做好基層機關單位檔案工作的幾點思考

徐一銘

摘 要：基層機關單位組織的檔案記錄了整體結構發展的歷程面貌，是促進基層單位發展的重要基礎和必要條件，也是國家檔案的重要組成部分。本文首先針對當前基層機關檔案工作的現狀與問題進行了分析，隨后詳細研究做好工作的思考對策。

關鍵詞：基層機關;檔案工作;策略思考

在歷史的演進中，文字是人類進入文明社會的重要標志。而檔案作為文字的承載者，是我國經濟社會發展的關鍵記錄者。進入新世紀后，我國經濟社會的快速發展進一步深化和加強了政治體制進步。這種快速革新變化給檔案工作帶來許多新的挑戰。基層機關組織的檔案工作需要適應新形勢，應對新挑戰，著重關注檔案工作的細節，提升記錄效率。本研究將當前基層機關檔案的現狀和問題作為研究基礎，提出相關的工作策略與方法。

1 當前基層機關檔案工作的現狀與問題

1）監管局面混亂。在傳統的檔案工作系統中，由于其本身的單一性，與其他技術含量高的項目相比容易被忽視。例如，在部分基層機關辦公室工作人員往往身兼多職，導致對檔案工作的重視程度不足。又比如多數基層機關將檔案工作僅交由一位工作人員進行，同時相關的管理制度較為薄弱，進而導致工作效率過低，容易出錯等問題。對于基層機關檔案的工作管理，由于一直沒有明確的政策限制，導致出現有些檔案由管理處管理、有些由人力資源部門監管、有些又由黨政部門下屬單位監管，引起管理混亂局面的產生，使正常檔案工作難以有效地開展[1]。

2）檔案工作業務管理復雜。隨著我國經濟的不斷發展，經濟技術開發區、高新技術開發區、三資合營企業、股份制公司等多種制度的出現，導致管理難度大幅提升。基層機關的檔案館工作沒有確切的規章制度，引起工作結構混亂，也增加了管理的復雜性，為日常項目推進帶來了許多困難。從事檔案工作的基層人員難以找到最佳的檔案管理方法，無法提高整體效率，陷入了負面循環反饋的過程中。

3）工作人員態度不到位。得益于科技的不斷進步和社會的發展，人民群眾對法制的了解逐步上升。但是，由于檔案工作受重視的程度較低，沒有相應的管理法規，導致部分從事檔案管理的官員法制觀念不強，執法和調查活動少。在工作中偏向業務活動，而忽視法制建設，具有權利瑣碎的消極心態和思想觀念。在工作中畏手畏腳，害怕損傷自身利益，導致檔案工作無法順利進行。同時，基層機關的檔案工作不到位，管理條例不健全，人員流動性大，也是造成檔案工作不能高效合理地完成的重要因素。

4）思維流程僵化。從我國目前的情況進行觀察，從事基層機關檔案工作的人員的思想還沒有完全從計劃經濟體制中徹底解放，進而導致檔案工作人員思想保守、觀念陳舊，工作態度不積極，缺乏新思維、新觀念和新方法[2]。因此，檔案工作難以取得新的成績。同時，部分工作人員的知識水平相對較低，專業技能不能完全適應新形勢的要求，由于學習吸收能力的巨大差異，導致許多從事檔案工作的基層機關人員存在較高的發展不平衡現象，引起普遍態度消極的局面。負責任的員工逐漸被周圍氣氛感染而變得猶豫不決，喪失積極性，這些因素極大地阻礙了我國基層機關檔案工作的順利開展。

2 做好基層機關檔案工作的思考對策

1）加強思想建設工作。基層機關工作人員需要明確檔案工作的職能，對其給予高度重視。機關管理人員需要在檔案管理、人員思想建設等方面繼續發揮重要作用，加強其對工作的認識提高，激發主觀能動性，促進和鼓勵各部門的內心責任感，從而順利開展檔案工作。對人員的思想建設工作中需要利用一切機會和時機，提高其對檔案工作的作用認識，并要求他們工作完成后及時通知檔案管理員，將利用情況及時通報，從而提高工作效率[3]。基層機關可以定期組織研討會，深入分析檔案歷史，使單位全體職工充分認識檔案的重要性，完善檔案的收集、管理、利用流程。

