水利水電工程檔案信息化建設和利用

陳加

摘 要：隨著現代社會信息技術的突飛猛進，電子檔案以其快速、便捷、準確的優勢，逐漸開始替代原始的紙質檔案。作為基層水利勘察設計單位，水利水電工程檔案的信息化建設和利用也被提上了日程。本文將從水電工程檔案信息化的工作流程、存在風險及改進措施等方面進行淺析，為水利事業信息化提供理論保障。

關鍵詞：水利水電;信息化檔案;建設;利用

水利水電工程檔案信息化建設就是利用現代科學技術手段，使用計算機、網絡、軟件等信息載體，建立水利行業科技檔案專用數據庫和通信網絡，進一步提高該類檔案收集、傳輸、利用的高效性和便捷性，提升現代化管理水平，讓水電工程檔案與時俱進，力爭更好地為各項水利水電事業服務。 由于水利水電工程設計單位工程檔案信息豐富，包含了眾多水利設計成果，不但是水利事業發展的見證和依據，在生產經營中也發揮了巨大的價值和作用。隨著信息時代的來臨和電子技術的普及，社會各領域均被信息化覆蓋。縱觀水利行業傳統檔案的管理利用方式，出現了諸多問題，如紙質檔案占用空間多、易損壞、管理工作量大及利用繁瑣等，已不能滿足激烈的市場競爭和單位自身發展需要。為了保證檔案資料的完整規范，提升水利事業的經濟效益和社會效益，保障水利水電單位的長遠發展，水利水電工程檔案信息化建設已勢在必行。

1 水電工程檔案信息化工作流程

水電工程檔案信息化工作的主要目標是以現代信息技術作為檔案工作基礎，以實際運用為操作導向，以實現工作效率最大化為目的，實現科技檔案的全面信息化建設和管理。綜合檔案室作為電子信息檔案的歸口科室，負責所有信息化檔案的接收、管理和利用。信息化工作具體流程如下：

1.1 基礎軟硬件準備

水利水電檔案信息化的基礎是設備設施的建立，包括電腦、打印機等外部硬件設施準備，安全穩定的內部網絡搭建及實現信息資源共享的軟件建設。只有具備以上條件，才能建立高效、方便、安全的信息化檔案系統。由于水利水電工程檔案中圖紙資料較多，因此還需另外配備圖形掃描儀、圖形編輯軟件等用于圖形檔案信息化。在準備好基礎硬件設施的同時，一套完善的檔案管理使用平臺軟件是共享檔案信息資源的核心，它以信息數據庫為支撐，以局域網傳輸為手段，確保整個檔案信息系統規范管理和高效利用。

1.2 基礎數據庫建立

檔案信息基礎數據庫的建立是信息化建設的第一要務，工作量大，對工作人員的各項素質要求較高，主要工作包括電子文件的收集、整理、錄入及歸檔。我單位水利水電工程檔案以項目分類立卷，包含設計合同、報告、圖紙、計算書、設計變更書、獲獎成果等多項內容，對于新項目的數據庫建立同樣依托以上內容作為歸檔基礎，通過數據處理和索引歸檔，整合項目檔案資源，建立標準化工作流程，提升檔案利用效率。對于已形成的老檔案，利用拍圖掃描等現代方式進行數字化處理，并以JEPG或者PDF形式保存歸檔，實現了紙質和電子檔案的雙重使用管理，為下一步檔案信息化地全面推進建立了良好基礎。

1.3 網絡服務搭建

檔案信息化建設的目的是各類檔案的完整歸檔和高效利用，通過搭建內部網絡系統，可以即時傳輸信息資源、明確查閱權限設置，確保檔案信息安全，從而達到提升工作效率，創造更高生產價值的最終目標。結合單位實際，將不同類型檔案進行不同權限劃分，嚴格按照查閱權限對不同人員賬戶進行歸賦權。同時，建立電子信息化檔案借閱審批流程，重要檔案需經過科室負責人或分管領導電子簽批同意后，方可查閱下載。網絡服務的搭建，確保了檔案的多重、快速和安全利用，也減輕了檔案管理工作員的工作負擔，避免了紙質檔案的破損。

1.4 專業人員培養

水利檔案信息化對檔案管理人員專業素質提出了更高的標準，除了要掌握檔案專業和水利水電工程相關知識，能對各類工程檔案進行系統分類、立卷、歸檔，使之成為具備收藏利用價值的科技檔案;同時對電腦、網絡及軟件的熟練運用也成了需具備的技能，達到對電子檔案的有效保護利用。另外，除了對檔案管理人員的培養，其余生產設計部門的工作人員也應樹立起檔案信息化的意識，及時將本科室產生的各類具有收藏和保存價值的信息文件交由檔案部門保存，確保電子檔案內容真實、全面和完整，為檔案的二次利用提供強有力地支持。

2 水電工程檔案信息化的主要風險

一是電子信息檔案相較傳統紙質檔案存在很多優勢，如快捷高效、精準搜索、可多人同時利用等，但由于其以電腦、網絡和電子信息為基礎，載體的不穩定和不確定性，導致信息檔案比紙質檔案存在更多安全隱患，對檔案信息化的操作載體和人員提出了更高的要求。二是雖然水利行業單位已意識到工程檔案信息化建設的重要性，并且大部分水利水電工程企業也開始實行檔案信息化管理，但其管理和運用電子檔案時間短，缺乏成熟經驗，不能全面了解電子檔案的各項功能，沒有很好發揮出電子檔案的優越作用。三是電子檔案管理模式的不規范會引發檔案在使用中出現各種受損問題，嚴重的甚至可能導致電子檔案丟失或泄密。總之，水利水電工程檔案信息化地順利推進仍任重道遠。

3 未來改進措施

水利水電工程檔案作為水利工程的真實記錄，在實施工程建設的過程中發揮了重要作用。其信息化建設工作是一項基礎要求高、工作量大的長期工程。目前，雖然各單位都在有序推進水利科技檔案信息化建設，但仍存在一些不足之處。在未來的工作中，還需要進一步加強宣傳領導，增強技術力量和資金保障，加強檔案專業復合型人才的培養，才能不斷推動水利檔案信息化管理工作的開展。主要改進措施如下：

一是要轉變思維，強化信息化基礎管理。將水利水電工程檔案信息化作為當前重點工作，加強對其重要性、緊迫性、必要性的宣傳，提高全體職工的認識，營造檔案信息化發展的大環境。二是由具體專人負責檔案信息化具體工作，完善制度，明確流程，制定相關規范規程，全程對檔案信息化的各項工作進行監督，做到安全管理、高效利用，做好電子檔案的儲存、保密及查詢等服務。三是加強對檔案管理人員的綜合培養。工程檔案信息化管理對工作人員綜合素質要求高，既要熟知檔案專業知識，又要了解生產業務知識，還要具備一定計算機網絡技術。目前，建立一專多能型水利檔案信息化管理人才，才能真正確保檔案信息化的順利推進。四是通過高科技技術手段確保電子檔案安全。通過不斷更新的計算機設備和軟件，加以科學的標準化流程操作，不斷夯實優化基礎信息數據，進一步加強檔案利用權限審批監管，達到最終確保信息化檔案的保存和使用安全。

4 結語

綜上所述，隨著信息社會的不斷發展，我國的水利水電事業也在不斷地發展，作為水利勘察設計企業，我們應該用現代的信息技術繼續提升水利科技檔案的管理利用水平，充分使用各項新技術，吸取先進技術與經驗，逐漸摸索出屬于工程檔案信息化管理新模式，使水利科技檔案在21世紀煥發出新的生機和活力。

參考文獻

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