淺談電子化檔案管理

趙蕾

摘 要：電子化檔案管理是一種先進的管理技術，目前國內大多數機關或其他單位均采用或準備采用此種方式。隨著信息技術的飛速發展，辦公自動化、標準化、網絡化日趨完善，電子文件檔案管理勢在必行，這是現代化發展的要求。本文根據電子文件特點，就電子文件檔案化管理過程進行相關探討。

關鍵詞：電子文件;檔案化;管理

實踐中，由于對電子文件產生的環境及特點的認識不足，檔案管理人員采用傳統的檔案管理方式和方法對其進行管理難以適應電子文件的管理需要。因此，對電子文件實行檔案化管理成為一種必然選擇。

1 電子文件及其特點

按照國家新頒布的電子文件歸檔與管理標準，電子文件是指在數字設備及環境中形成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計數機等數字設備閱讀、處理，并可網絡進行傳輸的文件。具體表現：電子文書、電子郵件、電子報表、電子圖紙等。與紙質文件相比，電子文件具有以下特點：1）依賴性。電子文件是以電子字節形式記錄的文件，從制作、處理、傳輸、存儲等過程都是依靠計算機設備和網絡完成，在閱讀使用時必須要借助計算機硬件、相關系統軟件等數字設備。而紙質文件，通過肉眼就可以識別利用。2）共享性。電子文件儲存到計算機網絡上之后，用戶可以不受時間和空間限制隨時隨地進行查閱，同一個電子文件均可以通過終端網絡傳輸給若干個網絡終端，可以使若干用戶在不同的空間調用。3）虛擬性。電子文件產生于電腦設備中，是一種數字化形式存在，在計算機內部，無論是運算、存儲還是傳輸等過程，都是以數字編碼形式存在。4）不穩定性。電子文件形成后，其識讀應用一般為磁盤、光盤、磁帶等載體，而這些載體對環境的溫度、防磁性、抗病毒等條件要求很高，而且這些介質處于不斷更新發展中，當這些介質受到破壞后，會造成電子文件的不穩定性。5）不安全性。網絡是一個開放的平臺，自身具有各種安全防范漏洞，在遭遇到黑客、病毒等攻擊時，電腦設備及存儲載體容易遭受感染或損壞，造成電子文件損毀及被刪除更改。

2 電子文件的優勢

與傳統的紙質文件相比之下，電子文件具有明顯的優勢，主要體現在以下幾個方面：

1）高存儲密度。以往的紙質檔案需要占據大量的庫房面積和柜架。電子文件的存儲介質主要包括光盤以及磁盤等等，通常這些介質有相當高的存儲密度，即便是很小的光盤，也能夠存儲大量的電子文件。等同于紙質檔案占用的很多套柜架。在科技日益發展的背景下，電子文件存儲介質有了越來越大的存儲密度，這樣可以顯著縮小存儲空間，也能夠對有限的空間資源進行合理利用。

2）顯著提升文件的有效利用率。在以往的檔案查詢模式中，想要查找一份文件，必須要查看目錄，結合目錄提供的每個線索要素，查詢有關文件，因為查詢人員的業務流程了解程度和目錄制作的效率，通常查詢一份文件必須要花費很多時間，而且有可能查不到。因為電子文件是利用計算機文件的形式在存儲介質中保存，比如：音像圖片以及電子文檔等等。因此，利用計算機的檢索方法，能夠迅速檢索到所需的檔案信息，查詢所需要的文件和相似的文件。并且伴隨著計算機網絡發展速度的日益加快，用戶可以利用檔案管理系統對檔案進行在線檢索查詢和利用，進而為社會、機關和公眾提供良好的服務。

3）電子文件檔案化管理。電子文件檔案化管理，是指借鑒傳統檔案管理經驗和形式，根據電子文件自身的特點，采用先進的設備及網絡信息技術，運用文件中心、虛擬立卷等數字檔案管理，建立高效而快捷的電子檔案信息管理模式，提供優質穩定的存儲環境和空間，有目的性地對形成的相對集中的電子文件實行文件級保存和管理，為部門及相關用戶提供真實準確快捷的檔案信息服務。

