淺談機關檔案工作如何做到規范化和標準化

靳軍

摘 要：在機關單位的內部管理工作中，檔案管理是需要高度重視的工作內容。檔案管理工作是機關單位管理工作的一部分，是提高檔案運用的工作質量和工作效率的必要條件，同時也是維護歷史檔案的一項重要工作。本文主要論述機關檔案工作管理中規范化和標準化的重要環節，進而分析管理過程中的問題所在，提出相應的解決策略。

關鍵詞：檔案工作;規范化和標準化;解決策略

機關單位是國家為行使其某種職能而設立的各種機構，其包含有包括國家元首、權力機關、行政機關、審判機關、檢察機關和軍事機關。而機關單位中的檔案管理工作是其工作內容的重要組成的一部分。隨著信息化技術的發展，機關單位對檔案的管理工作也呈現上升的趨勢，對管理的要求更高，要做到符合規范化和標準化的基本特點，因此機關單位要通過科學合理地進行檔案的有效管理，并優化和改進管理工作傳統的管理方法。

1 檔案管理中規范化的重要性分析

檔案管理的管理作用看似沒有大的作用和貢獻，但是在實際發展中卻關系到機關單位或是企業是否能夠健康發展重要因素。在機關單位中檔案管理工作也是其重要的工作組成部分，檔案管理工作的質量和效率會影響整個機關工作質量，也是維護和保護歷史發展的一項關鍵性的工作。在檔案管理的過程中，科學性的管理辦法是檔案順利管理的保障，是一個機關單位管理水平的體現，更是檔案管理實現規范化和標準化的科學依據。為了能夠在需要的時候迅速從檔案庫中準確地調取資料來進行全面、科學的分析內容，我們就必須制定好檔案管理工作的制度，善于從以往的檔案管理工作中“取其精華，去其糟粕”來不斷發展和提高檔案管理效率和質量，從而實現優質的現代化檔案管理。

2 檔案工作規范化標準化管理存在的問題

檔案管理在機關單位中仍然存在一些不足的管理現象，檔案規范化管理是實現檔案管理現代化、標準化、正規化的重要環節，針對這些問題主要突顯在以下的幾個方面中。

1）缺乏領導的高度重視。在我國一些機關單位中一些主要領導對檔案管理的工作認識不足，對檔案管理工作的重要性理解不足，其檔案管理方法還是沿用傳統的保管方式，沒有創新管理意識，不善于利用現代化的管理方式，影響檔案查找的效率。

2）缺乏專職檔案人才隊伍。由于單位編制架構的原因，機關單位存在隊伍不足的現狀。很多從事的工作人員都是一些老職工，另外聘用的一些是一些臨時職工，檔案管理的業務不精煉是在所難免

的[1]。其老職工的信息化辦公能力是一大弱項，新職工的對檔案管理又不熟悉，而且不入編制的職工更換速度快，影響檔案管理工作的有效對接，沒有一個系統的培訓流程，職責意識能力差等現象。

3）缺乏檔案管理規章制度。在一些機關單位中其關于檔案管理的規章制度還存在很多不完善的現象，也沒有深入研究《檔案法》，對檔案管理相關制度的制度落實不到位。如在檔案借閱的手續就存在較大的漏洞，沒有手續隨意借出，歸期又不去核實，導致檔案庫上顯示有此文檔，要真正查閱的時候就是查無此檔。甚至于在借閱過程中出現遺失、損毀的現象也是時有發生。另外檔案管理的科目分類不科學或是不夠規范，出現查閱困難等情況。

4）缺乏檔案保管的專用柜。機關單位中對檔案的管理缺乏專用的保管專用柜或是辦公室，常常是一種混檔管理。對紙質的檔案保管沒有特別設立相應的防火、防水、防塵、防潮、防盜的柜子，信息化的檔案也不夠重視。另外對檔案的保管安全性、保密性也不夠重視，隨意運用的檔案室并沒有多加安全保管問題，安全隱患較大。甚至于有的未達到年限的檔案就早早遺失，有的檔案認為不值得進行有效保管，從而影響無法查閱該檔案。例如有些機關單位比較輕視財務會計類的檔案管理，在財務工作交接的過程中就是查無此檔了。

