提高事業單位檔案管理工作效率的路徑思考

周瑩瑩

【摘要】對于事業單位來說，檔案管理工作占據極為重要的位置。檔案管理效率高低將直接影響其他工作質量，但是隨著經濟的發展和事業單位規模的擴大，日常工作中所產生的檔案資料成倍增長，這位檔案管理人員帶來了巨大工作壓力，其中存在的對檔案管理問題日益顯露。我國已步入社會主義新時期，各事業單位必須要提升對于自身檔案管理工作的重視，保證自身檔案管理工作效率的提升，促進其他工作的進步，更好滿足時代需求，促進各單位平穩健康發展。

【關鍵詞】事業單位;檔案管理;優化路徑

1 事業單位檔案管理現狀

1.1事業單位檔案信息化建設缺乏針對性

在某些事業單位中，檔案管理工作仍在用原有陳舊的軟件處理，經常出現檔案管理匹配失敗的情況，在特殊檔案管理內容上的應用也不是很理想，某些事業單位在通過局域網操作時往往需要儲存電子文件，在查詢資料時的限制也比較少，這種模式不利于資料安全保存，一旦疏忽，就會造成文件泄露。除此之外，由于缺乏完善的文件保存制度和規范，文件往往不能分類儲存，在查找起來效率低下。

1.2管理手段過于傳統

傳統的檔案管理工作往往依托于紙質檔案，并進行人工管理。雖然這種管理方式有一定的優勢，但隨著時代的發展，在現代化辦公手段已經普及的今天，不符合社會的發展需求。目前許多事業單位固守傳統檔案管理工作模式，沒有一套現代化的檔案管理模式，缺乏相應的現代化設備支持，采取傳統的人工管理，工作效率低下，還容易出現工作失誤，讓事業單位的檔案信息丟失或者泄露，給事業單位帶來了一些麻煩。

1.3人員管理能力不強

在我國事業單位內部，從事檔案管理工作的人員綜合能力不強已經成為一種較為普遍的現象，致使這一現象出現的最主要原因就是事業單位內部運行經費不足。檔案管理工作并不能在短期內就為企業帶來巨大經濟效益，不僅如此，提升檔案管理工作效率還會消耗大量資金及物力、人力，這就使得事業單位內部并不會將手中的經費過多放置于檔案管理，因而此項工作經常處于資金不足的狀態，對于優秀人才的吸引力也極大降低。不僅如此，檔案管理自身所需專業性極強，一般人很難準確把握其復雜的工作流程，但是專業檔案管理人員缺乏，這對于提升檔案管理工作效率也是一項極大的阻礙。

1.4管理制度不完善

當前我國大多事業單位對于人事管理檔案缺乏重視，雖然大多事業單位開設有專門部門和職工進行管理，但是由于沒有合理并且可行的管理對策，導致人事檔案管理工作混亂不堪。另外，工作中由于職工信息搜集不準確、不完整，不僅不能清楚了解每一職工的背景，也使得檔案管理工作不能很好推進。不僅影響工作質量，也導致人事檔案管理缺乏實效性。

2 提高事業單位檔案管理工作效率做事

2.1提升檔案管理重視程度

提升對于事業單位檔案管理重視程度是提升檔案管理工作效率的首要途徑，而其中最為關鍵的就是提升事業單位領導人對于檔案管理工作的重視，糾正之前在此工作上不作為的現象，進而避免由此引發的諸類問題。只有領導轉變了檔案管理工作理念，對檔案管理相關工作進行規劃和規范，加強對此工作的監管理力度，采取行政措施措施對檔案管理工作進行干預，才能保證具體檔案管理工作人員重視該項工作，將工作中心轉至提升檔案管理工作效率上來，以此將檔案管理工作的有效性最大程度發揮。

2.2提高信息化建設的安全性

事業單位在進行檔案信息化建設時，必須要規范和完善檔案管理制度，并嚴格執行檔案管理工作的各個環節。需要注意的是，事業單位一定要規范使用員工檔案資料，強化工作人員對于檔案工作的掌握，促進檔案使用及保密措施的完善。除此之外，應該采用硬件保護和軟件預防相結合的方式針對電腦病毒進行技術防護，同時構建檔案信息安全防護體系減少黑客入侵現象發生。目前應用的防火墻技術，即在檔案部門的內網和外網之間設置保護屏障的方式，在避免泄露內部信息的基礎上防止外部人員非法獲取檔案的手段是最為常見的。像安全保密技術，如數字簽名、數字證書、加密技術等手段也在發揮著至關重要的作用。值得一提的是，事業單位各部門之間需達成統一標準，共同構建安全體系，降低安全風險。

2.3打造現代化檔案管理人才隊伍，提高工作人員整體素養

檔案工作人員的工作態度和能力，直接決定檔案管理工作的效果。因此，事業單位應充分認識人才的重要性，采取各種有效措施，打造現代化檔案管理人才隊伍，為事業單位檔案管理工作的發展打下堅實的基礎。事業單位應改變工作人員的理念，打破傳統管理理念。事業單位還應組織工作人員到專門的培訓機構去進行系統性的培訓學習，提高工作人員的工作素養，使其掌握現代化的管理技能。事業單位還可以派遣優秀的員工到其他事業單位參觀學習，結合自身情況，總結出一套更符合實際的管理方案，為事業單位的檔案管理工作構建一個科學的框架。除此之外，事業單位還應大力引進現代化技術型人才，用高薪酬高待遇來吸引人才，讓外來人才帶動原有的工作隊伍，互相學習，共同進步，提高整個員工隊伍的工作素養，促進事業單位檔案管理工作的發展。

2.4建立完善的管理制度

傳統人事檔案管理中，由于缺乏合理、有效的管理制度，導致工作人員管理水平得不到長足提高，也使得員工間沒有十足的默契共同推動工作效率的提高。若要進一步提高事業單位人事檔案管理水平，就應從最基本的制度抓起，建立起一個良好的管理制度，讓檔案管理人員在制度中不斷提高工作效率，也提高員工彼此間的默契配合度。要達到整個人事檔案管理更加有效，就需所在職工作人員明確自己的職責所在，在自己職責范圍內更加出色的完成本職工作。同時職工也要了解違反管理制度后的處罰，以致能更好推動工作的完成。

3 結語

信息化時代背景下，現代信息技術的應用已經滲透到各行各業的工作之中，極大提升了各項工作有效性，而檔案管理向數字化、信息化發展也已經成為主要發展趨勢，傳統的檔案管理手段在早已不適應事業單位現實發展需求，進而致使工作效率低下，給其他各項工作的順利實施造成阻礙。因此，事業單位領導人員必須重視檔案管理工作效率的提升和信息化的實現，通過提升檔案管理重視程度、加強檔案管理人員培訓、完善事業單位檔案管理制度、提升檔案管理信息化水平等途徑實現現代化檔案管理目標，提升檔案管理人員綜合能力，以此保證事業單位健康、平穩發展。

參考文獻：

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