推動(dòng)事業(yè)單位檔案云共享的有效策略

摘 要：在當(dāng)前的時(shí)代背景下，事業(yè)單位要充分利用信息化技術(shù)，針對(duì)自身的檔案管理工作進(jìn)行轉(zhuǎn)型升級(jí)，實(shí)現(xiàn)不斷的優(yōu)化，以此更有效的提高事業(yè)單位檔案資源的利用效率，形成綜合性的檔案管理體系，可以滿(mǎn)足新時(shí)代檔案管理工作的需要。只有優(yōu)化檔案管理體系才能推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新的深度發(fā)展。本文主要分析事業(yè)單位檔案資源共享的工作方式，明確事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理的重點(diǎn)，著力提升檔案管理技術(shù)配置水平。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;技術(shù)手段;有效策略

我們都知道，當(dāng)前是信息化時(shí)代，在這樣的時(shí)代大背景下，事業(yè)單位要以此為著手點(diǎn)針對(duì)自身的檔案管理工作進(jìn)行不斷的優(yōu)化升級(jí)，切實(shí)有效的引入云共享相關(guān)策略，充分實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的資源共享，確保各個(gè)部門(mén)和相關(guān)環(huán)節(jié)有效銜接，以此從根本上有效推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作，呈現(xiàn)出全新的發(fā)展面貌。然而需要關(guān)注的是，在當(dāng)前的事業(yè)單位檔案信息資源云共享服務(wù)過(guò)程中，仍然存在一定的問(wèn)題和不足。對(duì)此，要提出切實(shí)可行的應(yīng)對(duì)策略，進(jìn)而處理好相關(guān)問(wèn)題，使事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案信息資源云共享服務(wù)存在的問(wèn)題探討

1）管理者缺乏共享意識(shí)。目前事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)還未能充分的認(rèn)識(shí)檔案云共享服務(wù)的價(jià)值，不少事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)只看到檔案云共享的前期投入較大，沒(méi)能認(rèn)識(shí)到云共享服務(wù)的價(jià)值作用，不能在戰(zhàn)略布局的角度構(gòu)建事業(yè)單位的檔案云共享機(jī)制。例如，缺乏信息技術(shù)人才的有效配置理念，不注重持續(xù)性的進(jìn)行檔案管理設(shè)備的更新，沒(méi)能在云共享檔案的基礎(chǔ)上開(kāi)展事業(yè)單位決策，因此影響了事業(yè)單位的辦事效率，不利于形成健全的檔案服務(wù)機(jī)制，因此影響事業(yè)單位檔案共享有效性，不利于滿(mǎn)足新時(shí)代檔案使用需要。

2）缺乏檔案信息共享制度。事業(yè)單位為了實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享目標(biāo)，還要優(yōu)化配置檔案管理工作責(zé)任分工，明確基礎(chǔ)檔案管理工作的重要性。首先，加強(qiáng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息的共享有效性，明確檔案管理工作的重點(diǎn)與任務(wù)目標(biāo)，形成綜合性的檔案共享工作制度，在檔案管理工作中，相關(guān)的重點(diǎn)和難點(diǎn)問(wèn)題并沒(méi)有得到充分的明確，沒(méi)有分清主要矛盾和次要矛盾，在這樣的情況下，就會(huì)導(dǎo)致各項(xiàng)工作不夠協(xié)調(diào)，由此導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量無(wú)法顯著提升，效率比較低下，同時(shí)也無(wú)法真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案管理的云分享，而這樣的情況對(duì)于云分享的有效發(fā)展會(huì)造成嚴(yán)重的阻礙，不利于事業(yè)單位檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)，從紙質(zhì)化時(shí)代不能良好的向著信息化智能化的方向發(fā)展，導(dǎo)致檔案管理信息化智能化，發(fā)展層次不深，無(wú)法向著更深層次進(jìn)行轉(zhuǎn)移。其次，在檔案管理過(guò)程中，有著比較明顯的隨意性，盲目性過(guò)大的問(wèn)題，在具體的管理過(guò)程中往往沒(méi)有采取更切實(shí)有效的標(biāo)準(zhǔn)化、專(zhuān)業(yè)化和系統(tǒng)化的檔案管理工作方式，針對(duì)檔案管理工作的重點(diǎn)不夠明確，相應(yīng)的目標(biāo)并沒(méi)有得到充分的實(shí)現(xiàn)，在檔案管理工作中相關(guān)步驟比較混亂，沒(méi)有明確的方向和細(xì)則，由此導(dǎo)致檔案管理工作效率比較低下，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)科學(xué)合理的分工，這對(duì)于檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展造成很大限制。

