事業單位檔案管理工作規范化標準化的措施

張小妮

摘 要：在事業單位管理中，因此傳統的管理理念導致檔案管理存在著一定問題，影響到了工作的推進。如何更好地的推進事業單位檔案管理規范化和標準化成為人們關注的問題。本文則從事業檔案管理工作的現狀出發，分析了相關規范化和標準化的管理措施。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;規范化;標準化

檔案管理是機關事業單位管理工作中一個不可缺少的組成部分，機關事業單位對于這項工作一直都比較關注，然而因為檔案數量和管理時間的不斷增加，讓很多機關事業單位在管理實踐中都產生了很多的問題，例如，沒有合理的認識、管理方式單一等，這些都給檔案管理工作的效率和效果帶去了消極的影響。要想提升檔案管理的質量，就需要明確工作中存在的問題，進而采取有效的措施，提升管理水平，讓檔案管理可以實現標準化和規范化，促進檔案的利用，充分發揮出檔案的作用。

1 事業單位檔案管理工作的現狀

管理意識淡薄。由于事業單位中的人員較多，工作種類繁多，許多單位并沒有檔案管理的意識，甚至沒有設立專門的檔案管理部門，對于檔案的分類只是粗略的分類，整理工作基本上是輪班制。由此可見，現階段我國事業單位對于檔案管理的意識還是相當淡薄。

管理設施較為落后。紙質版的檔案對于存儲環境也有較高的要求，然而，許多單位的檔案缺乏固定的檔案管理室，檔案存儲多為地下室或一些狹小的空間，甚至把檔案管理室當成倉庫一樣，各種雜物都存在其中。

事業單位管理法規不完善。部分事業單位對國家《檔案法》及《檔案管理辦法》等有關法律法規的學習和貫徹力度不夠、認識不足，許多事業單位并未設立專門的管理法規來約束管理人員的行為。

2 推進事業單位檔案管理工作規范化、標準化的舉措

2.1 構建完善的檔案管理體系

首先，健全的檔案管理體系是建立在本單位檔案管理發展現狀的基礎上的，也就是需要對事業單位檔案管理人員的自身職責進行明確的劃分，從而確保在實際的檔案管理工作規范有序進行;第二，在事業單位日常的管理工作中，依據各單位的實際情況將檔案管理日常工作詳細地規劃出來，并且成立專業化的檔案管理小組團隊，依照所制定出的管理計劃按部就班地針對檔案管理的各項事宜進行詳細的管理，從而促使檔案管理工作更加的標準化、規范化。

2.2 落實檔案管理方式的改革升級

在新形勢下，為了更好地解決檔案管理工作中存在的缺點和不足，我國政府部門經常會對各地機關事業單位的檔案管理數據及其他各項信息不定期地進行治理和調查，在這樣的背景下，如果依然采用傳統的檔案管理方式，可能會增加管理人員的工作量和壓力。因此，做好檔案管理方式的改革升級就顯得極為重要了，在改革升級檔案管理方式，重點在于借助現代化的信息技術，構建檔案管理信息共享平臺，借助該平臺實現對檔案分門別類的管理，這樣即便是上級政府部門要臨時檢查機關事業單位檔案管理情況和效果，也能夠快速地從電腦上調用這些檔案，減輕工作人員的壓力和工作量，提高管理效率。同時，以信息技術為基礎的檔案管理還可以實現管理的多樣化，如其可以將文字、圖片、影像等集中到一起實施檔案管理，豐富了檔案的內容，使得檔案信息內容更加的豐富翔實。當然，要落實機關事業單位檔案管理方式的改革升級，還需要有充足的設備作為保障，做好檔案管理設備維護工作，如使用各類信息設備時要避免計算機被病毒入侵，及時地查殺病毒，做好重要檔案文件的備份工作，妥善保管重要檔案，保證檔案管理的安全性，實現檔案管理的規范化與標準化。

2.3 機關事業單位加大資金投入

在事業單位檔案管理的過程中，要想實現管理標準化以及規范化的建設，就需要單位投入充足的資金作為發展過程中的支撐點，因為在檔案管理的過程中，需要引進大量的先進設備以及軟件、硬件設施。在檔案管理工作進行的過程中，事業單位應該正視現階段的經濟條件，購買所需要的先進設備，如掃描儀、打印機等。不僅如此，在檔案管理的過程中，信息化平臺的建設必不可少，并且事業單位在建設信息化平臺的過程中需要投入一定量的資金，在日后的發展過程中運營與維護系統的資金也不可或缺。因此，為了保證檔案管理的標準化規范化，單位應該加大資金的投入，進而促進事業單位的發展。

2.4 實行精細化管理，構建長效機制

以往的檔案管理工作中存在很多不足和問題，之所以會這樣，一個重要的問題就是長期采取粗放式的檔案管理思想以及模式，使得管理工作缺乏標準性和規范性，這就影響了管理工作的效果和效率，所以，當前事業單位需要進行改變，加強管理工作的標準化以及規范化，改變粗放式管理中的不足和問題，實施精細化管理，構建長效的管理機制。也就是說，要結合單位的檔案管理工作現狀，就檔案的各個環節為切入點，最大化對管理制度進行細化，讓檔案管理不再限制在流程明確、步驟詳盡標準上，還需要讓考察、評價和審核能夠實現量化操作。要想讓檔案管理工作標準和規范開展，單位就要構建完善的制度體系，包括定期審查、考核以及評價制度，如，在每年年終業績評價中，需要對相關機構以及辦公室等部門的檔案交接登記表進行嚴格的審核，對各方面內容進行檢查，確保表中的內容是正確和完整的，再依據登記表全面審查或者是抽查相應的檔案資料事物，如果發現有疏漏或者是錯誤，就需要對涉事者本人進行處罰，還需要追究其所在機構或辦公室的責任。

2.5 進行資源檔案的整合

在事業單位檔案管理的過程中，其組織管理人員缺乏，但是其工作內容繁多且相對較為復雜。所以，為了減少工作人員的負擔，提高檔案管理工作的工作效率，檔案管理者需要遵循“關聯原則”對檔案資源進行分類，將所有的檔案按照類別、頁碼、目錄進行資源分類，對于沒有頁碼的檔案進行重新編碼分類，確保在日后的管理工作中能夠標準規范的管理。并且分類整合，有效的節約放置的空間。同時還能提高檔案在翻閱過程中的查找效率，進而推動事業單位檔案管理工作向規范化標準化的方向發展，提高檔案資源在事業單位發展過程中的利用率。

2.6 需要科學化的檔案管理系統

新形勢下，加快檔案管理的信息化轉型是新時代賦予我們的新使命。對此，我們應將信息化檔案管理與傳統檔案管理有機結合：一是對紙質檔案進行掃描后再加工，形成“原件數字檔案”。二是直接以數字模式形成數字信息檔案，通過靈活的方式對事業單位的檔案資料進行存儲管理。三是要增加對檔案管理的資金投入，更新硬件設備與軟件設備，為檔案管理的信息化轉型奠定可靠的物質基礎。四是檔案管理人員要更新自身觀念，提升自己的計算機使用水平，從根本上提升事業單位檔案管理的水平。

3 結語

隨著科技的更新和時代的發展，事業單位的檔案管理工作也要跟隨時代腳步與時俱進。事業單位檔案管理工作者要從自身角度出發，身體力行，做好榜樣工作，方便改進措施的實施，建立一套科學的、高效的、靈活的檔案管理體系，方便檔案管理工作的開展，更好地提高事業單位檔案管理工作的規范化和標準化，推動社會的發展。

參考文獻

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