3 電子文件檔案管理

1）制訂電子文件的歸檔管理制度。一是根據國家、地方相關電子文件歸檔管理標準，結合部門電子文件的特殊性和需求，制訂登記、命名、歸檔、鑒定、收集、防護、安全以及專利維護等各項歸檔管理標準，使之有的放矢。二是建立健全電子文件管理的檢查審核制度，定期對文書、檔案部門進行管理檢查，督促其建立完善文件歸檔手續、立卷、傳輸、使用等技術措施，嚴格各環節的管理權限，以確保信息的原始性、真實性和完整性。

2）明確電子文件的歸檔內容。根據電子文件的重要性和實用性進行排列分類，刪除不需要的電子文件。一是確定電子文件的歸檔范圍，將相應的電子文件進行編目后分門別類地歸入文字材料、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、數據文件中，便于查詢使用。二是可根據歸檔環境、存儲載體技術及使用壽命等具體情況確定歸檔時間。三是一般電子文件實行兩套相同版本的歸檔，拷貝二套，保存一套，借閱一套。在網上傳輸的文件也要實行保存兩套，其中一套實行異地保存。四是嚴格遵守歸檔要求，準確說明電子文件配套的軟、硬件環境要求。五是在局域網或其他網絡下采用備份系統歸檔，將要歸檔的電子文件存放在磁盤、光盤等介質上。

3）做好電子文件檔案化保管。（1）電子檔案載體保護。電子檔案載體應采用防磁性能好的專用柜架，環境溫度要求為15℃-24℃，濕度保持在45%-60%。同時做好“七防”工作，即防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防光、防鼠，以保證存儲介質的穩定性。（2）加強數據備份。對一些重要的電子文件，應采取相應的紙質文件備份，實現電子檔案和紙質檔案的同步管理。（3）網絡安全保密。嚴格遵守電子文件管理使用規定，完善計算機殺毒防毒軟件安全系統，嚴密防止計算機感染病毒。

4）電子檔案的開發利用。電子文件檔案化的最終目的是方便用戶使用，電子文件開發使用常見的有拷貝、通信傳輸等多種利用方式。在使用過程中需要加強電子檔案的有效利用管理，根據使用者工作職責和性質進行相關權限設置，杜絕那種無原則地向所有使用者提供全部利用的方式。依據電子檔案內容的密級層次，進行有效監控，使用內容不適于完全開放的，禁止提供拷貝。對所使用的密鑰進行定期或不定期地更換，防止泄密。建立電子檔案利用系統全程跟蹤監控和容錯能力，提供相關使用登記記錄，防止由于操作不當造成的損失。

5）加強從業人員知識技能培訓。當前，自動化辦公已成為時代主流，相關存儲設備和技術也隨之發展，具有一定的專業性和難度，需要加大對從業人員的培訓力度，使其不斷更新其知識技能，及時掌握先進的管理技能和管理知識，這樣有利于提高業務素質，確保他們可以順利開展各項工作，及時跟上時代發展步伐。

6）加強電子檔案的修改復制控制。因為電子檔案便于更改和便于復制的特性，所以在電子文件檔案管理過程中，必須要加強電子檔案的修改和復制操作控制，避免出現電子檔案篡改以及信息丟失等等情況。在工作過程中，可以將電子文件設置成只讀模式，或者加密電子文件檔案，還可以將檔案設置成禁止打印以及修改等等，進而保證電子檔案的準確性和全面性。

7）深入探究電子文件檔案管理的新方式。在電子文件檔案管理中，必須要積極探究總結，認真遵循電子文件檔案產生發展的一般規律，大膽創新，積極優化電子文件檔案管理的所有規章制度。并且必須要努力學習電子檔案管理的成功經驗，而且對于其他企業先進的方式，也可以適當的借鑒。

4 結語

總之，實行電子文件檔案化管理是一項長期的任務，需要我們根據其特點，采用適宜的辦法，做細做強。

參考文獻

[1]柳向紅.電子文件檔案化管理的特點[J].蘭臺世界，2005（11）.

[2]韋艷.電子文件檔案化管理探究[J].吉林省教育學院學報，2010（5）.