新形勢下企業檔案管理問題研究

牛四美

摘要：隨著社會經濟發展和國家法律程序的完善，企業想要更好地發展便必須做好檔案管理工作。做好檔案管理工作的目的不僅僅是確保檔案資料的完整性，更重要的是利用檔案推動企業更好地發展。但是就當前而言，企業檔案管理中存在的問題還比較多，這便要求我們必須根據這些問題，找到問題解決策略，提高企業檔案管理工作的效率和質量。

關鍵詞：企業;檔案管理;問題;措施

對于企業而言，檔案管理工作是其生產運營管理正常進行的重要環節，檔案管理的質量會給企業將來的發展造成較大的影響，其也是企業生產活動開展的記錄，能夠將企業的發展歷史體現出來。這便要求我們必須重視檔案管理，認真分析企業檔案管理中存在的問題，從問題出發找到問題解決策略，推動企業更好的發展。

一、新形勢下企業檔案管理中存在的主要問題

（一）企業不夠重視檔案管理工作

首先，很多企業領導并沒有真正地認識到檔案管理的重要性，檔案管理不會直接產生經濟效益，企業領導更加重視當前利益，很容易將檔案工作看成可有可無的，沒有認識到檔案管理工作對于企業經濟效益間接提高的重要性。這些認知上的錯誤，直接給企業檔案工作更好地進行造成了較大的影響[1]。其次，檔案部門工作人員沒有做好檔案管理工作。在工作開展的時候，沒有主動積極的匯報實際情況給上級領導，工作過程中存在的問題也沒能夠及時地解決，沒有給檔案工作更好地進行營造一個良好的環境。思想認知上的問題，再加上企業檔案管理人員較少，經費投入少，設備不夠齊全，檔案管理人員本身的待遇比較差，這一系列問題的存在直接給檔案管理人員工作的主動性和積極性造成了較大的影響，企業檔案管理工作很難順利地進行，創新更是無從談起。

（二）檔案管理信息化建設水平較低

首先，在進行檔案收集的時候方式較為單一，收集的時候不夠主動，很多企業沒有將檔案工作劃到企業績效考核中去，相關部門也沒有制定相關的規定，無論是檔案監督還是指導檢查工作都很難及時落實，收集相關信息的時候也不夠全面，很多價值較高的信息并沒有得到收集，甚至可能出現資料的遺失。其次，檔案管理的時候，方式比較陳舊，很多企業依舊采用手工檔案管理的方式，無論是檔案管理的手段還是檔案服務形式都比較落后，企業在保管檔案的時候，還是保管實體檔案，并沒有對檔案進行開發，很多檔案受限，無法將其在企業發展中的作用發揮出來。

（三）檔案管理人員素質比較低下

首先，現在很多檔案管理人員本身的專業知識欠缺，企業中不但了解檔案管理還能夠熟練地使用計算機技術的檔案管理人員比較少。企業檔案管理人員的年齡結構不夠合理，學歷普遍比較低，很少有檔案管理人員具有高級職稱[2]。其次，負責檔案管理的工作人員普遍存在流動性大的現象，工作積極性大打折扣。出現這種情況的原因在于企業檔案管理部門不受重視、待遇較差，檔案管理人員的工作熱情很難得到激發。

二、企業做好檔案管理工作的策略分析

企業檔案管理工作存在的問題比較多，想要提高檔案管理工作的質量，企業便必須分析檔案管理存在的問題，從問題出發找到解決策略，推動檔案管理工作更好地開展，提高檔案管理的有效性。

（一）真正認識到檔案管理的重要性，主動積極地開展檔案工作

企業想要做好檔案管理工作，必須從思想上出發，真正認識到檔案管理工作開展的重要性。檔案管理工作所涉及到的各個部門比較多，提高企業員工對檔案管理工作的認知意義重大。檔案管理工作本身便比較特殊，不但會耗費大量的時間，還不會直接給企業帶來經濟效益，這也導致了很多企業領導不夠重視檔案管理工作[3]。所以，企業檔案管理人員首先必須認識到檔案管理的重要性，并積極主動地開展檔案管理相關的工作，積極的和領導交流溝通。在工作的時候，盡量的避免消極情緒的出現，切實提高企業檔案管理工作的效率和質量。其次，應該合理的將對內宣傳平臺利用起來，做好檔案管理相關工作的宣傳，讓企業內部員工真正認識到做好檔案管理的重要性，提高檔案歸檔率及返還率。最后，還應該做好企業領導檔案知識普及工作，主動積極的將檔案管理工作開展情況匯報給領導，獲得領導的支持，從而給檔案管理工作更好的進行奠定基礎。

（二）加大檔案管理方面的投入，做好培訓工作

隨著科技的發展，絕大多數企業已經實現了辦公的信息化和自動化，其對檔案管理相關工作的要求也在不斷地提高，增加檔案管理方面的投入，不但能夠幫助企業改善其檔案室的辦公條件，還能夠切實提高檔案管理人員本身的辦事效率，提高檔案資料利用的效率，給企業內部人員工作更好地開展奠定基礎[4]。企業必須認識到培訓的重要性，做好檔案管理人員的培訓工作，提高其知識水平和業務能力;同時，企業還應適當提高檔案管理人員的薪資待遇，激發其工作積極性。如此一來，檔案管理水平才有可能真正提高。

（三）做好過程管理，完善檔案管理體系

檔案管理的過程直接決定了檔案管理工作開展的質量。所以，企業進行檔案管理的時候，必須認識到過程管理的重要性，構建出較完善的檔案制度管理體系，從而對整個過程進行把控。唯有使企業檔案管理有標準可參考，有制度為依據，檔案管理的各個環節才能夠得到支持與保障。同時，建立檔案制度管理體系，可以將責任落實到個人，使檔案管理人員明確自身職責，提高責任意識，更好地投入到檔案管理工作中去。

三、結語

隨著社會和科技的不斷發展，企業發展中檔案的作用也在不斷凸顯，企業經營者必須認識到檔案管理的重要性。為了做好檔案管理工作，必須解決當前企業檔案管理中存在的問題，檔案管理人員也必須認識到檔案管理工作的重要性，主動積極地進行檔案管理，不斷地更新知識、創新手段，幫助企業提高其檔案管理的實際質量。

參考文獻：

[1]何玉蘭.試論新形勢下企業檔案管理的問題及創新途徑[J].蘭臺內外，2019（08）：16.

[2]李柳蘭.在新形勢下做好鐵路企業檔案管理工作的問題及對策分析[J].人才資源開發，2016（10）：182.

[3]宋小紅.論新形勢下企業檔案管理問題及對策[J].辦公室業務，2014（09）：90.

[4]余少英.新形勢下企業檔案管理工作若干問題淺探[J].湖北檔案，2012（06）：26-28.