試論學校檔案管理工作的四個“并重”

張曉青

摘 要：檔案是社會發展到文明時代的產物，它不僅真實地記載了人類認識世界、改造世界的歷史進程，而且也論述了人類在歷史進程中所取得的科學進步、經濟建設、文化發展等情況，涉及政治、經濟、軍事、文化、科技、宗教等社會生活的各個領域，因而它是科學文化知識的重要形式。可以說，檔案本身就是人類精神文明不可缺少的組成部分。

關鍵詞：學校檔案;管理;四個“并重”

學校檔案是學校歷史的記錄，是學校在教學領域、科研領域、管理工作等方面長期積累下來的寶貴經驗和資料。搞好學校檔案工作，更好地為學校的教育教學工作服務，是檔案人員光榮的職責。我院的檔案工作先后達到了市級先進標準和國家二級先進的標準，我院之所以能達標，這和院領導重視檔案工作和全院教職工的支持，是分不開的。其中，各部門的檔案員也付出很大的努力。作為一名專職檔案員，我在工作實踐中深切的體會到，搞好學校檔案工作要做到四個“并重”，這就是：爭取領導支持要宣傳與行動并重，加強檔案管理要建網與指導并重，提高業務水平要學習與創新并重，做好編研工作要整理與開發并重。

1 爭取領導支持要宣傳與行動并重

有不少人認為，任何單位的檔案工作搞得好不好，領導的重視程度是關鍵。每個搞檔案工作的同志都希望自己的領導重視檔案工作，很多檔案工作者都抱怨領導怎么不來關心檔案工作，檔案室辦公設施如何如何差，檔案收集怎么怎么不容易。其實，作為檔案工作者，不應坐等領導來關心自己的工作，而應主動爭取領導的支持。領導為搞好檔案工作創造了不少條件，但真正要搞好檔案工和還需檔案工作者采取主動的工作方式。其一，就是抓住時機進行大力宣傳。檔案工作是一項服務性工作，是黨政領導的參謀和助手。當領導需要某一文件或資料時，檔案人員要及時、準確地提供檔案，并抓住這一時機向領導宣傳檔案工作的重要性，宣傳貫徹《檔案法》，依法治檔，以法建檔的意義。在這樣的情況下，宣傳往往能取得較好的效果。其二，是用行動做出成績，來爭取領導重視。任何工作的地位都是干出來的。檔案工作是持之以恒地、認真地收集、整理、保管檔案，積極地為領導及其有關人員提供有效服務。這樣做，檔案工作就給領導及教工們留下深刻的印象。例如今年我院接受徐匯區推進區域教育現代化綜合督政，檔案員對資料進行分類、整理、立卷、歸檔，領導看到檔案員工作的積極性和實效，就給予更多的支持。我院在教學用房十分緊張的情況下，特地又騰出一間作為檔案室，還撥款購置了檔案柜，配備了檔案工具，在人力、物力、財力上為檔案工作開“綠燈”，這就為我院檔案管理工作上等級奠定了基礎。

2 加強檔案管理要建網與指導并重

檔案管理，需要有專人負責。我院是各部門相對獨立的單位，因此搞好檔案工作需要調動院部和部門兩個積極性。我院的檔案工作實行分級收集，統一管理的辦法，即各部門負責收集本部門的檔案資料，收集后有的及時交給院檔案室，有的根據工作需要在部門暫時保管一定的期限（如財會檔案由財務部門先保管二年，錄像帶、錄音帶由信息中心負責保管等），這樣管理就需要設立兩級檔案人員，即院級專職檔案人員和各部門兼職檔案人員，建立起健全的工作網絡。建立了網絡，還要充分運用網絡展開工作。專職檔案員要負責對各部門檔案工作的檢查、督促和業務指導。主要做四件事：一是明確兩級分工，各部門兼職檔案員負責本部門資料的收集、整理與立卷工作，專職檔案員對各部門的檔案進行統一管理。二是健全會議制度，院辦專職檔案員定期召開檔案工作網絡會議，溝通兩級之間的信息，反饋情況，及時解決存在的問題。三是開展檢查評比，總結經驗，找出差距，提出改進意見。近兩年，我院都舉辦了各部門檔案資料展示評選活動，這對于增強教職工的檔案意識，提高檔案業務水平都起著積極的推動作用。四是抓好專兼職檔案人員的業務培訓。檔案學是一門不斷發展的學科，檔案工作是一項不斷創新的專業工作，新時期的檔案工作者不僅要有豐富扎實的文化知識，而且還應該具備較高的專業素質，包括專業知識、專業技能和專業資歷，應該積極參加崗位業務培訓。到目前為止，我院已有6名檔案員完成了檔案崗位職務培訓，通過建網、指導、培訓，使我院檔案管理工作有了組織上的保證。

