新形勢下對加強人社局檔案管理的措施研究

程鵬

摘要：由于人力資源和社會保障局業務類型眾多、工作內容繁雜，使得人社局檔案涉及范圍廣泛、涉及種類多元，不僅僅包含人事檔案，同時還涉及勞動維權、社會保險、薪酬福利、職業技能培訓、就業失業等諸多業務的檔案，人社局檔案管理好壞，對人社局各項工作的開展具有重要的促進作用。近年來我國社會與經濟的不斷發展，社會各項事業的穩步推進，人社局檔案管理工作面臨的工作量、工作難度進一步增大，傳統人社局檔案管理工作開始暴露出一定程度的問題，優化調整勢在必行。針對上述問題，本研究圍繞人社局檔案管理工作實際，系統闡述了人社局檔案管理工作暴露出來的問題，在此基礎上提出幾點加強人社局檔案管理工作的措施與建議，僅供參考與借鑒。

關鍵詞：人社局;檔案管理;問題;對策

眾所周知，人力資源與社會保障工作涉及的內容復雜、領域廣泛，人社局檔案作為客觀記錄各項業務開展的重要資料，科學合理的檔案管理工作不僅能夠有效推動人社局各項工作的有序開展，同時又能夠有效推動我國人力資源與社會保障事業的穩定推進，對我國社會發展、經濟建設、民生發展均具有至關重要的現實意義[1]。近年來我國各項社會事業的穩步推進，經濟建設的穩定增長，人力資源與社會保障工作涉及的工作內容、工作范圍也在不斷增大，使得人社局檔案管理工作面臨的工作量呈現為幾何倍數的增長態勢，人社局傳統的檔案管理工作模式顯然已經無法滿足新形勢下人力資源與社會保障工作的發展，如何加強人社局檔案管理就成為現階段急需解決的重要課題。

一、人社局檔案管理存在的問題

（一）檔案管理制度尚需完善

正如上文所述，因為人社局業務類型眾多、工作內容繁雜，這就使得人社局檔案管理工作涉及的規章制度相對較為復雜，規范制度問題歷來是人社局檔案管理工作的重要內容。從現階段人社局檔案管理制度來看，其存在諸多不夠完善的地方，包括業務細節、信息化管理制度方面，尚需進一步完善[2]。

（二）信息化建設較為滯后性

2019年已經正式進入到5G商業元年，各行各業均在開始全面推進信息化建設，檔案管理事業自然也不例外。但相較于當前迅猛發展的信息化技術而言，人社局檔案管理信息化建設仍舊存在滯后性，尤其是表現在檔案管理信息技術研發、新興技術引入方面的滯后性，制約了人社局檔案管理工作的開展。

（三）檔案服務水平亟待提升

服務作為人社局檔案管理至關重要的一項職能，其是人社局檔案工作的客觀體現，對人社局各項工作開展的影響巨大。但從當前人社局檔案服務現狀來看，其服務存在較大的局限性，除了常規線下服務以外，線上網站服務職能較為有限，顯然難以滿足信息時代發展需求。

（四）隊伍專業水平參差不齊

人社局檔案管理工作近年來的快速發展，對檔案管理隊伍綜合素質的要求越來越高，不僅僅需要全面掌握人社局檔案管理相關的專業知識，同時還需要了解人社局各項工作發展動態，具有過硬的思想素質、信息素養等。然而，從人社局檔案管理隊伍現狀來看，專業水平參差不齊是當前較為常見的問題，一些職工的信息素養不高，無法操作各種信息化設備，顯然難以滿足當前人社局檔案管理工作發展趨勢。

二、加強人社局檔案管理的措施與建議

（一）基于人社局發展動態完善檔案管理規章制度

在人力資源和社會保障局各項工作快速發展的背景下，檔案管理工作也必然需要全面圍繞人社局業務發展動態，結合人社局各項工作開展實際情況，完善檔案管理規章制度。具體來說，包括人力資源和社會保障各項業務的檔案搜集制度、崗位管理制度、檔案歸檔制度、檔案借閱制度、檔案室管理制度等等，并圍繞各個崗位工作實際，將檔案管理規章制度中的責任明確到具體的崗位，使得各個職工均能夠意識到自身的責任、任務、使命，并根據崗位職責建立對應的績效考核機制，將考核結果與個人目標進行掛鉤，進一步提升制度的約束力[3]。近年來快速發展的信息化技術，人社局檔案管理工作也必然需要全面圍繞檔案管理信息化建設實際，建立人社局檔案信息化管理制度，并與有關部門之間進行更為深入的交流溝通，全面構建信息檔案資料的搜集、歸檔制度，為人社局檔案管理信息化建設奠定良好的制度基礎。

