規范事業單位人事檔案管理的思考

姜明妃

摘要：本文從信息化時代背景出發，旨在進一步提升事業單位人事檔案管理水平。文章分析了事業單位人事檔案管理存在的問題，以事業單位人事檔案管理引入成熟的信息技術為切入點，提出了進一步規范人事檔案管理的相關建議。

關鍵詞：事業單位;人事檔案;管理思考

隨著網絡科學技術的快速發展，越來越多的工作被打上了“數據化”“信息化”的標簽。信息化背景下對工作的要求，意味著事業單位人事檔案管理也要適應當代社會背景，要站在更高的起點，加強對工作的要求。但事業單位人事檔案管理對信息技術的應用，不應是盲目追求高科技、新技術，而是要尋求成熟的、適合自己的管理方式。

一、事業單位人事檔案管理存在的問題

（一）缺乏專業化管理

目前在很多事業單位中雖然設置有固定的檔案管理室，但是對于人事檔案的管理卻一直沒有設置專業人員管理，僅僅是由相關的檔案管理人員兼職管理，這就在很大程度上造成人事檔案很容易和其他的檔案混淆。人事檔案的管理不同于其他檔案，在管理過程中，需要相關專業管理知識，對于那些沒有受過相關知識培訓的、操作經驗少的檔案管理工作人員來說，由于缺少人事檔案的歸檔分類和標準方面的知識，歸檔中出現問題不能及時進行解決，這就導致歸檔質量低的問題，給以后的調卷查閱埋下了隱患，更會影響到對往來賬目的追查。

（二）管理意識相對落后

人事檔案包含種類繁多，有人事賬簿、人事憑證、人事報表，也有很多的業績、履歷等相關記錄，這些檔案材料在管理過程中，較多的檔案管理人員往往都會忽視對人事專業資料的整理和保存，經常會出現檔案材料的缺失，使得相關工作人員的檔案出現材料不全問題，這就為以后檔案的查詢、人事變動調崗等相關工作帶來很多的衍生問題。一些事業單位的管理領導對于檔案管理關注點往往都是一些表面上的成績，實際的管理工作一直跟不上單位的發展情況，使得檔案管理工作的成效并不明顯。

（三）缺乏完善的管理制度

人事檔案管理是一項政策性、專業性、操作性、機密性很強的工作。干部人事檔案材料的形成有一個長期增量式的過程，通常都要經過數個單位流轉。規章制度不健全、不規范，管理不到位，就會使得干部人事檔案在交接過程中可能產生遺漏，由于歷史原因，事業單位人事檔案較多由本單位組織人事管理部門自行保存與管理，相關管理制度也沒有得到及時的補充和修訂，日常管理疏松，界限不清，責任不明，收集、傳遞、利用諸環節的管理漏洞不同程度地存在，監管力度不夠、糾錯機制缺乏、交接手續不嚴密，大大增加了發生錯誤的可能性，易造成檔案材料遺失、缺損、變形，使檔案信息的準確性、完整性得不到保證，也給造假者可乘之機。

二、新時代事業單位人事檔案管理的創新策略分析

（一）轉變管理思想

正確的思想認識是有效加強檔案管理工作的關鍵。事業單位領導和管理人員要帶頭轉變對人事檔案管理的思想觀念，充分認識到人事檔案管理對整個事業單位發展的重要作用，高度重視此項工作。同時加大對人事檔案管理的資金支持和投入力度，配備必要的人事檔案管理基礎設施、人員等，積極建設人事檔案管理規范化體系，并嚴格遵守檔案管理規章制度，才能真正提升檔案管理水平。

（二）積極推進人事檔案管理信息化

1.事業單位可以根據部門的不同設立不同的分系統，使每個部門都擁有自己的專屬賬號和密碼，與其他部門之間相互聯系卻不相互干涉。對于賬戶和密碼應該只能掌握在一小部分人手中或者設立用戶身份安全認證等手段來防止密碼的泄露和不法分子的入侵，從而加強安全強度。同時可以設立“關鍵詞搜索”等系統，大大加快查閱的速度。

2.信息化建設必須要做好基本的安全防護，對于人事檔案在保密性上的要求是非常嚴格的。大數據時代帶給我們的不只有便利，還有個人信息和隱私的泄露。所以，對于事業單位人事管理工作信息化保密的工作一定不能忽視。可以通過建設防火墻系統和內部自查系統用來防范不法分子的非法入侵。還應對電子檔案進行加密處理，工作人員通過加密鎖來進行查閱等工作。

但是，在大力發展人事檔案管理信息化的同時，也應保證電子版檔案和紙質版檔案的同步性。不能放棄對紙質版檔案的利用，因為有些時候，電子檔案還不能完全替代紙質檔案。

（三）規范管理制度，為檔案管理提供保障

人事檔案的管理具有很強的隱私性，它涉及到很多工作職員的個人信息，因此，在實際的人事檔案管理中，管理人員必須要注重管理環境的改善，提升檔案管理的穩定、安全和可靠性。如果無法提供人事檔案管理所需要的管理環境，人事檔案很容易就會出現信息泄露，甚至是造成很嚴重的損失。

結語

事業單位人事檔案管理規范是事業單位人力資源管理重要的組成部分，在新時期，對于人事檔案管理要引入科學的管理理念和現代化的管理技術進行管理創新，通過對其他各項基礎設施的完善和補充，全面提高人事檔案管理水平，逐步向科學化的發展體系靠攏，為大眾服務水平的提升、科學技術現代化的發展提供寶貴的經驗及堅實的保障，促進事業單位檔案管理水平的提升。

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