5）缺乏檔案信息化的建設。有的機關單位對檔案信息化的建設認識不夠，認為檔案管理就是傳統的紙質檔案方法，對現代化的檔案管理知之甚少，甚至于信息化檔案管理中所需的計算機、刻錄機、掃描儀、檔案管理軟件沒有配備齊全都沒有配備[2]，甚至于也不安排工作人員進行信息化檔案管理跟進。使得檔案數字化的工作一再延后，甚至于停滯不前，從而不能將檔案轉換成信息化、數字化的管理。就算個別單位已經實施了信息化檔案管理后，但是工作落后嚴重，有的紙質檔案用完后也不及時歸檔，導致出現信息化管理檔案后對紙質檔案的不重視或是輕視行為，嚴重影響檔案的多重備份。

3 機關單位檔案管理工作規范化標準化的有效策略

1）提升檔案管理的意識。要加強機關單位對檔案管理工作的認知，檔案管理工作不會直接體現經濟利益或是不會馬上體現經濟利益，需要通過應用提供有效的參考價值為機關單位做出績效中，才是體現檔案管理的價值。檔案會在調取、查閱的過程中提高工作效率，以此來體現其管理所創造的價值。如果排期不過來，檔案管理可以先用信息化的管理部分檔案，優先保存一些不易于紙質保存的檔案，在利用調取就便捷高效很多了，還要加強管理人員對檔案管理信息化管理知識的培養，從而優化傳統檔案管理的思想。

2）升級檔案管理的方式。機關單位要多爭取檔案管理的資金投入，要審計檔案管理的方式，其在硬件設備以及軟件管理中加大投入力度，其次還要在人才引進和人員培養中投入，保證檔案管理建設的隊伍有一定優勢。另外要設立檔案專用的檔案室或是保險柜，以檔案的級別種類進行有效劃分，做好檔案管理中的“八防”措施。加強檔案的信息化管理，利于日常查閱調取，可以及時做好比對或是參考工作。由上文中提到檔案需要進行多樣化管理，檔案的紙質管理、信息化管理、多重備份管理等。其中運用的信息化管理設備必須做好一定的維護工作，例如要安裝防火墻、病毒查殺等軟件防止檔案被盜取或是遭受攻擊，從而提升檔案管理的效率。

3）理順檔案管理的體制。機關單位要加強全員的檔案管理思想認識，提升對檔案管理的高度重視。要重新改變傳統檔案管理人員編制，要選擇責任心強并樂于接受學習培養的職工進行檔案管理，檔案管理工作需要具有嚴謹精神和負責的職工，防止一些不良事件的發生。還要實行檔案管理考核制度，對檔案信息化考核、紙質存檔編制考核等方式完善一些不負責松散的職工。同時，要加強檔案管理規章制度，完善檔案管理的守則，將檔案管理落實到責任制，避免管理工作的互相推諉情況，同時要建立完善的檔案借閱制度和檔案的借閱權限，利于加強檔案管理。

4）加強普查案卷的能力。檔案中也不會全部都需要長時間的保存價值，這會造成機關單位的資源浪費。所以要定期普查案卷進行取舍管理，其中將一些加大工作難度且制作不精良的檔案進行清理，保留一些有價值較高的檔案[3]。當然普查案卷的是難度最大的工作，需要有一定判斷審核能力，能確保所清理的檔案中價值影響不大，其保留價值不足的及時清理，從而提高檔案的管理效率，實現信息化管理舉措。

5）分類號進行有效統一。運用網絡計算機對檔案查詢檢索，要根據檔案的分類號進行快速查找。因此，在檔案管理中要先檔案進行有效的分類，再從分類成為分號，每個檔案確保只有一個獨一無二的分類號，這是提高檢索查找的有效方法，檔案管理人員要嚴格遵守分類規則，以提升檔案查閱的高效性。另外還要及時糾正一些不合理的分類，并組織管理人員進行檔案的基本培訓，做到統一標準，實現統一認知，做到前后檔案歸檔的一致性。

4 結束語

綜上所述，信息網絡的飛速發展，促進檔案管理的多樣化，要將檔案進行信息化管理，做到檔案的規范化和標準化，從而解決傳統檔案管理中的一些弊端，提升檔案管理方式，并制定科學合理的檔案管理制度，加強檔案管理人員能力的培養，促進符合當下社會網絡大環境的發展，提高檔案管理高效性。

參考文獻

[1]郝麗春.淺談如何使檔案管理工作更規范化、標準化[J].決策與信息，2016：260.

[2]王春麗.淺談機關檔案規范化管理存在的問題及對策[J].當代旅游，2018，5.

[3]王巍.如何推進企業檔案工作規范化和標準化[J].城建檔案，2018，229（10）：76-80.