（二）結合信息技術動態推進人社局檔案信息化建設

人社局檔案管理信息化建設是一項系統、動態的工程，其必然需要密切圍繞信息技術發展動態開展信息化建設，才能夠有效保障人社局檔案管理信息化建設的成效。這就需要人社局充分結合信息技術發展動態，推進檔案管理信息化建設：一方面，加大檔案硬件投入力度。在人社區各項工作不斷推進的進程中，人社局檔案管理工作的不斷推進，必然會涉及各種新興信息化技術。這就需要全面加大人社局檔案硬件投入力度，全面圍繞人社局檔案信息化建設實際，推進硬件設施更新、完善工作，使得現有硬件基礎能夠為信息化建設提供有效的支持。例如，現階段人社局檔案管理工作必然會涉及大數據、云計算等新興信息化技術，相應的硬件基礎則需要具有性能優秀的計算機，同時還需要具備有關的服務器，也包含各種輔助硬件設施，必然需要根據信息化技術發展動態，結合人社局檔案管理工作發展趨勢，不斷完善有關的硬件基礎。另一方面，積極引入新興信息化技術。5G時代的全面到來，人社局檔案管理信息化建設需要全面了解當前信息化技術發展動態，主動引入各種新興信息化技術，并將其融入到人社局檔案管理工作中來。基于現階段信息技術發展動態來看，人社局檔案管理首要任務在于主動引入云計算、大數據、物聯網等新興技術的引入，同時針對人工智能領域進行深入的研究，致力于開發全新的人社局檔案管理方式，為人社局各項工作的開展提供數據支持[4]。

（三）圍繞檔案服務職能提升人社局檔案服務水平

服務作為人社局檔案管理至關重要的一項職能，服務水平高低，對人社局各項工作的影響巨大。這就需要全面圍繞檔案服務職能，結合人社局檔案管理服務特點，全面提升人社局檔案服務的積極性、主動性，基于服務模式的改革創新，提升人社局檔案現代化水平，使得人社局檔案管理工作能夠與人力資源管理、社會保障工作進行有效的結合。對人社局檔案管理工作來說，需要反復強調人社局檔案服務的重要性、重要作用，使得內部各個職工均能夠形成統一的認知，及時掌握人社局檔案發展動態、社會需求動態，基于廣大使用者的實際需求，切實提升人社局檔案服務水平。基于上述基礎，人社局檔案管理工作還應當充分參考現階段服務工作暴露出來的問題，通過以下幾個方面的途徑，全面拓展人社局檔案服務渠道：首先，全面抓住5G技術發展契機，大力開發移動客戶端，即利用APP軟件，迎合廣大受眾對于移動使用方面的需求;其次，進一步拓展互聯網平臺，充分利用互聯網平臺的優勢，針對人社局檔案網站進行不斷的優化調整，使得人社局檔案網絡服務更為專業、規范;最后，充分利用新興媒體，加大人社局檔案推廣應用力度，如當前普及度極高的微博、微信等，人社局檔案管理部門均需要建立對應的公眾號，利用上述平臺定期進行有關內容、咨詢的推送，并根據大數據挖掘用戶需求，針對服務模式進行調整，不斷優化人社局檔案服務水平。

（四）加大檔案管理隊伍培訓教育及引進力度

近年來快速發展的信息化技術，在全面提升檔案管理工作效率的同時，也對檔案管理工作專業能力提出了較高的要求。與此同時，人社局各項工作的持續發展，對檔案管理人員綜合能力、專業知識的要求也在不斷提高，不僅需要深入掌握人社局業務、檔案管理有關的知識內容，同時還應當具備良好的信息素養，才能夠有效保障人社局檔案管理工作的有序開展。上述背景下，人社局必然需要加大檔案管理隊伍培訓教育及引進力度，切實提升檔案管理隊伍專業能力、綜合素質，才能有效保障人社局各項工作的有序開展：從檔案管理隊伍培訓教育工作來看，人社局檔案管理部門應當積極引入多元化的培訓教育模式，充分結合每個職工的實際情況，制定針對性、個性化的培訓教育模式[5]。另一方面，人社局檔案管理部門需要針對檔案管理隊伍的薪酬待遇、晉升途徑、管理制度等進行優化調整，為人才提供公平、公正的發展環境，以此來提升崗位的吸引力，引入一批綜合素質過硬、信息素養突出的專業人才，致力于推動人社局檔案管理隊伍結構的優化調整。

三、結語

綜上所述，人社局檔案管理工作作為有效保障人力資源與社會保障業務開展的業務依據，對人社局發展的影響巨大。這就需要我們意識到人社局檔案管理工作的重要性，深入分析現階段人社局檔案管理所暴露出來的各種問題，基于人社局發展動態完善檔案管理規章制度、結合信息技術動態推進人社局檔案信息化建設、圍繞檔案服務職能提升人社局檔案服務水平以及加大檔案管理隊伍培訓教育及引進力度，從而有效提升人社局檔案管理工作的質量。

參考文獻：

[1]婁秀娟.人力資源和社會保障局檔案管理工作的實踐與認識[J].管理觀察，2019（27）：66-67.

[2]劉夫海.新形勢下人力資源和社會保障局檔案管理工作探討[J].辦公室業務，2019（16）：125+135.

[3]關鑫鑫.淺析人力資源和社會保障部門檔案管理工作[J].農民致富之友，2019（15）：215.

[4]陳奕，莊晨.窗口架設橋梁 檔案服務民生——記鎮江市人社局檔案中心服務窗口[J].檔案與建設，2017（07）：72-73.

[5]袁亮.淺談加強人社局檔案管理的舉措[J].赤子（上中旬），2017（01）：188.