淺談醫(yī)院圖書(shū)檔案一體化管理

張婷

摘 要：當(dāng)前圖書(shū)與檔案各自為政的現(xiàn)狀，導(dǎo)致信息資源利用率低下。應(yīng)創(chuàng)造條件促進(jìn)圖書(shū)檔案管理一體化建設(shè)，最大限度滿(mǎn)足用戶(hù)的需求，為醫(yī)院的發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;圖書(shū)檔案;一體化管理

隨著信息時(shí)代的來(lái)臨和醫(yī)療體制改革的不斷深化，醫(yī)院工作人員對(duì)于信息服務(wù)的要求越來(lái)越高，醫(yī)院傳統(tǒng)的圖書(shū)、檔案各自為政、分散化管理模式的弊端日益突顯，改革勢(shì)在必行。本文通過(guò)對(duì)醫(yī)院管理中圖書(shū)與檔案的一體化管理進(jìn)行了研究與分析，希望能促進(jìn)我國(guó)醫(yī)院管理的發(fā)展與改革。

1 圖書(shū)檔案一體化管理的基礎(chǔ)

圖書(shū)與檔案是相關(guān)學(xué)科，都屬于文獻(xiàn)信息資源，兩者的工作職能、工作目的、工作性質(zhì)、工作程序等也基本相同。圖書(shū)館和檔案室（館），都擔(dān)負(fù)著紙質(zhì)或數(shù)字信息資源的收藏、加工、整理、保管和信息傳遞任務(wù)等，只是各有側(cè)重而已。兩者諸多相似之處是實(shí)現(xiàn)一體化管理的基礎(chǔ)。

2 當(dāng)前醫(yī)院圖書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 管理方式分散單一，管理手段相對(duì)落后

目前醫(yī)院圖書(shū)與檔案仍處于傳統(tǒng)的分散管理狀態(tài)。以我院為例，醫(yī)院圖書(shū)館主要管理圖書(shū)資料，而檔案管理方面相關(guān)科室包括：統(tǒng)計(jì)室負(fù)責(zé)醫(yī)院醫(yī)療活動(dòng)基本數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì);病案室分管病例檔案，科教科分管科研檔案，人事科分管人事檔案等，各科室檔案均由本部門(mén)人員分管。雖然醫(yī)院圖書(shū)館、各科室檔案管理都配備電腦及相關(guān)管理軟件，但管理人員沒(méi)有充分利用，部門(mén)之間分工明確，相互之間缺乏交流，資源不能共享。如有的科室開(kāi)展的科研項(xiàng)目課題比較多，為讓自己查閱檔案方便，不愿將檔案交檔案室集中統(tǒng)一管理;有的是因庫(kù)房緊張就將檔案分散到各科室自己保管。這種檔案的分頭管理和分散保管容易造成資料的流失。

2.2 圖書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍發(fā)展滯后

長(zhǎng)期以來(lái)，醫(yī)院對(duì)圖書(shū)、檔案管理重視不夠，從業(yè)人員多是轉(zhuǎn)行或是身兼多職，普遍缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)，大多數(shù)人員未經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)繼續(xù)教育。信息時(shí)代醫(yī)院要發(fā)展，院領(lǐng)導(dǎo)需要及時(shí)了解國(guó)內(nèi)外的醫(yī)學(xué)發(fā)展新動(dòng)態(tài)、新技術(shù)，以便進(jìn)行宏觀(guān)決策，醫(yī)務(wù)人員的臨床科研選題、科研計(jì)劃、成果鑒定、專(zhuān)利申報(bào)等，也必須有技術(shù)情報(bào)咨詢(xún)服務(wù)的支持。但由于缺乏專(zhuān)業(yè)的人才團(tuán)隊(duì)，大多數(shù)基層醫(yī)院從業(yè)人員難以勝任這方面的工作。

3 實(shí)現(xiàn)圖書(shū)檔案一體化管理的優(yōu)勢(shì)

3.1 形成完整意義上的信息系統(tǒng)，優(yōu)化館藏資源

醫(yī)院圖書(shū)與檔案管理缺乏良性互動(dòng)，導(dǎo)致信息資源浪費(fèi)，也存在提供信息上的重復(fù)和交叉現(xiàn)象。醫(yī)院的圖書(shū)檔案信息，應(yīng)服務(wù)于醫(yī)院的各級(jí)醫(yī)療人員和管理人員進(jìn)行實(shí)時(shí)查閱，并確保信息的準(zhǔn)確性和全面性。改變目前信息管理單一的傳統(tǒng)管理模式，能真正增強(qiáng)兩者之間的良性溝通，將醫(yī)院的相關(guān)信息管理形成網(wǎng)狀數(shù)據(jù)庫(kù)，使其涵蓋醫(yī)院工作的全局內(nèi)容，為臨床、科研和管理提供充足的信息資源。

