提升企業(yè)檔案管理水平的思路與舉措探究

摘要：新時期，隨著經(jīng)濟、社會的高速發(fā)展，企業(yè)轉(zhuǎn)型升級步伐加快，各類工作中產(chǎn)生的信息資源不斷增加，檔案管理部門的工作壓力也隨之增大。為了更好地對檔案資源進行管理，必須要創(chuàng)新管理模式，優(yōu)化管理內(nèi)容，改進管理機制。現(xiàn)從理論層面就企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)實意義展開探討，分析企業(yè)檔案管理中常見的問題，結(jié)合相關(guān)理論提出建議，真正打造標準化、科學(xué)化的工作體系，幫助企業(yè)實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;企業(yè);信息化;舉措;現(xiàn)實意義

一、提升企業(yè)檔案管理水平的現(xiàn)實意義

新時期，提升企業(yè)檔案管理水平，進一步更完整、更高效地收集和管理檔案，能夠充分挖掘檔案資源的政治價值、文化價值、社會價值和經(jīng)濟價值，最大限度地提升檔案利用率。一方面，無論是優(yōu)化檔案管理內(nèi)容，還是將新型信息技術(shù)融入到檔案管理領(lǐng)域，都能夠為檔案管理人員提供強大的助力，幫助檔案管理人員更好地管理檔案資源。同時，檔案資源能夠為企業(yè)管理者和決策者提供更多的決策參考和依據(jù)。另一方面，分別從檔案收集、整理、鑒定、保管、存儲、編研、利用、銷毀等方面做好檔案管理工作，提升檔案管理水平，能夠確保檔案工作規(guī)范化，推動檔案業(yè)務(wù)不斷改革發(fā)展。

二、企業(yè)檔案管理中存在的不足

（一）檔案數(shù)字化進程較慢，尚未建立智能檔案管理平臺

目前，我國企業(yè)檔案數(shù)字化進程仍然處于起步階段，數(shù)字技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用廣度和深度不足。一是對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理的效率不高，難以進一步利用信息技術(shù)對檔案資源進行數(shù)字化處理。一方面，企業(yè)對檔案工作重視程度不夠，檔案管理人員配置數(shù)量及能力不足，無法集中對存量和增量進行檔案資源數(shù)字化。另一方面，企業(yè)檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施有待完善，缺乏大型掃描儀、微縮相機等先進的數(shù)字化處理設(shè)備。二是企業(yè)檔案管理系統(tǒng)功能不完善，難以滿足更高層次的檔案管理需求。比如，檔案管理系統(tǒng)與EHR系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、內(nèi)網(wǎng)郵箱系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)以及其他操作系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)度不高，許多信息資源和數(shù)據(jù)無法直接同步或錄入，難以最大限度節(jié)約資源。

（二）檔案管理制度不完善，影響檔案管理規(guī)范性

當(dāng)下，有些企業(yè)未建立檔案管理制度或者檔案管理制度不完善，無法對檔案資源進行精細化、規(guī)范化管理。一是檔案分類分級制度不完善，沒有細化不同類型檔案資源的管理標準、管理模式，檔案管理質(zhì)量參差不齊。二是檔案立卷歸檔制度不完善，立卷歸檔的分工、流程、內(nèi)容、期限等規(guī)定較為模糊，容易產(chǎn)生歸檔不及時、歸檔不科學(xué)、歸檔效率低等問題。

（三）檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)緩慢，檔案資源的價值難以得到體現(xiàn)

當(dāng)下，企業(yè)存在對檔案資源深層次開發(fā)程度不夠，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)緩慢，導(dǎo)致檔案資源長時間閑置浪費，沒有及時真正產(chǎn)生相應(yīng)的經(jīng)濟價值、文化價值和社會價值。一是缺乏檔案專題意識，忽視從企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理、企業(yè)文化等角度對檔案進行編研處理，檔案資源較為零散，難以為企業(yè)管理者和決策者提供較為科學(xué)、全面的決策支持。二是對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用度不高，檔案資源檢索、收集緩慢，無法快速建設(shè)相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)庫。