在此基礎上，我院著手完善與檔案工作有關的各項規章制度。針對以前檔案資料中發現的問題，制定了一系列有關檔案的規章制度，其中《檔案室職責范圍》、《專兼檔案人員工作職責》、《檔案歸檔范圍與保管期限》、《檔案的歸檔制度與使用制度》等制定后，又加強檢查和監督，做到檔案工作有章可循，違章必究，使各類文件材料的形成、積累、整理、立卷、歸檔、利用做到制度化、規范化。

3 提高業務水平要學習與創新并重

做好教院的檔案工作需要檔案學專業知識以及相關的學科知識，還需要熟悉教育教學有及學院管理的有關知識。檔案工作者必須具備上述知識，才能以科學的態度、方法和手段搞好檔案工作，我院的檔案人員幾乎全部是“半路出家”，為此，加強學習就顯得十分必要。我院為了提高案卷質量，組織相關人員認真學習《檔案法》，并請有經驗的檔案人員來我院作業務指導，還組織檔案員去檔案工作先進單位學習取經。通過一系列的學習，我們逐步掌握了檔案工作的規律，編制了各類文件材料的歸檔范圍、保管期限表，制定了分類編號方案等，對以前不符合規范和要求的案卷進行了重新整理，達到了歸檔文件齊全完整、分類清楚、組卷合理、保管期限劃分準確，裝訂整齊美觀的質量標準。

然而，向別人學習不等于一味地照搬，那樣是不會有特色的，在學習中還必須，根據本單位的特點，探索新門類，開辟新渠道，落實新舉措，創建具有自己特色的檔案體系。例如許多學校的教學檔案都是按問題分類的，如果我院也這樣做，就勢必將教研、培訓、教科等部門的資料相應抽出按問題歸類，這顯然不符合我院各部門相對獨立的特點。因此，在上級有關方面的支持下我們改變傳統的分類方法，這樣既有利于發揮各部門的積極性，又使檔案在類目方面相對集中。實踐證明，這樣的分類方案是正確可行的。又如我院在教育教學方面有著自己的優勢，有許多新的成果，我們就據此新建了《名人檔案》、《榮譽檔案》、《徐匯區教育系統學術節》等相關特色檔案，《名人檔案》是我院特級教師，對學院發展和在學科領域內有影響的、作出了突出貢獻的專家，他一生各個時期的工作、學習和生活中直接形成的具有保存和查考價值的綜合體，包括個人證件、書表、自傳性材料、學術性材料、聲像材料、任免獎懲性材料。《榮譽檔案》是我院黨政工團或個人為上級機關榮獲的獎狀、獎牌及證書，將它分類、編號、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入管理中。《徐匯區教育系統學術節》是徐匯區教育系統的學術節，至今已成功舉辦了十屆，從開幕式到最后的閉幕式，展示了徐匯教育，讓教育充滿思想，讓教學蘊含學術，收集一系列的材料，包括開幕式的資料，活動中產生的材料等，相信徐匯教育的明天一定會更加春光明媚。拓寬了檔案門類，豐富了檔案的內容，也更充分地體現與反映了我院教育教學工作的全貌。

4 做好編研工作要整理與開發并重

收集、整理，保存檔案的根本目的，是為了開發利用檔案資源，為學校各項工作服務。為此，做好編研工作與開發并重，即整理是為了開發利用，整理中注意開發利用。其中有兩項工作特別重要;其一是下功夫搞好檔案的編目和必要的檔案檢索工具的編制。目前我院檔案檢索工具有案卷目錄、全引目錄、文檔對照表、著錄卡片、電腦檢索。多樣化的檢索工具，使檢索體系完善，實現多渠道、多角度檢索。特別是采用電腦檢索，使檔案查找迅速準確，為開發利用提供了方便。其二是積極開展檔案資料的編研工作，這實際上檔案資源的第二次開發，也是深層次開發，經過編研的檔案資料可以使查閱者更清楚簡便地了解所需信息。為此，我們充分利用室藏檔案，編寫成院史、組織沿革、基礎數據匯編、檔案全宗介紹、檔案利用實例等16種編研材料，把零碎的“死”檔案加工成系統的“活”信息。

為了做好檔案的開發和利用，我們要求每個檔案人員既要及時、完整地收存好檔案，又要熟悉“家底”，熟練檢索，提高工作地效率，同時要熱情接待，耐心答疑，做到優質服務，使查閱者稱心

滿意。

5 結束語

總之，檔案是永不再生的，學校檔案的形成與發展和其學校歷史有著同步性。學校檔案是管理學校的工具。學校檔案工作的水平，體現了整個學校管理工作的水平，近年來上級各部門到任何一個單位督查，已不再僅僅聽取領導匯報工作，而更注重看檔案案卷，查看工作痕跡，了解單位實際工作作風。學校檔案工作者必須發揚細致踏實的作風，持之以恒，堅持高質量、高標準地做好學校檔案管理工作。

參考文獻

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