新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理問(wèn)題研究

牛四美

摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和國(guó)家法律程序的完善，企業(yè)想要更好地發(fā)展便必須做好檔案管理工作。做好檔案管理工作的目的不僅僅是確保檔案資料的完整性，更重要的是利用檔案推動(dòng)企業(yè)更好地發(fā)展。但是就當(dāng)前而言，企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題還比較多，這便要求我們必須根據(jù)這些問(wèn)題，找到問(wèn)題解決策略，提高企業(yè)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;問(wèn)題;措施

對(duì)于企業(yè)而言，檔案管理工作是其生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)管理正常進(jìn)行的重要環(huán)節(jié)，檔案管理的質(zhì)量會(huì)給企業(yè)將來(lái)的發(fā)展造成較大的影響，其也是企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)開(kāi)展的記錄，能夠?qū)⑵髽I(yè)的發(fā)展歷史體現(xiàn)出來(lái)。這便要求我們必須重視檔案管理，認(rèn)真分析企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題，從問(wèn)題出發(fā)找到問(wèn)題解決策略，推動(dòng)企業(yè)更好的發(fā)展。

一、新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理中存在的主要問(wèn)題

（一）企業(yè)不夠重視檔案管理工作

首先，很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有真正地認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，檔案管理不會(huì)直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)更加重視當(dāng)前利益，很容易將檔案工作看成可有可無(wú)的，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益間接提高的重要性。這些認(rèn)知上的錯(cuò)誤，直接給企業(yè)檔案工作更好地進(jìn)行造成了較大的影響[1]。其次，檔案部門工作人員沒(méi)有做好檔案管理工作。在工作開(kāi)展的時(shí)候，沒(méi)有主動(dòng)積極的匯報(bào)實(shí)際情況給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，工作過(guò)程中存在的問(wèn)題也沒(méi)能夠及時(shí)地解決，沒(méi)有給檔案工作更好地進(jìn)行營(yíng)造一個(gè)良好的環(huán)境。思想認(rèn)知上的問(wèn)題，再加上企業(yè)檔案管理人員較少，經(jīng)費(fèi)投入少，設(shè)備不夠齊全，檔案管理人員本身的待遇比較差，這一系列問(wèn)題的存在直接給檔案管理人員工作的主動(dòng)性和積極性造成了較大的影響，企業(yè)檔案管理工作很難順利地進(jìn)行，創(chuàng)新更是無(wú)從談起。

（二）檔案管理信息化建設(shè)水平較低

首先，在進(jìn)行檔案收集的時(shí)候方式較為單一，收集的時(shí)候不夠主動(dòng)，很多企業(yè)沒(méi)有將檔案工作劃到企業(yè)績(jī)效考核中去，相關(guān)部門也沒(méi)有制定相關(guān)的規(guī)定，無(wú)論是檔案監(jiān)督還是指導(dǎo)檢查工作都很難及時(shí)落實(shí)，收集相關(guān)信息的時(shí)候也不夠全面，很多價(jià)值較高的信息并沒(méi)有得到收集，甚至可能出現(xiàn)資料的遺失。其次，檔案管理的時(shí)候，方式比較陳舊，很多企業(yè)依舊采用手工檔案管理的方式，無(wú)論是檔案管理的手段還是檔案服務(wù)形式都比較落后，企業(yè)在保管檔案的時(shí)候，還是保管實(shí)體檔案，并沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)，很多檔案受限，無(wú)法將其在企業(yè)發(fā)展中的作用發(fā)揮出來(lái)。

（三）檔案管理人員素質(zhì)比較低下

首先，現(xiàn)在很多檔案管理人員本身的專業(yè)知識(shí)欠缺，企業(yè)中不但了解檔案管理還能夠熟練地使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理人員比較少。企業(yè)檔案管理人員的年齡結(jié)構(gòu)不夠合理，學(xué)歷普遍比較低，很少有檔案管理人員具有高級(jí)職稱[2]。其次，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員普遍存在流動(dòng)性大的現(xiàn)象，工作積極性大打折扣。出現(xiàn)這種情況的原因在于企業(yè)檔案管理部門不受重視、待遇較差，檔案管理人員的工作熱情很難得到激發(fā)。