3）檔案資源共享方式落后。不少事業(yè)單位仍習(xí)慣傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)的檢索方式，以紙質(zhì)檔案管理機(jī)制為主的檔案檢索使用方式不僅存在著珍貴檔案無(wú)法有效展示，檔案數(shù)據(jù)信息供給不及時(shí)的問(wèn)題，而且對(duì)檔案資源的保護(hù)帶來(lái)了較大的風(fēng)險(xiǎn)。傳統(tǒng)的檔案管理方式仍然普遍存在，并沒(méi)有充分利用好信息化的手段和途徑，進(jìn)行更低成本高效率的檔案分享。當(dāng)前，某些事業(yè)單位在檔案管理過(guò)程中相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備等等，并沒(méi)有得到及時(shí)有效的更新或者更新力度不夠，現(xiàn)有的檔案管理人員在專(zhuān)業(yè)技能、信息化技術(shù)和實(shí)踐能力方面都比較差，無(wú)法充分應(yīng)對(duì)云時(shí)代的檔案資源管理需求，管理方式比較落后單一，由此導(dǎo)致檔案管理效率無(wú)法切實(shí)提升。現(xiàn)有的檔案管理檢詢(xún)系統(tǒng)不能實(shí)時(shí)更新數(shù)據(jù)信息，不能有針對(duì)性的結(jié)合用戶(hù)的個(gè)性化需求來(lái)進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的有針對(duì)性的推送。由于事業(yè)單位的檔案不能實(shí)現(xiàn)云共享，因?yàn)閿?shù)據(jù)庫(kù)容量的問(wèn)題限制了某些檔案的存儲(chǔ)，還需要優(yōu)化檔案管理的工作方式，提高檔案資源的整體管理效率。

2 事業(yè)單位檔案信息資源共享服務(wù)的應(yīng)用策略探討

1）形成檔案共享管理的意識(shí)。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)認(rèn)清檔案資源共享的重要價(jià)值，切實(shí)從事業(yè)單位的基本職能與國(guó)家的現(xiàn)實(shí)要求出發(fā)，在推動(dòng)提高公益服務(wù)工作質(zhì)量的同時(shí)，能夠根據(jù)政府提出的信息公開(kāi)化要求推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)信息的廣泛共享。運(yùn)用云共享的方式可以提高數(shù)據(jù)信息的共享效率，有效的降低檔案管理工作的成本，解決了檔案信息公開(kāi)不及時(shí)、不全面、不持續(xù)的問(wèn)題。事業(yè)單位上級(jí)主管機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加大對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的扶持力度，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)信息化、智能化與共享化檔案管理的建設(shè)監(jiān)管力度，推動(dòng)事業(yè)單位積極的開(kāi)展檔案管理優(yōu)化改革。還要形成全員參與檔案管理的工作意識(shí)，更好的提高檔案共享的質(zhì)量。還要開(kāi)展一系列的客座講課活動(dòng)，聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，依靠專(zhuān)業(yè)的機(jī)構(gòu)開(kāi)發(fā)檔案共享管理系統(tǒng)，在強(qiáng)有力的技術(shù)支持下提高檔案共享的效率。

