市經辦業務人員“只跑一次”。為早日實現全國社保業務經辦的互聯互通打下堅實的基礎。

4.2 源頭發現問題，快速解決問題

由于每次的變更模塊與系統，都是由相關業務主要負責處室提出變更需求，提交信息中心，最后由軟件公司開發。鑒于系統開發流程，我們應在模塊系統上線之初，由業務主要負責處室牽頭，檔案館配合，前往分中心做模塊上線之初的調研工作，在源頭發現問題，快速反應問題，及時解決問題。

4.3 密切部門聯系，搭建溝通橋梁

檔案工作是在業務辦結后對經辦材料的收集、整理、著錄、組卷、利用，在檔案中發現問題，已經為時已晚。檔案系統跟不上業務系統的步子，存在滯后性。造成這種情況的原因主要是由于在業務系統模塊上線之初未與檔案系統做好銜接。今后的工作中，各業務主要負責處室應在變更模塊和系統之時及時與檔案館做好銜接工作，檔案館也應該及時跟進各相關業務處室的腳步，對模塊和系統的變更及時作出反應。

4.4 明確指導意見，減少冗余數據

各相關業務主要負責處室變更業務檔案留存要件和歸檔方式時，應通知各分中心，并及時下發業務經辦指導意見，使分中心有據可依。檔案館也可根據業務經辦指導意見及時反應，幫助各業務處室解答分中心反饋的歸檔問題。轉變檔案館和社保分中心“一臉懵”的狀態，從而有效遏制無效歸檔的產生，減少冗余數據。

4.5 提高員工認知，強化人員素質

社保分中心只配備了一名專職檔案人員，而經手業務檔案的多為兼職檔案人員，他們平時除了整理業務檔案之外還需要經辦社保業務，精力不足，對業務檔案的態度消極。基于這種情況，各級領導應給予兼職檔案員檔案工作的認可和鼓勵，保證檔案工作的順利開展。除此之外，我們還應做到以下四點：一是完善兼職檔案人員的培訓體制，制定獎懲制度，調動兼職檔案人員的工作積極性;二是加強培訓，“按崗施教”，對兼職檔案人員進行精準的技術培訓;三是提高兼職檔案員的法律意識，做好普法工作，加強兼職檔案員的保密意識;四是加強兼職檔案人員的責任心，普及檔案知識，使其明白檔案工作的特殊性和重要性，在工作中要不斷學習專業知識，更好的完成檔案工作。

社保檔案關系到民生，聯系著群眾，社保檔案工作者秉承著“對歷史負責，為當前服務，替未來著想”的理念，秉持著為社會保險經辦和廣大參保對象做好服務的精神，改革現有檔案管理體制，明確分工定位，做好人員培訓，提高工作效率。我們相信，社會保險檔案工作在現階段的基礎上會更進一步！

參考文獻

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[2]陳自秋.試談檔案管理工作的重要性[J].中國井礦鹽，2013（3）.

[3]曹怡喆.對基層社保業務檔案管理工作的幾點思考[J].中國證券期貨，2013（3）.

作者簡介

吳燕（1989-），女，漢族，天津市大港區，本科，助理館員，天津市社會保險基金管理中心檔案館，業務指導。