人才交流中心對高校畢業(yè)生的檔案管理服務工作探討

閆雪蓮

摘 要：人才交流中心是檔案管理的重要場所，具有高校畢業(yè)生各方面信息資料，如個人工齡、學歷水平、工作經(jīng)驗及組織關系等，能夠為企事業(yè)單位人才招聘與選拔提供可靠依據(jù)，在促進大學生就業(yè)上發(fā)揮著重要作用。本文就人才交流中心對高校畢業(yè)生檔案管理服務工作進行了簡單探討。

關鍵詞：人才交流中心;高校畢業(yè)生;檔案管理服務

高校畢業(yè)生檔案中能夠將大學生學習、生活和獲獎等情況如實反映出來，是衡量大學生個人素質(zhì)與綜合表現(xiàn)的重要依據(jù)，用人單位借助高校畢業(yè)生檔案，能夠初步掌握大學生能力與水平等情況。這要求人才交流中心做好檔案管理服務工作，為大學生就業(yè)創(chuàng)造有利條件，也滿足用人單位人才招聘的需求。

1 人才交流中心對高校畢業(yè)生的檔案管理服務的重要性

1）有利于體現(xiàn)高校畢業(yè)生綜合素質(zhì)。大學生在學習、生活以及社會實踐活動中的表現(xiàn)情況，主要通過檔案的形式保存下來，通過管理好這些原始檔案信息，能夠保證高校畢業(yè)生檔案的完整性與真實性。高校畢業(yè)生檔案能夠如實反映學生在校學習成績、能力水平等信息，將大學生教育背景、基本信息以及綜合素質(zhì)記錄下來。當高校畢業(yè)生離開學校并進入企業(yè)應聘與面試后，企業(yè)管理者結合高校畢業(yè)生檔案，能夠全面了解大學生受教育情況，并獲取高校人才培養(yǎng)模式、專業(yè)教學目標等信息，通過分析企業(yè)內(nèi)部工作崗位需求，確保應聘專業(yè)對口的人才。

2）有利于促進高校畢業(yè)生就業(yè)。近年來我國每年大學生畢業(yè)人數(shù)眾多，其就業(yè)問題備受社會各界關注。從高校畢業(yè)生離開校門到最終就業(yè)，其相關檔案資料都發(fā)揮著重要作用，為大學生順利就業(yè)奠定了良好基礎。加強高校畢業(yè)生檔案管理工作，主要服務于大學生就業(yè)，人才交流中心結合生源情況、畢業(yè)生就業(yè)等出發(fā)，打造完善的高校畢業(yè)生檔案管理平臺，這樣有利于用人單位進一步掌握高校畢業(yè)生各方面情況，達到促進大學生就業(yè)的目的[1]。

2 人才交流中心對高校畢業(yè)生的檔案管理服務存在的問題

1）認識不到位，重視程度不夠。由于部分人才交流中心規(guī)模不大，對高校畢業(yè)生檔案管理專業(yè)特點與作用認識不到位，很大程度上忽視了檔案管理工作，只是做好了檔案收發(fā)或簽字蓋章等工作。受到這種觀念的影響，人才交流中心檔案管理工作僅僅由非專業(yè)人員負責，且缺乏較強的責任心，導致高校畢業(yè)生檔案管理效率不高，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失與遺漏等問題，為檔案的查詢與利用帶來了不便。

2）檔案管理人員配置不足。分析人才交流中心檔案管理崗位配備的人員可知，基本上未能滿足國家規(guī)定的最低標準，即每千卷檔案配備一名專業(yè)檔案管理人員。由于我國高校的擴招，畢業(yè)生人數(shù)也逐年增加，檔案資料也越來越多，對檔案管理人員帶來了不小的挑戰(zhàn)，由于人手不足，綜合素質(zhì)不高，難以保證高校畢業(yè)生檔案管理質(zhì)量。此外，高校畢業(yè)生檔案管理涉及事項眾多，任務較重，流程繁瑣，容易讓人產(chǎn)生枯燥、乏味之感，很多檔案管理人員要求主動調(diào)去其他崗位，甚至出現(xiàn)跳槽的現(xiàn)象，造成人才交流中心檔案管理人員顯得非常匱乏。

3）存在“重管理、輕服務”現(xiàn)象。人才交流服務中心承擔著服務人才的重要職責，發(fā)揮著聯(lián)系市場、人才和用人單位的作用，從而為人才交流提供優(yōu)質(zhì)服務。然而很多人才交流服務中心對自身定位不清晰，職責認知不到位，將工作目標簡單放在“管檔管人”上，無論是檔案管理還是利用都顯得過于被動，不能體現(xiàn)高校畢業(yè)生檔案的真正價值。由于忽視了對企業(yè)與人才的服務工作，且不注重創(chuàng)新服務內(nèi)容與方式，導致高校畢業(yè)生檔案管理目標難以正常實現(xiàn)。