2）完善檔案資源共享制度。事業(yè)單位還要完善檔案資源的共享管理機(jī)制，明確檔案資源共享的重點(diǎn)，形成強(qiáng)有力的綜合化檔案資源的共享機(jī)制。首先，應(yīng)當(dāng)明確事業(yè)單位檔案管理的制度，在傳統(tǒng)的信息化檔案管理制度的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步融入大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)、智能化管理的理念，豐富和完善檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)調(diào)扎實(shí)的做好底層數(shù)據(jù)信息的管理工作。其次，基于檔案數(shù)據(jù)信息的共享與高效存儲(chǔ)修訂檔案管理工作制度，強(qiáng)化明確專(zhuān)兼職檔案管理人員的責(zé)任，形成檔案數(shù)據(jù)資源共享管理的責(zé)任分工，在實(shí)踐的過(guò)程中貫徹落實(shí)崗位責(zé)任制度，確保各項(xiàng)職責(zé)和任務(wù)能夠明確到個(gè)人，并且在最大程度上激發(fā)相關(guān)人員的積極性主動(dòng)性，使各項(xiàng)工作能夠真正落到實(shí)處。只有不斷明確檔案管理的個(gè)人規(guī)范，才能提高整體上的檔案管理工作水平，確定檔案管理的重點(diǎn)，制定可行的檔案管理工作計(jì)劃，保證檔案數(shù)據(jù)信息精準(zhǔn)化的運(yùn)行使用。

3）豐富檔案信息共享方式。為了提高事業(yè)單位檔案資源的共享有效性，還要優(yōu)化檔案管理工作方式，明確檔案管理工作的重點(diǎn)，以科學(xué)化的方式提高檔案資源的共享效率。首先，應(yīng)當(dāng)組建優(yōu)質(zhì)的事業(yè)單位檔案資源的管理團(tuán)隊(duì)，加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，提高檔案管理的專(zhuān)業(yè)性，基于云服務(wù)平臺(tái)打造優(yōu)質(zhì)的事業(yè)單位檔案信息的分布存儲(chǔ)模式，切實(shí)實(shí)現(xiàn)各種檔案資源的高度整合。其次，建立優(yōu)質(zhì)的檔案數(shù)據(jù)信息的檢索與查詢(xún)系統(tǒng)，提高檔案資源共享的豐富性，針對(duì)信息共享的方式，進(jìn)行不斷的創(chuàng)新和優(yōu)化，充分利用各類(lèi)信息化手段，結(jié)合用戶(hù)的具體情況進(jìn)行針對(duì)性個(gè)性化的服務(wù)，保證各種類(lèi)型的檔案資源可以達(dá)到有效深度共享的目標(biāo)。

3 結(jié)論

總而言之，通過(guò)上文的分析和探究，我們能夠進(jìn)一步看出，事業(yè)單位推動(dòng)檔案資源的云共享，可以滿(mǎn)足社會(huì)使用事業(yè)單位檔案的需要。為了推動(dòng)事業(yè)單位檔案云共享服務(wù)的深度實(shí)施，還當(dāng)提高檔案云共享工作意識(shí)，形成較為完善的檔案信息資源的互動(dòng)傳遞機(jī)制，有效的改變以往檔案管理傳遞信息方式單一的問(wèn)題，形成綜合化的檔案管理工作體系，創(chuàng)新檔案管理工作模式，搭建優(yōu)質(zhì)的檔案資源共享平臺(tái)，在一系列標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化、智能化的管理方法下推動(dòng)檔案資源的云共享。只有豐富信息資源的共享方式才能滿(mǎn)足新時(shí)代檔案管理的需要，解決傳統(tǒng)檔案資源管理工作的問(wèn)題，達(dá)到以提高檔案資源應(yīng)用有效性的目標(biāo)。

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作者簡(jiǎn)介

王琦（1979-），男，黑龍江杜爾伯特蒙古族自治縣人，杜爾伯特蒙古族自治縣應(yīng)急管理局助理館員。