三、提升企業(yè)檔案管理水平的思路與舉措

（一）深入推進檔案數(shù)字化建設(shè)，建立智能化檔案管理平臺

一方面，企業(yè)既可以招錄專職的檔案管理人員負責(zé)該項工作，也可以視情況將該項業(yè)務(wù)予以外包，由專業(yè)的單位對檔案資源進行集中處理。例如，湛江中粵能源有限公司曾在2013年委托專業(yè)的檔案公司對公司2004年成立以來的庫存檔案進行集中掃描，導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案文檔與電子目錄一一對應(yīng)掛接，這為下一步單軌制運行打下了堅實的基礎(chǔ)。另一方面，企業(yè)要完善基礎(chǔ)設(shè)施，引進并更新掃描儀、微縮相機等數(shù)字化處理設(shè)備，對紙質(zhì)文件、精密圖紙進行數(shù)字化處理。二是要完善檔案管理系統(tǒng)功能，打通數(shù)據(jù)傳輸、共享通道。企業(yè)要依托于互聯(lián)網(wǎng)和物聯(lián)網(wǎng)，將檔案管理系統(tǒng)與EHR系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、內(nèi)網(wǎng)郵箱系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)以及其他操作系統(tǒng)關(guān)聯(lián)起來，設(shè)置相關(guān)的訪問權(quán)限，進一步為檔案管理人員收集、更新檔案創(chuàng)造條件，節(jié)約企業(yè)的各項資源。

（二）完善檔案管理制度，全面提升檔案管理水平

為了更好地發(fā)揮檔案的價值，打造創(chuàng)新化、規(guī)范化、制度化以及科學(xué)化的管理體系，必須要完善檔案管理制度。一是要出臺相關(guān)的文件，建立檔案分類分級機制，明確不同類型檔案所適用的管理標準、流程，厘清檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門在檔案管理中的職責(zé)，確保職責(zé)分工合理科學(xué)。二是要完善檔案立卷歸檔制度，結(jié)合企業(yè)既往立卷歸檔中產(chǎn)生的問題，對立卷歸檔的分工、流程、內(nèi)容、期限進行細化，確保立卷歸檔工作的完整性、科學(xué)性和及時性，全方位提升檔案管理質(zhì)量。

（三）打造檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案資源進行深層次加工

企業(yè)檔案管理人員要轉(zhuǎn)變觀念，圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理、文化建設(shè)的需求開展檔案管理工作。一是要樹立檔案專題意識，對企業(yè)中心工作、企業(yè)發(fā)展、企業(yè)改革、安全、科研、主題教育等檔案資源進行編研，形成相應(yīng)的專題，供企業(yè)管理者和決策者使用。二是利用大數(shù)據(jù)技術(shù)建立相關(guān)的自動檢索模型、算法模型，實現(xiàn)智能化檢索、智能化歸檔、智能化入庫，打造不同的檔案數(shù)據(jù)庫，進一步延伸檔案利用的價值鏈。

四、結(jié)束語

數(shù)字化信息技術(shù)的進步以及檔案研究的深入，逐漸形成了以檔案數(shù)字化、檔案智能化、檔案智慧化為軸心的檔案管理體系。為此，各個企業(yè)必須要進一步憑借專業(yè)的人才保障、多元的信息技術(shù)、前沿的檔案管理對檔案資源進行精細化處理，真正將檔案管理部門打造為一個全新的信息資源集散中心和管理中心。具體而言，一是要深入推進檔案數(shù)字化建設(shè)，建立智能化檔案管理平臺;二是要完善檔案管理制度，全面提升檔案管理水平;三是要打造檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案資源進行深層次加工。

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[2]郝春媛.深化企業(yè)檔案信息資源開發(fā)與利用工作的策略[J].水電與新能源，2020，34（04）：62-63+78.

作者簡介：伍惠英（1976.03-）女，民族：漢族：籍貫：四川省仁壽人，學(xué)歷：自考本科，畢業(yè)于湛江師范學(xué)院，職稱：經(jīng)濟師，政工師。研究方向：檔案管理。