4）檔案管理技術水平不高。在信息化背景下，檔案管理中也開始應用信息技術，大幅度提升了檔案管理效率。然而部分人才交流服務中心資金不足、觀念落后，未及時配置檔案管理所需的先進設備，包括智能密集架、自動除濕機和自動滅火系統(tǒng)等。人才交流服務中心也未配置先進檔案管理系統(tǒng)，對檔案收集、整理、分類、歸檔和保存等主要由人工完成，且檔案管理人員掌握的信息技術較少[2]。

3 提升才交流中心對高校畢業(yè)生的檔案管理服務水平的對策

1）高度重視高校畢業(yè)生檔案管理服務工作。對人才交流中心來說，必須將高校畢業(yè)生檔案管理放在重要位置，確保能夠真正發(fā)揮出畢業(yè)生檔案的價值。高校畢業(yè)生檔案管理繁瑣，但是又是一項非常重要的工作，對畢業(yè)生的命運有巨大的影響，這要求人才交流中心嚴格考核檔案管理人員，在人員招聘時做到層層把關，確保其學歷、業(yè)務能力及掌握的專業(yè)技能都符合規(guī)定標準，只有通過考核才能上崗。上級部門應定期監(jiān)督與抽查人才交流中心檔案管理工作情況，針對出現(xiàn)的問題必須盡快整改，并第一時間制定改進措施，并重新檢查，這樣才能提升高校畢業(yè)生管理效率。

2）提升檔案管理服務人員綜合素質(zhì)。人才交流中心要結合國家標準，并充分考慮到單位實際情況，配置相應的檔案管理人員，確保每個工作人員都具備豐富工作經(jīng)驗與較強的適應能力，并做到專業(yè)對口，熟悉信息時代下高校畢業(yè)生檔案管理工作流程，夯實檔案管理服務人才隊伍。人才交流中心也要定期開展培訓教育活動，促使檔案管理人員逐步積累豐富知識，轉變自身思想觀念，為他們提供更多外出交流學習的機會，逐步實現(xiàn)自身綜合素質(zhì)與能力的提升。同時人才交流中心也要支持檔案管理人員工作，調(diào)動其積極性，從整體上提升檔案管理隊伍的素質(zhì)與能力。

3）提高檔案管理服務水平。人才交流中心要轉變“重管理、輕服務”的思想，要充分考慮國家人才發(fā)展戰(zhàn)略、企事業(yè)單位人才需求以及高校畢業(yè)生就業(yè)需求等，為其提供所需的各項檔案服務。在檔案管理工作中也要進一步對服務內(nèi)容與方式進行創(chuàng)新，提高服務附加值與精細度，確保高校畢業(yè)生檔案在企事業(yè)單位與人才交流服務中心實現(xiàn)自由流轉，將人才檔案價值真正體現(xiàn)出來。人才交流中心應結合市場需求，在服務機制上進行完善，實行市場化運行機制，通過發(fā)揮出市場的力量，在高校畢業(yè)生檔案上采取市場化管理措施，實現(xiàn)檔案業(yè)務的不斷拓展。人才交流中心通過提供注冊資格審查、人才引進以及人才測評等檔案服務，讓檔案管理業(yè)務發(fā)展的更加多元化，確保達到企事業(yè)單位對人才管理與調(diào)查等要求。

4）加快檔案管理信息化建設步伐。近年來大數(shù)據(jù)、云計算和物聯(lián)網(wǎng)等發(fā)展速度很快，高校畢業(yè)生檔案管理也要注重信息化建設。人才交流中心要考慮到檔案管理特點，充分應用計算機技術、互聯(lián)網(wǎng)技術等，逐步建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)。人才交流中心要為檔案信息管理系統(tǒng)配置先進的軟件，結合數(shù)據(jù)層、技術平臺以及應用層，實現(xiàn)高校畢業(yè)生檔案收集整理、分類歸檔以及保存利用等順利進行，達到無縫銜接的目的。這樣能夠大大緩解檔案管理人員的工作壓力，便于集中處理與分析檔案數(shù)據(jù)信息，讓企事業(yè)單位與畢業(yè)生都享受到優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務。人才交流中心在建設檔案信息管理系統(tǒng)的過程中，也要關注安全管理工作，發(fā)揮防火墻技術、入侵檢測技術等作用，確保檔案信息管理系統(tǒng)運行更加穩(wěn)定與安全，避免發(fā)生重要信息泄露與篡改等問題[3]。

4 結語

總之，人才交流中心必須高度重視高校畢業(yè)生檔案管理與服務工作，這在我國社會管理中占有重要地位。因此人才交流中心要轉變思想觀念，增加資金投入，夯實檔案管理基礎，并培養(yǎng)更多優(yōu)秀的檔案管理人員，促使高校畢業(yè)生檔案管理效率與質(zhì)量不斷提升，更好的為企事業(yè)單位與大學生就業(yè)服務。

參考文獻

[1]楊秀麗.人才交流中心如何做好畢業(yè)生檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務，2018（13）：91.

[2]楊少強.人才交流中心如何做好畢業(yè)生檔案管理經(jīng)驗談[J].市場論壇，2017（01）：64-65+74.

[3]李中楊.人才交流中心如何做好畢業(yè)生檔案管理[J].現(xiàn)代營銷（下旬刊），2015（10）：37.