2）規范化管理。基層機關單位可以成立檔案工作小組，確保檔案的統一管理。各單位需要將檔案工作列入企業重要議事日程，形成管理網絡，明確分工，狠抓落實。實行職業責任制，明確工作管理區域，并設置嚴格獎懲制度，最大限度地調動檔案人員的積極性。同時，管理人員可以進行年度考核，制定相應的考核指標，定期對檔案工作進行檢查，確保基層機關檔案規范化管理能夠順利實施。為了實施科學化、規范化的管理，基層機關單位必須建立符合實際的檔案管理制度。管理層可以通過建立健全崗位責任制、目標責任制和評價制度等，推進機構檔案規范化管理，并提出統一的文件保管要求。特別是要明確文件處理的實際范圍，切實提高機關檔案管理水平。通過嚴格實行檔案保管和利用制度，禁止任何個人將檔案據為己有。不同類別、不同機構的檔案要統一全面歸集，例如單位會議記錄、人事任免、重要工作文件等，關鍵檔案需要進行歸檔保存。單位數據和業務檔案的電子文件、照片、錄音、錄像等證明材料需要做到全部收集，不丟失、不損壞。檔案工作人員需要及時接收上交的文件材料，并做好交接手續。對收集到的文件材料要迅速進行分類編目，并錄入檔案信息管理系統[4]。

3）加強隊伍建設。大多數基層檔案工作者對所在單位比較熟悉，而對檔案知識的了解卻相對有限。基層機關管理人員需要加強隊伍的培訓和指導，對新加入的成員進行簡單培訓，定期組織檔案工作管理會議，幫助人員掌握專業知識和技能。將檔案標準和慣例制作成表格張貼在辦公室，從而提高管理效率。基層機關還可以利用計算機檔案信息系統，提高管理的質量，并注重培養檔案工作者的信息化技能，要求他們互相取長補短，共同提高。檔案工作人員在離崗前也要保證好工作的連續性，幫助新進人員學習如何做好檔案部門的工作，妥善完成工作交接。

4）關注檔案保管安全。檔案管理設施應根據基層機關建設發展的要求，結合經濟、實用、安全的原則進行整體規劃。檔案工作室的設計應充分滿足空間需求，保證功能齊全、布局合理、保管安全、使用方便。管理人員應配備符合要求且功能完善的檔案保護和安全專業設備，從而將檔案工作有效按照標準完成。同時，管理層還需要致力于優先采取預防措施，處理檔案管理中的風險因素，以確保其安全儲存。

5）完善法制觀念。由于檔案法律制度的不健全，很多犯罪分子利用法律漏洞，危害國家財產和安全。因此，基層機關單位主管部門應在檔案法的框架內加大宣傳力度，讓工作人員了解檔案不是一種簡易工作，幫助他們深入理解檔案的重要性。有關部門也應積極配合基層人員的工作，使其認識到發生錯誤的法律后果。如果發生檔案工作問題，管理層需要協調并積極爭取對人員的支持和理解，幫助完善檔案制度，解決出現的問題。為了給檔案工作員工創造良好工作環境，基層機關管理人員應該建立適合自身業務或部門的檔案管理制度，并注重其內容需要符合相關的法律法規。對違反檔案法的案件要嚴肅處理，絕不留情。同時，各工作人員需要提高對檔案工作的認識，建立相應的執法責任，確保檔案工作得到妥善管理。

3 結束語

綜上所述，在基層機關的檔案工作當中需要注意大量的細節，防止出現管理問題。管理人員需要注意當前工作中存在的問題，采取多種措施解決并加強檔案工作的處理，為國家行政工作的革新做出貢獻。

參考文獻

[1]谷洪濤.做好基層機關單位檔案工作的幾點思考[J].蘭臺內外，2019（33）.

[2]汪暢.做好基層水管單位檔案工作的幾點思考[J].科技資訊，2014，12（020）：182-182.

[3]于薔.新時期做好機關事業單位人事檔案管理工作的思考[J].消費導刊，2018，000（047）：160.

[4]張妍.關于做好國有企業基層單位檔案管理工作的思考[J].山西青年，2017，000（024）：P.78-79.