辦公信息化背景下文書檔案規范化管理的思考

周亞君

摘 要：隨著計算機技術和網絡信息技術的迅猛發展，各單位的檔案信息量越來越大， 而且信息內容極為繁瑣，以文書檔案為例，既有傳統的紙質檔案，又因工資系統、保險系統、財務系統等各種辦公軟件的使用，而產生了大量的電子文書檔案，兩種形式的檔案雜糅在一起，給檔案管理帶來極大的難度。在這種情況下，怎樣利用現代化的管理手段和方法，規范文書檔案的管理，提升文書檔案的管理效率？本文從文書檔案管理工作的重要性入手，對當前文書檔案管理中存在的問題進行了分析，并進一步對新時期辦公信息化背景下文書檔案規范化管理的策略進行了闡述。

關鍵詞：辦公信息化;電子文書檔案;紙質文書檔案;規范化管理

文書檔案是反映黨務、行政管理活動的檔案，它記錄了一個單位的黨群管理、財務管理、人事管理、業務管理等各類活動，完整的展現了單位的發展過程及工作進展，是單位的第一手資料，是重要的信息資源。文書檔案的記載，有助于總結過去工作的經驗教訓，為新時期工作提供指導，為領導決策提供依據，是單位提高績效、科學管理的重要保證，因此各企事業單位要高度重視文書檔案的管理工作，尤其在辦公信息化不斷推廣，電子文書檔案越來越多的情況下，如何規范電子文書檔案的管理，如何促進電子文書檔案和紙質文書檔案的優勢互補，提升文書檔案管理水平，是我們本文研究的重點。

1 文書檔案的重要作用

1）文書檔案是機關工作的查考憑據。文書檔案是單位工作活動的記錄，可以為機關、團體、企事業單位等繼續開展工作、進行決策提供依據。

2）文書檔案是解決糾紛、維護當事人合法權益的有效依據。人們在社會活動中為了處理各種關系而形成了各種各樣的契約文件，比如勞務合同、合作協議、招投標文件等，這類文書檔案的妥善保存是解決歷史與現實糾紛的可靠憑據，是維護法律和社會秩序的有效

手段。

3）為社會提供查詢服務。文書檔案真實的記錄了單位的業務范疇、開辦資金、住所、法定代表人、銀行賬號等有關材料，這些資料按照有關規定合理地開發利用，可以為社會各方面提供有價值的信息服務。

4）文書檔案是宣傳教育的素材。由于文書檔案具有歷史性、直觀性和原始性，所以利用文書檔案舉辦各種展覽、開展各種宣傳活動，都富有強烈的說服力和感染力。

2 當前文書檔案管理中存在的問題

1）對文書檔案管理工作不夠重視，歸檔不及時。相當一部分領導干部“重技術、輕檔案”的思想比較突出，認為檔案工作不能創造經濟效益，不能體現單位業績，就是簡單的保管文件的工作，因此不肯投入大量的人力物力開展工作。同時領導的不重視直接影響了工作人員的態度，在日常工作中，不重視文書檔案工作，不配合文件資料的搜集整理，尤其是電子檔案，基本都存儲在個人手里，只為自己用著方便，不能定期的整理歸檔，嚴重影響了文書檔案管理工作的開展。

2）管理力量薄弱，技術手段落后。目前，雖然各單位都有穩定的檔案人員，但文書檔案管理隊伍的文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入信息化時代以來，熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏，再加上計算機等網絡設施更新不及時，技術手段落后，造成電子檔案歸檔及利用業務不能順利開展。

3）電子檔案管理制度不健全，管理不規范。隨著計算機技術和網絡信息技術的迅猛發展， 使各單位的電子檔案信息量越來越大， 而且信息內容極為繁瑣，照片、視頻、各類文檔、原存儲檔案的數字化文件，這些電子檔案怎樣歸檔，雖然各級檔案管理部門都在研究，但是顯然制度建設沒有跟上電子檔案發展的腳步，電子檔案歸檔的混亂狀態一直沒有得到根本的改變。多年來積累的電子檔案，不能有效地分類歸檔，工作人員的變動，電子設備的損壞等原因，造成電子檔案還未進入檔案館就消失不見了。