3.2 提升信息利用率，確保發(fā)揮其最大效益

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息價(jià)值是隨時(shí)間延長(zhǎng)而逐步衰減的，一體化管理使圖書(shū)檔案信息一經(jīng)產(chǎn)生就能馬上在網(wǎng)上被綜合利用，省略了傳統(tǒng)意義上收集、整理、移交、歸檔過(guò)程中不必要的時(shí)間浪費(fèi)，可確保信息資源在有效期內(nèi)信息價(jià)值最充分的利用。一體化管理使圖書(shū)檔案信息實(shí)現(xiàn)信息互補(bǔ)和資源共享，實(shí)現(xiàn)信息檢索和查詢(xún)。

3.3 提升服務(wù)工作質(zhì)量，避免人財(cái)物的浪費(fèi)

隨著建立信息中心，對(duì)原有管理部門(mén)進(jìn)行撤并和精簡(jiǎn)，可以加大醫(yī)院信息間的橫向交流和資源共同開(kāi)發(fā)利用。圖書(shū)檔案人員的綜合業(yè)務(wù)能力能得到提升，具備一崗多能的工作能力。圖書(shū)館員既可以了解掌握檔案管理工作，檔案館員也可以擔(dān)負(fù)圖書(shū)管理工作。各科室的圖書(shū)檔案可以進(jìn)行綜合管理，改變相互隔離，不通信息的工作氛圍，從而加速信息現(xiàn)代化的進(jìn)程。

4 實(shí)現(xiàn)圖書(shū)檔案一體化管理的措施

4.1 轉(zhuǎn)變觀(guān)念，打破分散管理的慣性思維

目前傳統(tǒng)的分散管理體制既束縛各自的發(fā)展，又不能適應(yīng)未來(lái)社會(huì)的發(fā)展。政府相關(guān)部門(mén)要通過(guò)各種政策協(xié)調(diào)信息資源的合理配置，改革包括醫(yī)院在內(nèi)的圖書(shū)檔案管理機(jī)構(gòu)，建立圖書(shū)檔案一體化管理的協(xié)調(diào)中心。醫(yī)院內(nèi)部可根據(jù)醫(yī)院中心工作的需要，進(jìn)行檔案內(nèi)部一體化或圖書(shū)館與檔案的合并管理;可編制多種檢索工具，如案卷目錄、專(zhuān)題目錄、分類(lèi)目錄等，完善檢索工具體系，使檢索方法更便于利用者掌握;還可建立開(kāi)放目錄，注重個(gè)性化需求，利用者可根據(jù)需要自行查閱這部分目錄。各個(gè)科室加強(qiáng)合作溝通，及時(shí)將信息整合互通。

4.2 統(tǒng)一行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)劃一體化庫(kù)管

政府相關(guān)部門(mén)要為醫(yī)院的信息管理制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范，在信息的著錄、標(biāo)引、分類(lèi)、檢索以及計(jì)算機(jī)、通訊設(shè)備等通用性方面都應(yīng)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，從而形成一體化服務(wù)模式，提升醫(yī)院內(nèi)部的管理水平和工作效率。實(shí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)還要結(jié)合醫(yī)院實(shí)際工作情況進(jìn)行個(gè)性化調(diào)整，兼顧一體化管理的共同性和實(shí)用性。

4.3 重視專(zhuān)業(yè)化人員人才的引進(jìn)和培養(yǎng)

在醫(yī)院內(nèi)部，定期組織相關(guān)科室之間的溝通與交流，對(duì)圖書(shū)檔案管理新知識(shí)進(jìn)行宣傳，對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。同時(shí)從管理知識(shí)、設(shè)備運(yùn)用等方面引進(jìn)專(zhuān)業(yè)化人并進(jìn)行具有針對(duì)性的培養(yǎng)。館員不僅要有系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，對(duì)政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)也要提出更高的要求。同時(shí)要激勵(lì)館員的創(chuàng)新精神，提高知識(shí)獲取和知識(shí)創(chuàng)新的能力，造就一批德才兼?zhèn)涞膱D書(shū)檔案管理員，才能夠更好地實(shí)現(xiàn)圖書(shū)檔案一體化管理的目標(biāo)，提高醫(yī)院的工作效率，為醫(yī)院的發(fā)展作出更多的貢獻(xiàn)。

5 結(jié)束語(yǔ)

圖書(shū)檔案一體化管理是醫(yī)院資源共享、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的一種創(chuàng)新管理模式。雖然當(dāng)前醫(yī)院中圖書(shū)檔案管理工作仍存在很多問(wèn)題，但隨著信息時(shí)代網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展與運(yùn)用，將為圖書(shū)檔案一體化管理提供更多更好的可行性方案。圖書(shū)檔案管理一體化是實(shí)現(xiàn)信息資源共享的有效途徑，也是信息社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)也是圖書(shū)、檔案管理人員今后應(yīng)深入研究的課題。

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