二、企業(yè)做好檔案管理工作的策略分析

企業(yè)檔案管理工作存在的問(wèn)題比較多，想要提高檔案管理工作的質(zhì)量，企業(yè)便必須分析檔案管理存在的問(wèn)題，從問(wèn)題出發(fā)找到解決策略，推動(dòng)檔案管理工作更好地開(kāi)展，提高檔案管理的有效性。

（一）真正認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，主動(dòng)積極地開(kāi)展檔案工作

企業(yè)想要做好檔案管理工作，必須從思想上出發(fā)，真正認(rèn)識(shí)到檔案管理工作開(kāi)展的重要性。檔案管理工作所涉及到的各個(gè)部門比較多，提高企業(yè)員工對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知意義重大。檔案管理工作本身便比較特殊，不但會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間，還不會(huì)直接給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，這也導(dǎo)致了很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案管理工作[3]。所以，企業(yè)檔案管理人員首先必須認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并積極主動(dòng)地開(kāi)展檔案管理相關(guān)的工作，積極的和領(lǐng)導(dǎo)交流溝通。在工作的時(shí)候，盡量的避免消極情緒的出現(xiàn)，切實(shí)提高企業(yè)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。其次，應(yīng)該合理的將對(duì)內(nèi)宣傳平臺(tái)利用起來(lái)，做好檔案管理相關(guān)工作的宣傳，讓企業(yè)內(nèi)部員工真正認(rèn)識(shí)到做好檔案管理的重要性，提高檔案歸檔率及返還率。最后，還應(yīng)該做好企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)檔案知識(shí)普及工作，主動(dòng)積極的將檔案管理工作開(kāi)展情況匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，獲得領(lǐng)導(dǎo)的支持，從而給檔案管理工作更好的進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。

（二）加大檔案管理方面的投入，做好培訓(xùn)工作

隨著科技的發(fā)展，絕大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了辦公的信息化和自動(dòng)化，其對(duì)檔案管理相關(guān)工作的要求也在不斷地提高，增加檔案管理方面的投入，不但能夠幫助企業(yè)改善其檔案室的辦公條件，還能夠切實(shí)提高檔案管理人員本身的辦事效率，提高檔案資料利用的效率，給企業(yè)內(nèi)部人員工作更好地開(kāi)展奠定基礎(chǔ)[4]。企業(yè)必須認(rèn)識(shí)到培訓(xùn)的重要性，做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提高其知識(shí)水平和業(yè)務(wù)能力;同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)適當(dāng)提高檔案管理人員的薪資待遇，激發(fā)其工作積極性。如此一來(lái)，檔案管理水平才有可能真正提高。

（三）做好過(guò)程管理，完善檔案管理體系

檔案管理的過(guò)程直接決定了檔案管理工作開(kāi)展的質(zhì)量。所以，企業(yè)進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，必須認(rèn)識(shí)到過(guò)程管理的重要性，構(gòu)建出較完善的檔案制度管理體系，從而對(duì)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行把控。唯有使企業(yè)檔案管理有標(biāo)準(zhǔn)可參考，有制度為依據(jù)，檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)才能夠得到支持與保障。同時(shí)，建立檔案制度管理體系，可以將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，使檔案管理人員明確自身職責(zé)，提高責(zé)任意識(shí)，更好地投入到檔案管理工作中去。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)和科技的不斷發(fā)展，企業(yè)發(fā)展中檔案的作用也在不斷凸顯，企業(yè)經(jīng)營(yíng)者必須認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。為了做好檔案管理工作，必須解決當(dāng)前企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題，檔案管理人員也必須認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，主動(dòng)積極地進(jìn)行檔案管理，不斷地更新知識(shí)、創(chuàng)新手段，幫助企業(yè)提高其檔案管理的實(shí)際質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

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[4]余少英.新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理工作若干問(wèn)題淺探[J].湖北檔案，2012（06）：26-28.