3 新時期做好文書檔案管理工作的對策和措施

1）提高文書檔案管理人員的專業素質。文書檔案人員的專業素質是提高檔案管理水平的一個重要因素。因此，加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務，讓他們參加各種培訓學習，特別是電子檔案管理，不斷增加和豐富計算機知識，學習電子檔案管理的新技術、新方法，更新觀念，改變知識老化和知識面較窄的狀況，這樣才能與時俱進地搞好文書檔案管理工作。單位領導也要重視檔案工作，讓更多的懂計算機知識，能夠操作電子檔案歸檔工作的專業人員參與到文書檔案管理工作中來，促進此項工作的開展。

2）進一步完善文書檔案管理制度。檔案制度的健全與否關系著文書檔案管理工作的開展，健全的檔案管理制度是開展文書檔案管理工作的準則和保證。各單位既要根據形勢發展的需要， 對已經過時的制度規范進行修訂，又要盡快制定補充原來欠缺的檔案管理制度，尤其是電子檔案管理制度，要從電子文件的歸檔、電子檔案的移交接收、電子檔案的長期保存、電子信息系統的運行維護、檔案信息系統的安全保護等，全方位建立起一套完善的信息管理規章制度，讓管理人員有章可循、有據可查，才能使管理逐步走上規范化軌道。同時進一步明確檔案管理的數量、人員以及檔案室進入要求等，將責任進行細化，并落實到具體崗位。

3）加大文書檔案信息化建設力度。“互聯網+”時代，產生累計的電子檔案越來越多，管理壓力越來越大，單位應當與時俱進，主動引入檔案信息化管理技術，加大文書檔案信息化建設，全面提升電子文書檔案管理的效率與質量。首先要把機房建設作為信息化基礎設施建設的重點工作，除了硬件設施要達標以外，還要引入和上一級檔案管理部門相一致的電子軟件處理系統，避免軟件不相容的事件發生。同時不斷加大力度，配備包括環境監控系統、溫濕度控制系統、門禁視頻系統等一系列符合信息化發展需要的設備，使機房的環境配置和安全保障能力進一步加強。第二加強文書檔案數據庫建設，逐步完善數字檔案資源的收、管、存、用各環節的各項功能。主動針對各種分散的、多種介質的檔案文本、照片、錄像以及錄音等文件進行有效的轉化歸檔處理，真正實現檔案資料的自動整理、檢索、查閱以及利用。第三主動嘗試融入辦公一體化。基于辦公一體化的基礎，設計文書檔案管理軟件，使其能夠真正融入整個單位的管理工作中，進一步提升文書檔案管理工作的效率與質量。第四注重檔案鑒定與編研、智能庫房管理、數據質量管理、虛擬檔案室等新功能的開發。

4）注重紙質檔案的收集整理。在信息化社會持續發展的過程中，紙質檔案與電子檔案都有著一定的優勢，紙質檔案本身雖然較為傳統，但是這種傳統意義上的記錄往往最為有效，能夠直接保存和反映歷史記錄。 現階段，文書檔案的管理面臨的挑戰相當多，有必要在探索電子檔案管理模式的同時，注重紙質檔案的管理，一些極為重要的文書檔案，要在保存電子文檔的同時，輸出紙質檔案存檔，避免因電子檔案的破壞，而造成無法彌補的損失。

5）加強電子檔案的開放利用。電子檔案相較于紙質檔案，開放利用的形式更加多樣化，利用效率更高，在不涉密的情況下，單位要依托局域網、政務網、互聯網平臺，開拓檔案信息服務的新渠道，適當完善文書檔案信息，增加群眾服務受眾數量。

4 結束語

檔案信息化建設是集網絡化、 數字化、 規范化于一體的工程，涉及檔案管理、網絡技術、信息技術等專業綜合技術，當前文書檔案管理，應緊跟信息化建設發展步伐，不斷探索創新，同時也應注重紙質檔案和電子檔案的優勢互補，不斷推進文書檔案科學規范化管理進程。