高校科研檔案實體安全和信息安全管理中存在的問題與解決對策分析

褚文娜

摘要：檔案安全是保障科研成果不受損壞的有效手段，是落實檔案工作的基礎，高校是聚集科研成果的主要場所，但如何做好科研檔案管理的實體安全、信息安全管理工作至關重要，這是本文研究的重點。

關鍵詞：高校檔案;實體安全;信息安全

目前在檔案載體全方位發展背景下，高校科研檔案在安全管理方案面臨巨大挑戰，且高校科研檔案管理的重要作用也逐步凸顯。高校科研檔案是在開展科研的環節所構建的聲音圖像、文字及圖表等多種元素的原始記錄資料，檔案肩負不同科研相關工作的記錄職責，同時還可加快知識創新，延伸知識創新的應用領域，推動教學工作的進一步發展[1]。高等院校作為培養科技人才的綜合場所，而高校科研檔案為學校的發展、管理及革新提供不可或缺的理論依據，而高校科研檔案管理的安全管理工作的開展至關重要，是保障科研成果不失密的前提。

一、高校科研檔案的特性及必要性

（一）高校科研檔案的特性

科研檔案具備檔案的特點，但其是在圍繞科研相關主題、產品及項目建設等活動階段中形成的初期資料信息。其與常規檔案不同，具有知識性、保密性及經濟性三大特性。知識性是絕大部分科研檔案作為知識的動態積累，所記載的內容囊括了專業技術特征，是一種知識產權的存在形式，同時是保障知識產權的有效依據。保密性是由于科研檔案涵蓋大量的科研知識、生產技術載體，同時作為高校科研階段的結果展示，具備一定的技術保密性。此外，檔案中的內容與教學戰略、成果相關，所以高校科研檔案的保密性更強[2]。實用性，科研檔案作為披露前沿學術的有效依據，對于科研項目開展、鑒定及實驗申報等具備參考作用，可以為具體投入實踐或研發提供一定的理論參考。

（二）高校科研檔案安全管理研究的必要性

近年來，我國逐漸重視檔案事業發展，在“十三五”規劃期間始終追求以國家整體安全為綱領，切實把檔案安全做好，在高校科研檔案中做好安全管理工作，將實體安全與信息安全放在相同位置，進一步增強安全保障力度，堅守科研檔案安全管理防線，保障科研檔案的安全地位。

二、高校科研檔案實體安全和信息安全管理中存在的問題

（一）檔案安全管理規范及流程有待健全

目前高校針對科研檔案的保存建立了專業化的檔案管理部門，并提出了對應的管理規范，但相關的管理規范中存在漏洞，需要進一步完善。針對檔案實體安全方面的規范較為全面，但與電子檔案管理、檔案信息對應的安全保障規范涉及面狹窄，特別是在現在新環境背景下，逐步探索并體會習近平新時代中國特色社會主義思想的主旨，汲取國家安全管理中的優勢融入高校科研檔案管理是必然發展。

（二）檔案信息安全管理人才不足

我國高校科研檔案在信息化時代發展推動下，針對高校科研檔案相關的管理人員有了新的標準及要求。通常高校中的科研管理人員都選擇一些年齡較高且具有一定管理能力的人員為主，雖然對日常科研檔案管理具備較強的能力，但對科研檔案對應的電子系統及電子檔案方面的管理能力稍弱，有待進一步提高其能力，并培養大量的后備軍儲備人才。

（三）電子檔案安全管理中的不足

信息時代發展下開始應用電子化來管理檔案，電子檔案安全管理是具備專業化技術，并覆蓋較為全面的工作，需要打造針對性的組織機構，站在戰略發展、法律規范及組織管理視角中思考并構建具有效力的檔案信息安全管理體系。高校科研檔案管理是由黨政、教學及專門的工作部門構建的管理機構，涉及的管理面廣泛，若單純依托于傳統的實體檔案管理則難以開展電子文件數據與網絡兩方面安全的管理，是現階段應當重視的難題。

三、高校科研檔案實體安全和信息安全管理問題的解決對策

（一）成立檔案安全管理組織機構

高校科研檔案管理組織機構應由校內領導組織安排設立，高校不同部門負責人引領并采用輪班制輪流做好科研檔案的安全管理工作，把科研檔案安全管理的職責落實下去，由高校的信息化部門來處理好檔案系統服務器及安全防治工作，盡可能把控存在的隱患。安全管理組織機構需在開學前及放假時檢查高校科研檔案庫房的紙質資料存放情況，優化信息檔案系統，做好科研檔案臺賬備份，構建長期性的管理制度。

（二）構建復合型高素質人才檔案管理團隊

高校的科研檔案管理隨著信息化的發展推進，已經不再是傳統單一化的“收、管、存、用”，逐漸進步為系統操作及電子檔案，所以對管理人才的要求更高，迫切需要加大復合型人才的培養力度。首先，可以引進專業性較強的相關人才，保障高校科研檔案工作;另一方面組建人才隊伍，提高從業人員的管理能力，定期開展安全信息教育工作，在科研檔案管理系統中警惕安裝安全性較弱的軟件，培養并增強檔案信息安全意識及防范能力。

（三）建立健全檔案安全相關管理制度流程

完善科研檔案工作管理規范制度及流程，建立電子檔案管理辦法，基于傳統管理“收、管、存、用”方法中加大科研檔案應急管理力度。同時將檔案用房管理法落實，開設檔案辦公用房、檔案庫房、整理用房與閱讀用房，各房都有不同的作用。管理流程中應當設置規范化流程，如出入登記、臺賬管理、定期自查等來進一步降低不安全事件發生率。此外，為避免突發緊急情況，可以設置安裝監控，與安保部門形成聯動管理，在有必要時第一時間集中處理，降低偶然事件對科研檔案資源的損毀。

結語

高校科研檔案管理工作應當明確檔案安全管理的關鍵地位，學校管理者提高盡責的工作作風，以檔案基礎建設為基礎提高高校科研檔案安全管理工作趨于制度化、標準化及信息化發展，加大科研檔案管理工作實體安全及信息安全管理力度。

參考文獻：

[1] 劉思宇. 如何有效創新科研檔案管理工作[J]. 明日風尚， 2018（4）：334-334.

[2] 嚴穎波. 大數據背景下科研檔案管理變革探討[J]. 蘭臺內外， 2018（1）： 44-45.