大數據背景下電子檔案管理工作的機遇及對策

熊雪波

摘要：近年來，隨著我國市場經濟建設的快速發展，很多企業猶如雨后春筍發展迅速。隨著大數據、信息化時代的到來，各行各業都面臨著深刻的變革，對檔案工作來說，隨著檔案信息化進程的加快，電子檔案因其利用的便捷性得到了迅速的推廣和發展，但由于電子檔案所依賴網絡環境的開放性及不穩定性等特點，導致電子檔案管理在安全保密方面面臨著諸多考驗。

關鍵詞：大數據背景;電子檔案管理工作;機遇及對策

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1672-9129（2020）08-0108-01

引言：先進的科學技術使得我國各行業發展迅速的同時改善我國人們的生活品質。新時期，我國邁入大數據時代，檔案管理逐步實現電子化，電子檔案管理具有一系列的優勢，諸如安全集中、高效節約以及實時更新等等，但在大數據時代背景下電子方案管理工作的發展過程中還存在著一些問題亟待解決，需要我們加以關注，并采取有效的措施解決，從而更好地推動電子檔案管理工作的開展。

1 大數據背景下電子檔案管理工作的機遇

第一，提升檔案管理工作效率和工作質量。利用計算機相關管理系統，能夠在一定程度上減輕檔案管理員的工作壓力、提升工作效率、提高工作質量，有效避免人為因素產生的一些管理問題。這是大數據時代下檔案管理工作邁向現代化的必由之路。第二，保障檔案管理安全性和標準化。以電子信息形式存檔，能夠保證檔案信息的安全性。如果有查閱檔案的需求，也不需要再去翻閱整卷檔案，在電腦上利用檢索工具查找所需要的文件即可。

2 電子檔案管理中存在的問題分析

2.1電子檔案管理人員的綜合能力有待強化。電子檔案管理工作開展中，決定其工作效率和質量的基礎因素就是電子檔案管理人員的綜合能力，包括了計算機應用能力、信息化辦公能力等等。而在現階段的電子檔案管理工作中，部分管理人員受傳統檔案管理模式的影響，其信息化檔案管理能力以及計算機設備的操作能力都有所不足，這就造成了現階段電子檔案管理工作的效率和質量難以發揮，給檔案管理工作的現代化發展帶來了不利影響。

2.2電子檔案相關法律法規缺失。伴隨信息技術的快速發展，我國步入大數據時代，大數據時代下電子檔案興起，但當前有關電子檔案的立法工作還沒有完全開展起來，仍然缺乏一個針對電子檔案管理的有效的法律支持。現行的《檔案法》其中更多的內容是針對紙質檔案管理的具體政策和要求，對于電子檔案提及甚少，對于電子檔案的法律效力還沒有明確的規定，對于電子檔案存檔的標準、檔案的開放利用工作都沒有明確的規定。而伴隨時代的發展，當前對于檔案開放的需求越來越高，越來越多的工作中涉及到檔案的查閱工作，電子檔案何去何從沒有明確的法律支持。

2.3檔案管理模式落后。傳統的檔案管理，要按照不同需求對檔案資料進行分類和整理，方便后續的使用。為最大程度節省管理成本，傳統電子文件采用分散管理模式。但是，這種管理模式也存在很大的缺陷，容易導致數據不完整。比如在檢索電子信息的過程中，需要往返多個地方對數據進行全面收集，容易出現數據丟失等問題。

3 大數據時代下電子檔案管理的應對措施

3.1落實培訓計劃，強化電子檔案管理人員的綜合能力。管理人員作為電子檔案管理工作效率和質量基礎影響因素，在電子檔案管理中，首要的任務就是建立培訓計劃，通過高質量的培訓工作落實，對電子檔案管理人員的綜合能力進行全面提升，例如信息化管理能力以及計算機設備操作能力等，為電子檔案管理工作的開展奠定高質量的人員基礎，推動電子檔案管理工作的落實。

3.2建立健全電子檔案的法律法規。首先，國家層面應當出臺相應的法律來對電子檔案的法律效力予以承認，推動電子檔案普及，要對檔案館免責條款進行明確，避免因檔案館開放電子檔案所面對的種種責任。面對電子檔案當前存在的一系列問題，需要明確的法律來解決，讓法律成為電子檔案管理工作有效開展的重要指導，也要讓法律成為保護工作人員合理開展檔案開放工作的重要依據，成為正常開展檔案管理工作的保護傘。其次，要依托法律完善電子檔案開放過程中面臨信息安全的解決辦法。盡管電子檔案的安全管理是當前我們面臨的重要難題，但我們需要做的是如何來化解這個風險，而不是成為限制電子檔案開放的一個理由。只有建立健全電子檔案管理的相關法律法規，才能推動電子檔案管理更加規范化、科學化。最后，要完善獎懲追責機制，對于電子檔案管理工作中做出突出貢獻的單位和個人要進行獎勵，對于因不履行職責、不配合電子檔案管理工作的行為進行追責，積極推動電子檔案的開放利用，真正發揮電子檔案的價值。

3.3確保檔案管理系統能夠長久應對海量數據的安全遷移、導入。在進行檔案信息化建設時，一個基礎性工作就是將一個組織內部不同成員單位之間原有檔案管理系統中的檔案數據統一遷移至新系統中，在遷移過程中，技術人員需要給遷移的數據分配一個新的存儲單元路徑，系統自動在定義的遷移路徑下建立指定檔案的副本，為保證遷移數據的準確和完整，復制完成后，系統自動對遷移數據進行校驗，確保遷移數據與原始數據完全一致。

3.4構建完善的網絡查詢平臺。用戶直接接觸電子檔案信息的途徑，就是各個電子信息檔案館的網絡查詢平臺。如果投入運行的網絡平臺上關于檔案信息的分類不明確，查詢方法太過復雜，就會給用戶，尤其是老年用戶帶來查詢困難，無法為用戶提供更好的服務。因此，電子檔案館應該積極完善網站建設，實現電子信息條目清晰化，查詢操作簡單化。不斷提高服務質量和水平，從而實現電子檔案管理的人性化和智能化。

結語：信息時代，信息技術逐漸被應用于社會的各個領域，這對檔案管理工作既是機遇也是挑戰。實現檔案的信息化管理是時代的趨勢，也是全球信息化發展的必然選擇。

參考文獻：

[1]蘭家友.大數據時代背景下檔案管理工作的研究[J].科技資訊，2019.31.239.

[2]曾超.大數據背景下事業單位檔案管理工作分析[J].辦公室業務，2020（09）：85+87.